В трудовой книжке существует специальное поле РКС – Регистрационный код субъекта Российской Федерации. Оно указывает, в каком регионе работник был принят на работу (или переведён) и служит важным реквизитом для учёта трудовой деятельности в государственных информационных системах (ПФР, ФНС, Соцфонд). Ниже – подробное руководство по заполнению этой графы, актуальное на 2026 год.
Что такое РКС и где оно используется
- Полное название: Регистрационный код субъекта РФ.
- Формат: двух‑ или трёхзначный числовой код (например, 77 – Москва, 78 – Санкт‑Петербург, 50 – Московская область).
- Где указывается: в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки – колонка РКС (обычно расположена после даты приема и перед наименованием организации).
- Зачем нужен:
- Для идентификации регионального органа, в котором ведётся учёт трудовой деятельности;
- Для автоматической сверки данных при подаче отчётов в ПФР и ФНС;
- Для подтверждения места работы при оформлении пособий, пенсий и социальных выплат.
Важно: запись РКС делается только при наличии бумажной трудовой книжки. При ведении электронной трудовой книжки (ЭТК) код субъекта хранится в электронном формате и не требует ручного ввода.
Как определить правильный код РКС
- Определите субъект РФ, в котором расположена организация, принявшая сотрудника (или где он переведён). Это может быть город, область, край, республика и т.д.
- Найдите актуальный код в официальном справочнике ОКТМО или ОКАТО (например, на сайте ФНС России
https://nalog.ruв разделе «Классификаторы»). - Сверьте код с текущим годом – иногда коды меняются при административной реформе (последнее изменение – 2024 год, когда некоторые коды ОКТМО были обновлены).
- Запишите код без ведущих нулей (например, код 007 записывается как 7).
Пример: организация находится в городе Казань, Республика Татарстан. Код ОКТМО для Казани – 92 000 000. В трудовой книжке указывается только 92 (код субъекта – Республика Татарстан).
Пошаговая инструкция по внесению записи РКС в бумажную трудовую книжку
- Подготовьте трудовую книжку: откройте её на странице, где делается запись о приёме, переводе или увольнении.
- Заполните обязательные поля: дата события (день, месяц, год арабскими цифрами), порядковый номер записи, наименование организации (полное, без сокращений).
- В колонке «РКС»: напишите числовой код субъекта РФ, соответствующий месту location организации.
- Укажите основание: приказ о приёме/переводе/увольнении (номер и дата).
- Подпись и печать: ответственное лицо (кадровик, руководитель) ставит подпись и, если требуется, печать организации.
- Проверка: убедитесь, что дата, номер приказа и код РКС соответствуют друг другу (например, если организация находится в Москве, код должен быть 77).
Примечание: если сотрудник работает удалённо, но официально оформлен в организации, расположенной в другом регионе, код РКС всё равно указывается по месту регистрации работодателя, а не по фактическому месту выполнения работы.
Примеры заполнения поля РКС
| Ситуация | Организация | Субъект РФ | Код РКС | Как записать |
|---|---|---|---|---|
| Приём на работу | ООО «ТехноСервис», г. Екатеринбург | Свердловская область | 66 | В колонке РКС пишем 66 |
| Перевод внутри компании | ПАО «Газпром», филиал в г. Новосибирск | Новосибирская область | 54 | Записываем 54 |
| Увольнение по соглашению сторон | ИП Иванов И.И., г. Севастополь | Город Севастополь | 92 | Записываем 92 |
| Удалённая работа, работодатель в Санкт‑Петербурге | ЗАО «ВебРешения», г. Санкт‑Петербург | Санкт‑Петербург | 78 | Код РКС – 78 (несмотря на то, что сотрудник живёт в другом регионе) |
Частые ошибки и как их избежать
- Использование устаревших кодов: всегда сверяйтесь с актуальным справочником ОКТМО/ОКАТО на дату внесения записи.
- Запись кода с ведущими нулями: в трудовой книжке ведущие нули не ставятся (07 → 7).
- Указание кода по месту жительства сотрудника: код РКС относится к месту нахождения работодателя, а не работника.
- Сокращения в наименовании организации: запрещено – пишите полное название, иначе запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие ссылки на приказ: без указания номера и даты основания запись считается незавершённой.
При обнаружении ошибки следует оформить дополнительную запись с пометкой «Исправление» и приложить копию приказа, подтверждающего правильный код.
Изменения в порядке заполнения РКС с 2026 года
С 1 января 2026 года вступили в силу поправки к Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 123н от ):
- Обязательное указание кода РКС теперь требуется не только при приёме, но и при каждом переводе внутри организации (включая переводы между филиалами в разных субъектах).
- При переходе на электронную трудовую книжку код РКС автоматически переносится из реестра работодателя; ручной ввод в бумажную книжку больше не требуется, если работник имеет ЭТК.
- Добавлен новый контрольный параметр – контрольная сумма кода ОКТМО (последние две цифры полного кода ОКТМО). В бумажной книжке её указывать не нужно, но при электронном обмене данными она используется для проверки корректности.
- Работодатель при оформлении приказа в системе «Госуслуги.Кадр» указывает ИНН и КПП организации; система сама определяет субъект РФ и подставляет соответствующий код.
- Сотрудник может посмотреть свой код РКС в личном кабинете на портале «Госуслуги» → раздел «Электронная трудовая книжка» → «Сведения о работе».
- При необходимости внесения исправления код РКС корректируется через работодателя в той же системе; работник получает уведомление об изменении.
- помогает избежать отказов в назначении пособий и пенсий;
- упрощает взаимодействие с ПФР, ФНС и другими ведомствами;
- соответствует актуальным нормативным требованиям (включая изменения 2026 года).
Эти изменения направлены на уменьшение количества ошибок при межрегиональном перемещении работников и повышение точности данных в государственных информационных системах.
РКС в электронной трудовой книжке (ЭТК)
При ведении ЭТК поле РКС присутствует в электронной форме, но заполняется автоматически:
Таким образом, при полном переходе на ЭТК необходимость ручного ввода РКС исчезает, но знание того, что такое код и как он формируется, остаётся полезным для проверки корректности данных.
Запись РКС в трудовой книжке – небольшая, но значимая деталь, которая обеспечивает связь между трудовым стажем работника и региональными органами учёта. Правильное указание кода субъекта РФ:
Следуйте представленной инструкции, регулярно сверяйтесь со справочниками ОКТМО/ОКАТО и не забывайте о новых правилах, связанных с переводами и электронной трудовой книжкой. Тогда ваши трудовые записи будут всегда корректны и готовы к любым проверкам.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и официальных разъяснений Минтруда России, ФНС и ПФР на май 2026 года.