С 2020 года в России действует двойная система учёта трудовой деятельности: традиционная бумажная трудовая книжка и её электронный аналог – сведения о трудовой деятельности (ЭТК)․ Одновременно с этим формируются различные реестры и журналы, которые фиксируют движение, выдачу и хранение трудовых книжек․ Ниже представлен подробный обзор того, что такое реестры трудовых книжек, как они устроены в 2026 году и какие действия необходимы работодателям и кадровикам․

Что такое реестр трудовых книжек?

Реестр трудовых книжек – это совокупность нормативно‑правовых актов, форм и электронных баз данных, предназначенных для:

• учёта выдачи и приёма трудовых книжек на руки работникам;
• регистрации записей о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой биографии;
• хранения информации о трудовом стаже в электронном виде (в рамках Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования – ГРОСС)․

Согласно материалам из сети (см․ фрагменты от МОГОЛ АЛЬФА и КонсультантПлюс), полный переход на электронные трудовые книжки планировался завершить к  года, однако в переходный период разрешено одновременно использовать бумажную и электронную формы․

Нормативная база

1. ФЗ‑400 «О страховых пенсиях» (в части ведения реестра застрахованных лиц)․
2. Приказ Минтруда России № XXXXX от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
3. Постановление Правительства РФ № YYY от «О переходе на электронные трудовые книжки»․
4. Внутренние нормативные акты организаций (положения о кадровом учёте, инструкции по работе с ЭТК)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и реестр застрахованных лиц

С  года в России введён дополнительный способ формирования информации о трудовой деятельности – сведения о трудовой деятельности (ЭТК)․ Эти сведения хранятся в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ГРОСС), который ведётся Пенсионным фондом РФ (ПФР)․

Основные особенности ЭТК:

• Отражает трудовую деятельность с  года (записи за более ранний период остаются в бумажной книжке)․
• Доступна работнику через портал Госуслуги, сайт Социального фонда, запрос у работодателя или через МФЦ/СФР․
• Работодатель обязан ежемесячно передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в ЭТК․

Сканирование записей после

Согласно разъяснениям ПФУ (см․ фрагмент от FactorAcademy), с  года работодатели начали передавать данные о трудовой деятельности в электронный реестр․ Тем не менее, при подготовке к оцифровке трудовых книжек в 2026 году возникает вопрос: нужно ли сканировать записи, внесённые после этой даты?

Ответ: Да, сканировать следует все записи, независимо от даты внесения․ Причины:

• Электронный реестр содержит только сведения, переданные работодателем; если запись не была передана (например, из‑за технической ошибки), она отсутствует в ЭТК․
• Скан‑копия служит резервным доказательством факта трудовой деятельности и может потребоваться при восстановлении данных, судебных спорах или при обращении в ПФР․
• В переходный период (до полного отказа от бумажных форм) закон не запрещает одновременное ведение обеих форм, поэтому сохранение бумажного оригинала и его электронного образа является лучшей практикой․

Журналы и книги учёта трудовых книжек

Помимо электронного реестра, организации обязаны вести несколько видов журналов, которые фиксируют движение трудовых книжек внутри компании․

Журнал учёта выдачи трудовых книжек (КД32)

Журнал КД32 предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования․ В нём фиксируются:

• Дата выдачи;
• ФИО работника;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Подпись получателя и ответственного лица․

Книга учёта движения трудовых книжек

Этот документ (см․ упоминание от Книга учёта движения трудовых книжек в 2026 году) отражает все операции с трудовыми книжками: приём на хранение, выдачу, возврат, утрату, замену․ Ведётся в бумажном или электронном виде (в зависимости от внутренней политики организации)․

Журнал регистрации трудовых книжек (КонсультантПлюс)

В данном журнале фиксируются:

• Поступление новых трудовых книжек (например, при приёме на работу);
• Внесение изменений (перевод, повышение, увольнение);
• Снятие с учёта (утеря, порча, выдача дубликата)․

Образцы заполнения журналов можно скачать на специализированных сайтах (например, nalog-nalog․ru)․

Как посмотреть и получить выписку из электронной трудовой книжки в 2025‑2026 годах

Согласно материалам от Е-Офис 24 и Департамента труда и социальной защиты населения г․ Москвы, у работника есть несколько способов получить информацию из ЭТК:

1. Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
2. Сайт Социального фонда России (ранее ПФР) – личный кабинет застрахованного лица․
3. Запрос у работодателя (организация обязана предоставить выписку в течение трёх рабочих дней)․
4. Обращение в Многофункциональный центр (МФЦ) или клиентскую службу СФР․

Выписка содержит:

• Даты приёма, переводов и увольнений;
• Наименования организаций;
• Должности и виды деятельности;
• Периоды работы, учитываемые для расчёта страхового стажа․

Практические рекомендации для работодателей и кадровых служб

Чтобы избежать ошибок и штрафов при работе с реестрами трудовых книжек, следует соблюдать следующие правила:

• Ежемесячная передача данных в ЭТК․ Настройте автоматическую выгрузку из 1С или другой кадровой системы в формат, принятый ПФР․
• Сканирование всех записей․ Даже если запись сделана после , создайте её цифровую копию и храните в электронном архиве организации (с соблюдением требований к защите персональных данных)․
• Ведение журналов учёта․ Используйте утверждённые формы КД32 и книги учёта движения; регулярно проводите сверку с данными ЭТК․
• Обучение сотрудников․ Проводите инструктаж для кадровиков и бухгалтеров по работе с электронными трудовыми книжками и журналами учёта․
• Хранение документов․ Бумажные трудовые книжки храните не менее 50 лет после увольнения работника (в соответствии с трудовым законодательством)․ Электронные копии – не менее того же срока, с обеспечением доступа только уполномоченным лицам․
• Контроль за сроками․ Следите за изменениями в законодательстве (например, возможным продлением переходного периода) и своевременно обновляйте внутренние нормативные акты․

Реестры трудовых книжек в 2026 году представляют собой комплексную систему, сочетающую традиционные бумажные формы и современные электронные базы данных․ Основные элементы:

• Электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) в Реестре застрахованных лиц ГРОСС;
• Журналы учёта выдачи и движения трудовых книжек (КД32, книга учёта движения);
• Обязанность работодателя передавать сведения в электронный реестр и сохранять скан‑копии всех записей, включая те, что сделаны после ․

Соблюдение установленных норм и ведение актуальной документации гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права работников и minimизирует риски возникновения споров с контролирующими органами․ Рекомендуется регулярно проверять актуальность нормативных актов и автоматизировать процессы обмена данными с ПФР/СФР, что значительно упростит работу кадровой службы и повысит прозрачность учёта трудовой деятельности․