Дата актуализации:  г. 14:55

Содержание

1. Что такое реестр регистрации трудовых книжек
2. Нормативно‑правовая база
3. Формы реестра (бумажная и электронная)
4. Порядок ведения реестра
5. Электронные трудовые книжки и реестр
6. Хранение и контроль
7. Ответственность за нарушения
8. Практические рекомендации
9. Образцы документов

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для обеспечения её сохранности, контроля перемещения и соблюдения требований законодательства работодатели обязаны вести реестр (журнал) регистрации трудовых книжек. С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, однако реестр остаётся обязательным как для бумажных, так и для электронных форматов.

Что такое реестр регистрации трудовых книжек

Реестр (иногда называют журналом учёта или книгой учёта движения трудовых книжек) – это документ, в котором фиксируются все операции, связанные с трудовыми книжками сотрудников организации:

• приём на работу (получение бумажной книжки или её электронного аналога);
• выдача книжки работнику;
• получение книжки обратно (например, при увольнении);
• оформление дубликата, вкладыша, исправления;
• перемещение книжки между подразделениями.

В реестре фиксируются дата, ФИО работника, номер (серийный) книжки, тип операции, подпись ответственного лица и, при необходимости, ссылка на письменное заявление работника.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение реестра:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 66.2) – обязательность ведения учёта движения трудовых книжек.
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О государственной регистрации юридических лиц» (часть 2 статьи 2) – порядок оформления письменных заявлений работников.
3. Постановление Минтруда РФ № 69 от  г. – утверждает форму книги учёта движения трудовых книжек (Приложение N 3).
4. Приказ Минтруда РФ № 322н от  г. – вводит электронную трудовую книжку и описывает порядок её оцифровки.
5. Методические рекомендации ПФР (2021 г.) – порядок сканирования и загрузки записей в электронный реестр.

Формы реестра

Бумажный реестр (форма N 3)

Стандартный шаблон, утверждённый Постановлением Минтруда № 69, выглядит следующим образом:

Электронный реестр

Для организаций, использующих электронные системы документооборота, реестр может быть реализован в виде таблицы Excel, Google Sheet или специализированного модуля в HR‑системе. Основные поля такие же, как в бумажной форме, но добавляются:

• Уникальный идентификатор записи (ID);
• Ссылка на скан‑копию заявления (URL);
• Статус операции («Ожидает подтверждения», «Завершено»);
• Дата и время автоматической синхронизации с ПФР.

Порядок ведения реестра

Приём на работу

1. Работник предоставляет письменное заявление о получении трудовой книжки (бумажной или электронной).
2. Кадровик фиксирует в реестре дату, ФИО, номер книжки, тип операции «Выдача», указывает основание – «Заявление работника».
3. Работник подписывает расписку в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Выдача/получение книжки в процессе трудового договора

Если книжка передаётся в другое подразделение (например, в филиал), в реестре делается запись «Перемещение» с указанием подразделения‑получателя и подписи ответственного лица.

Увольнение и возврат книжки

1. Составляется приказ об увольнении.
2. Работнику возвращается трудовая книжка; в реестре фиксируется операция «Возврат», дата и подпись работника.
3. При необходимости оформляется дубликат – в реестре создаётся запись «Оформление дубликата» с указанием причины (утрата, повреждение).

Оформление вкладыша

В случае, когда в книжку вносятся новые записи (например, после 10 июня 2021 г., когда ПФР требует сканировать все записи), в реестр делается отдельная строка «Вкладка» с указанием номера вкладыша и даты его внесения.

Электронные трудовые книжки и реестр

С 1 января 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). При работе с ЭТК:

• Все операции фиксируются в системе Госуслуги и автоматически передаются в ПФР.
• Организация обязана вести внутренний реестр оцифровки (Excel/Google Sheet), где указываются:
  • Дата сканирования;
  • Ссылка на файл (PDF/IMG);
  • ФИО работника;
  • Номер ЭТК;
  • Ответственный за оцифровку.
• При передаче скан‑копий в ПФР в графе 4 «Сведения о трудовой деятельности» может появиться дублирование информации – это нормально, так как реестр служит внутренним контролем.

Хранение и контроль

Документы реестра (бумажные книги) должны храниться в течение 5 лет после прекращения трудовых отношений с последним сотрудником, а электронные файлы – не менее 10 лет в соответствии с ФЗ «Об архивном деле». Хранение должно обеспечивать:

• Защиту от несанкционированного доступа (пароль, ограниченные права в системе);
• Регулярное резервное копирование (не реже одного раза в месяц);
• Контроль целостности записей (периодическая сверка с данными ПФР).

Ответственность за нарушения

Согласно ст. 68 ТК РФ, за несоблюдение порядка учёта и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для юридических лиц – от 5 000 до 30 000 рублей;
• Штраф для индивидуальных предпринимателей – от 2 000 до 10 000 рублей;
• Для должностных лиц – административный арест до 15 дней.

Кроме того, отсутствие надлежащего реестра может стать основанием для отказа в выплате пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и других социальных выплат.

Практические рекомендации

• Назначьте ответственного за ведение реестра (обычно – специалист отдела кадров).
• Используйте унифицированный шаблон (Приложение N 3) и адаптируйте его под электронный формат.
• Обучайте персонал правилам заполнения графы 13 «Расписка работника».
• Проводите ежемесячную сверку реестра с данными в ПФР через личный кабинет работодателя.
• При переходе на электронные книжки сохраняйте копии оригинальных бумажных записей в течение 5 лет.
• Внедрите автоматические напоминания о необходимости сканировать новые записи после 10 июня 2021 г.

Образцы документов

Пример заполнения бумажного реестра (строка № 7)

Шаблон электронного реестра (Excel)

| ID | Дата операции | ФИО | № ТК | Тип операции | Основание | Ссылка на заявление | Статус | Ответственный |
|----|----------------|-----|------|--------------|-----------|----------------------|--------|----------------|
| 001| 2026-03-01 | Иванов И.И.| 123456 | Выдача | Заявление | https://drive/.../z1.pdf | Завершено | Петров П.П. |

Ведение реестра регистрации трудовых книжек – фундаментальная часть кадровой документации любой организации. Правильное оформление, своевременное обновление и надёжное хранение позволяют избежать юридических рисков, обеспечить корректность начислений в ПФР и гарантировать работникам доступ к их трудовой истории. С учётом перехода к электронным трудовым книжкам в 2020 году, реестр приобретает двойную форму – бумажную и цифровую – и требует от работодателя более высокой дисциплины в работе с данными.

Статья подготовлена на основе открытых источников, действующего законодательства РФ и практических рекомендаций экспертов по кадровому учёту.