Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Как и паспорт, она требует строгого учета, соблюдения правил заполнения, хранения и передачи между субъектами. В процессе кадрового документооборота нередко возникает необходимость передать трудовые книжки от одного ответственного лица другому или из одной организации в другую. Для этого составляется реестр трудовых книжек для передачи, который является неотъемлемой частью акта приема-передачи. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить этот документ и на что обратить внимание.

В каких случаях требуется реестр передачи?

Передача трудовых книжек может происходить в нескольких случаях, и каждый из них требует документального подтверждения:

• Смена кадровика: увольнение сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (вновь принятый специалист должен получить все бланки под роспись).
• Реорганизация или ликвидация предприятия: передача документов в другую организацию или архив.
• Выдача на руки работникам: временная выдача трудовой книжки для целей обязательного социального страхования или оформления пенсии (для этого используется отдельный журнал учета выдачи).
• Передача сведений в Государственный реестр: оцифровка данных и передача информации из бумажных трудовых книжек в Реестр (в контексте перехода на электронные трудовые книжки — ЭТК).

Акт приема-передачи трудовых книжек

Главным документом, фиксирующим факт перемещения бланков строгой отчетности, является акт приема-передачи. Обычно он подготавливается на фирменном бланке организации. В акте обязательно указываются:

1. Состав комиссии и причина передачи: кто передает и кто принимает документы, должности и Ф.И.О. сотрудников, а также основания для передачи.
2. Дата передачи: важнейший реквизит, определяющий момент перехода ответственности за сохранность книжек.
3. Сведения о передаваемых книжках: это самый главный раздел акта, который и представляет собой реестр.

Структура реестра (таблицы) в акте

Для удобства восприятия информации сведения о передаваемых книжках оформляют в виде таблицы. В стандартный реестр трудовых книжек для передачи вносят следующие данные:

• Ф.И.О. владельца книжки;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Наличие и реквизиты вкладышей;
• Особые отметки (например: «невостребованная книжка», «выдана владельцу на руки», «имеются повреждения» и т.д.).

Такая детализация позволяет избежать спорных ситуаций и точно определить, за какие именно документы несет ответственность принимающий сотрудник.

Взаимосвязь с журналом учета движения трудовых книжек

Помимо разовых актов приема-передачи, на предприятии должен вестись постоянный учет, книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этот журнал вносятся сведения о поступлении, выдаче и перемещении всех бланков.

Существует также журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам — он предназначен для регистрации факта временной выдачи документа сотруднику (например, для предоставления в соцорганы).

Что происходит с журналом при переходе на ЭТК?

С внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) процесс учета претерпевает изменения. Когда все записи в книге учета движения трудовых книжек будут завершены, а все учтенные в ней бумажные трудовые книжки и вкладыши выданы работникам на руки, процедура их дальнейшего учета и хранения подлежит прекращению. Сама книга учета передается в архив.

Электронные трудовые книжки и передача данных в Реестр

Сегодня процесс перевода кадровой документации в цифровой формат активно идет. У работодателей появилась возможность передавать сведения из бумажных трудовых книжек в Государственный реестр. Многие компании уже воспользовались этой возможностью, предпочитая не затягивать с процессом передачи. Это особенно актуально для крупных предприятий с большим штатом наемных работников.

Для передачи данных в Реестр (например, через веб-портал ПФУ) необходимо:

1. Получить согласие работника на обработку его персональных данных.
2. Подготовить сканированные копии трудовых книжек и справок.
3. Направить их в Государственный реестр через портал с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Важно отметить, что до вступления в силу соответствующих нормативно-правовых документов процедура передачи сведений о трудовой деятельности работников в Реестр могла вызывать вопросы, однако сейчас алгоритм стандартизирован и активно применяется.

Пошаговая инструкция по составлению акта передачи (на 2025-2026 гг.)

Чтобы грамотно оформить реестр и акт приема-передачи трудовых книжек, следуйте простому алгоритму:

1. Подготовка: распечатайте пустой бланк акта (его можно скачать в форматах Word или PDF из справочных систем, актуальна редакция от и новее).
2. Сверка: перед составлением документа комиссия должна провести инвентаризацию всех имеющихся бумажных бланков и сверить их с журналом учета.
3. Заполнение шапки: укажите наименование организации, дату составления, Ф.И.О. и должности передающей и принимающей сторон, а также членов комиссии.
4. Заполнение реестра: внесите в таблицу данные о каждой трудовой книжке (Ф.И.О. владельца, серия, номер, особые отметки).
5. Подписание: акт должны подписать передающий сотрудник, принимающий сотрудник и все члены комиссии.
6. Утверждение: при необходимости акт утверждается руководителем организации.

Реестр трудовых книжек для передачи — это не просто формальность, а важнейший инструмент кадрового учета. Он защищает как увольняющегося кадровика от необоснованных претензий, так и принимающего сотрудника от ответственности за чужие ошибки. Внимательное заполнение акта, корректное внесение серий, номеров и особых отметок, а также соблюдение процедур передачи данных в Государственный реестр обеспечат безопасность ваших кадровых данных и соответствие требованиям законодательства.