Реформа системы оформления трудовых книжек в России, начатая в 2021-2022 годах, полностью изменила подход к документированию трудового стажа․ С 1 января 2023 года введены новые бланки, а параллельно активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ К 2026 году сформировалась двухуровневая система, где электронный документ является основным, а бумажный, унаследованным или дублирующим․ Данная статья подробно разбирает все ключевые изменения, актуальные на текущий момент․

История реформы: от старого к новому

Ключевые нормативные акты, запустившие изменения:

• Постановление Правительства РФ от № 1250 и Приказ Минтруда России от № 320н — утвердили новые формы трудовых книжек и вкладышей․
• С 1 января 2023 года — началось использование бланков нового образца․
• С 1 января 2024 года — для граждан, впервые устраивающихся на работу, трудовая книжка ведется только в электронном виде (без выдачи бумажного бланка)․

Бумажная трудовая книжка нового образца (с 2023 года)

Основные отличия от старого бланка

Новая форма (утверждена Приказом Минтруда № 320н) имеет ряд существенных изменений:

• Увеличен размер (формат А4 вместо А5)․
• Исправлены и дополнены реквизиты․
• Введена обязательная страница «Сведения о работнике» с местом для фотографии (если работник не против)․
• Изменен порядок и структура записей․
• Уточнены формулировки оснований для увольнения․

Правила ведения и хранения в 2026 году

Несмотря на повсеместный переход на ЭТК, работодатели, имеющие на руках старые или новые бумажные книжки, обязаны соблюдать строгие правила:

1. Хранение: Трудовые книжки (как старого, так и нового образца) и вкладыши должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность от огня, воды и несанкционированного доступа․
2. Оформление записей: Все записи (прием, перевод, увольнение) делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений․ Подпись руководителя и печать организации обязательны․
3. Бесплатные бланки: Работодатель обязан оформить сотруднику новую книжку или вкладыш бесплатно при первом трудоустройстве (если работник не получил ЭТК) или при утрате старого бланка․

Оформление дубликата в 2026 году

Если бумажная трудовая книжка утеряна, работодатель обязан оформить дубликат․ У него есть два варианта на выбор:

• Использовать старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года․
• Оформить дубликат на бланке нового образца (утвержденном в 2021 году)․

Важно: Обратного перехода на старую форму (до 2023 года) не предусмотрено․ Все новые бланки, закупаемые сейчас, — только образца 2023 года․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): основной формат с 2024 года

Кто получает ЭТК?

С 1 января 2024 года все граждане, впервые устраивающиеся на работу, получают сведения о трудовой деятельности только в электронном виде․ Бумажная книжка им не выдается․

Для работников, уже имеющих бумажную книжку на 1 января 2024 года, возможны два сценария:

• Работодатель продолжает вести записи в бумажном бланке (если тот есть)․
• Работодатель (с согласия работника) может оформить запись в ЭТК, а бумажную книжку вернуть работнику (или хранить у работодателя, если тот не против)․

Как работает ЭТК?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, хранящийся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД)․ К ней имеют доступ:

• Работник — через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись)․
• Работодатель, через кадровые программы, интегрированные с ЕГИС ТД (система кадрового электронного документооборота — КЭДО)․ С 2024 года использование КЭДО для ведения ЭТК стало массовым, а для многих работодателей — обязательным․

Преимущества ЭТК

1. Невозможность утери․ Документ хранится в государственной системе․
2. Автоматический расчет стажа․ Система сама суммирует периоды работы․
3. Удобство при смене работы․ Новый работодатель может запросить сведения из ЭТК онлайн (с согласия работника), не ожидая передачи бумажной книжки․
4. Прозрачность и защита от подделок․

Практические рекомендации для работников и работодателей в 2026 году

Для работника:

• Проверяйте запись при приеме на работу․ Даже если у вас бумажная книжка, новый работодатель должен запросить сведения из ЭТК (если она у вас есть) или принять бумажный бланк․ Обязательно контролируйте correctness записи о приеме и, главное, о закрывающей записи при увольнении․
• Как получить выписку из ЭТК? Закажите через Госуслуги (услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности»)․ Выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка․
• Если у вас есть старая бумажная книжка — храните ее бережно․ Она остается вашим имуществом․ При переходе на новую работу можете передать ее новому работодателю или оставить себе, дав ему согласие на ведение ЭТК․
• При утере бумажной книжки — обратитесь к последнему работодателю за оформлением дубликата (на новом бланке или старом чистом)․

Для работодателя (кадровика):

• Иметь запас чистых бланков․ Организации обязаны иметь запас новых бланков (образца 2023 г․) и вкладышей для оформления дубликатов и записей для тех сотрудников, кто не имеет ЭТК․
• Интегрироваться с ЕГИС ТД․ Для автоматического обмена данными с государством необходимо использовать сертифицированное ПО для КЭДО․
• При приеме на работу: Запросить у кандидата сведения о трудовой деятельности․ Если у него есть бумажная книжка — принять ее для проверки и сделать первую запись (либо в бумажную, либо в ЭТК)․ Если ЭТК — запросить выпику через ЕГИС ТД (с согласия работника)․
• При увольнении: Обязательно сделать закрывающую запись․ Для бумажной книжки — в бланк․ Для ЭТК, отправить сведения в ЕГИС ТД․ Отсутствие закрывающей записи — грубая ошибка, ведущая к проблемам с оформлением пособий и стажем․

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я в 2026 году получить бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?

Нет․ Если вы никогда ранее не работали официально, с 1 января 2024 года вам выдадут только электронную трудовую книжку․ Бумажный бланк не предусмотрен․

Что делать, если у меня есть старая (до 2023 г․) бумажная книжка?

Она остается действительной; Все записи в ней сохраняют силу․ При смене работы вы можете:

1. Передать ее новому работодателю для внесения записей (он может сделать запись и в нее, и в ЭТК)․
2. Оставить ее у себя, а новому работодателю дать согласие на ведение ЭТК․ В этом случае все новые записи будут только электронными․

Обязате ли работодатель вести ЭТК, если у сотрудника есть бумажная книжка?

Да, с 1 января 2024 года работодатель обязан направлять сведения о трудовой деятельности каждого работника (включая тех, у кого есть бумажная книжка) в ЕГИС ТД․ То есть запись будет и в бумажном бланке (если он есть), и в электронном реестре․

Как проверить, что моя ЭТК ведется правильно?

Зарегистрируйтесь на Госуслугах, получите подтвержденную учетную запись и в разделе «Трудовая деятельность» вы сможете видеть все записи, внесенные работодателями․ Проверяйте их регулярно, особенно после увольнения․

К 2026 году российская система учета трудовой деятельности окончательно перешла на электронный формат как основной․ Бумажная трудовая книжка нового образца (с 2023 г․) сохранилась как:

• Документ для работников, начавших карьеру до 2024 года․
• Бланк для оформления дубликатов․
• Исторический документ, хранящий записи за многие годы․

Главное правило для современного работника, активно пользоваться личным кабинетом на Госуслугах для контроля своей электронной трудовой книжки․ Для работодателя — безупречное и своевременное взаимодействие с ЕГИС ТД через КЭДО․ Этот дуализм (бумага + электроника) будет сохраняться еще долгие годы для корректного учета уже накопленного стажа․