В 2026 году система учета трудовой деятельности в Российской Федерации окончательно завершила переходный период и работает в полностью цифровом формате. Понятие «Реестр по трудовым книжкам» теперь неразрывно связано с единой информационной системой Социального фонда России (СФР). Однако для работодателей по-прежнему критически важно вести внутренние журналы учета бумажных бланков и правильно взаимодействовать с электронным реестром.

В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой реестр трудовых книжек, как вести учет бумажных документов в эпоху цифровизации и какие нормативные акты регулируют этот процесс в текущий момент (май 2026 года).

Что такое реестр трудовых книжек в 2026 году?

Под «реестром» в современном понимании чаще всего подразумевается единая база данных СФР, куда стекается информация о трудовой деятельности всех граждан. Эта система начала формироваться с 1 января 2020 года после вступления в силу Федерального закона № 439-ФЗ.

Однако для кадровой службы предприятия понятие реестра также включает в себя внутренние журналы учета, которые обязательны для контроля движения бумажных трудовых книжек, хранящихся у работодателя, и бланков строгой отчетности.

Ключевые особенности текущего периода (2026 год):

• Электронный приоритет: Основным документом является электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения в реестр СФР передаются ежемесячно (не позднее 25-го числа следующего месяца) или при увольнении.
• Статус бумажных книжек: Бумажные трудовые книжки, которые работники не забрали до конца 2020 года, продолжают храниться у работодателя. Они имеют юридическую силу, но новые записи в них вносятся только по желанию работника (для тех, кто сохранил бумажный формат) или в случаях, когда электронная передача данных невозможна по техническим причинам (что в 2026 году встречается крайне редко).
• Отсутствие стажа в выписке: Важно помнить, что реестр СФР и выписки из него не всегда содержат информацию о точном количестве лет страхового стажа в явном виде — это расчетный показатель, который формируется на основе дат.

Внутренний учет: Журналы и книги работодателя

Несмотря на цифровизацию, работодатель обязан вести строгий учет физических бланков. Это требование сохраняется для обеспечения сохранности документов до момента их выдачи работнику или передачи в архив.

Работодатель обязан вести следующие формы учета:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней фиксируется поступление чистых бланков от поставщиков и их расходование (заполнение).
2. Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Здесь регистрируется каждый факт приема трудовой книжки от нового сотрудника, внесение изменений и выдача книжки на руки при увольнении.
3. Журнал учета выдачи трудовых книжек работникам на руки. Фиксирует случаи, когда работник временно забирал книжку (например, для оформления пенсии или визы) и вернул ее обратно.

Важно: С 2021 года (Приказ Минтруда № 320н) работодателям разрешено самостоятельно разрабатывать формы этих журналов, однако они должны содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством. Многие организации продолжают использовать унифицированные формы (например, из Постановления Минтруда № 69) во избежание ошибок.

Правила заполнения журналов:

• Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя и печатью организации (если печать используется).
• Записи ведутся чернилами (или шариковой ручкой) разборчивым почерком.
• Каждая запись о приеме или выдаче должна заверяться подписью ответственного лица и подписью работника (при выдаче на руки).

Порядок передачи сведений в электронный реестр СФР

С 1 января 2020 года, и особенно после завершения переходного периода, работодатель обязан формировать и передавать в СФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц.

Что передается в реестр:

• Прием на работу (переименование компании, перевод).
• Увольнение.
• Подача заявлений о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная) — эти данные передавались массово до 2021 года, сейчас актуально для новых сотрудников, впервые поступающих на работу.
• Награждения и поощрения (по желанию работника для бумажной версии, но в электронную вносятся только по установленному перечню).

Если работодатель обнаруживает ошибку в ранее переданных сведениях, он обязан подать корректирующую форму в реестр незамедлительно.

Сроки хранения документов

Один из самых важных вопросов — сколько хранить бумажные трудовые книжки и журналы их учета после увольнения сотрудников или ликвидации организации.

Согласно актуальным правилам архивного дела:

• Документы (трудовые книжки, не полученные работниками, и журналы их учета), законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
• Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

По истечении сроков хранения невостребованные трудовые книжки передаются в государственный архив по месту нахождения работодателя.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести журнал учета, если все сотрудники перешли на электронные книжки?

Да, если у вас остались бумажные трудовые книжки сотрудников (даже если записи в них не вносятся), вы обязаны обеспечить их сохранность и вести учет их движения. Если же бумажных книжек в организации нет вообще (все сотрудники — молодые специалисты, начавшие карьеру после 2020 года), то вести книгу учета движения бумажных книжек не требуется, так как объект учета отсутствует.

Может ли работодатель отказать в выдаче бумажной трудовой на руки?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при увольнении. В период работы выдача возможна по письменному заявлению работника для предоставления в другие органы (ПФР, банки и т.д.) с обязательным возвратом.

Где посмотреть свой электронный реестр?

Работники могут получить выписку из реестра трудовой деятельности через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или обратившись в клиентскую службу фонда.

Реестр по трудовым книжкам в 2026 году — это гибридная система, где цифровой след в СФР является основным, а бумажный документооборот служит важным дополнением и архивной основой. Работодателю необходимо строго следить за актуальностью передаваемых данных и правильностью ведения внутренних журналов учета, чтобы избежать штрафов и проблем при проверках. Помните: грамотный учет, это гарантия защиты прав работников и безопасности бизнеса.