Тема регистрационных номеров в контексте трудовой книжки (ТК) часто вызывает путаницу. Важно сразу разделить два ключевых понятия:

• Номер (и серия) самой трудовой книжки — уникальный идентификатор бланка, который печатается на его первой странице.
• Регистрационный номер в записи — номер документа (приказа, трудового договора), на основании которого вносится конкретная запись о приеме, увольнении или переводе.

Данная статья посвящена именно второму понятию — регистрационному номеру, который указывается в графе 4 записи.

Что такое «регистрационный номер» в записи о приеме?

Согласно правилам ведения трудовых книжек, в графе 4 (Подпись, дата) записи о приеме на работу работодатель должен указать реквизиты документа, на основании которого сделана запись. Это может быть:

Приказ о приеме на работу (наиболее частый случай)

Если работодатель издает приказ, в графу 4 вносятся:

• Дата издания приказа.
• Регистрационный номер приказа (например, № 154-к от ).

Пример записи: «Приказ от № 154-к».

Трудовой договор (если приказ не издавался)

В некоторых случаях (например, у индивидуального предпринимателя или в малых организациях) приказы о приеме могут не оформляться. Тогда основанием для записи является сам трудовой договор.

В графу 4 вносятся:

• Дата заключения трудового договора.
• Номер трудового договора (если он есть).

Пример записи: «Трудовой договор от № 154».

Где искать этот регистрационный номер?

Номер ищите в самом документе, на основании которого вы поступаете на работу:

1. Приказ (распоряжение) — номер обычно указан в шапке документа, рядом с датой и наименованием организации.
2. Трудовой договор — номер (если он присваивается) также указывается в заголовочной части.

Важно: Это НЕ номер вашей будущей трудовой книжки и НЕ номер вашего СНИЛС. Это внутренний номер документа работодателя.

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С введением ЭТК ситуация изменилась:

• У электронной трудовой книжки НЕТ серии и номера в бумажном понимании. Это не физический бланк, а запись в базе данных СФР (Социального фонда России).
• В выписке из ЭТК (форма СТД-Р) в графе, соответствующей «Наименование организации», также указывается регистрационный номер работодателя в ПФР/СФР. Это ИНН организации, который служит ее уникальным идентификатором в системе.
• Записи о приеме в ЭТК также содержат номер и дату документа-основания (приказа или договора), как и в бумажной версии.

Пример из выписки ЭТК: В табличной части может быть столбец «Номер документа-основания», где и будет указан нужный регистрационный номер.

Серия и номер БУМАЖНОЙ трудовой книжки

Для полноты картины важно понимать, что такое серия и номер самой книжки. Это защитные реквизиты бланка.

Как выглядит?

На ьном листе (первой странице) бумажной ТК в верхнем углу указаны:

• Серия — обычно две буквы (например, «АА», «ББ» и т.д.).
• Номер, шестизначное число.

Зачем это нужно?

По серии и номеру можно определить год выпуска бланка, что иногда помогает в экспертизе подлинности. Однако основная цель — уникальная идентификация именно физического бланка в государственном реестре.

Таблица серий по годам выпуска (примерная)

Серии бланков менялись со временем. Ниже приведен упрощенный пример (актуальные данные нужно уточнять в Гознаке или у кадровиков):

Примечание: Это обобщенная таблица. Для точного определения по конкретному номеру требуется запрос в Гознак.

Практические советы и частые ошибки

Что делать, если в записи указан не тот номер?

Если в старой записи (например, об образовании) ошибочно указан номер приказа вместо номера документа об образовании, это не является грубой ошибкой. Но для исправления ошибки в наименовании организации или номере документа требуется:

• Запрос в архив работодателя для получения копии верного документа.
• Оформление заявления о внесении исправления с приложением копии подтверждающего документа.
• Внесение исправления зачеркиванием (одной жирной чертой) и оформлением новой записи на свободном месте с ссылкой на номер и дату заявления об исправлении;

Порядковый номер записи

В левом верхнем углу каждой страницы с записями (в графе 1) кадровик ставит порядковый номер записи (1, 2, 3…). Это не регистрационный номер документа, а просто сквозная нумерация всех записей в книжке.

1. Регистрационный номер в графе 4 записи — это номер приказа или договора, основания для записи. Он нужен для связи записи с первичным документом.
2. Серия и номер трудовой книжки — это идентификатор самого бланка. Он нужен для учета и проверки подлинности книги.
3. Регистрационный номер в ПФР/СФР, это ИНН организации, который указывается в выписке из ЭТК и некоторых справках.
4. У электронной трудовой книжки (ЭТК) нет серии и номера. Ее «идентификатором» является запись в базе СФР, привязанная к СНИЛС работника.

Понимание разницы между этими номерами избавит от многих проблем при трудоустройстве, увольнении или оформлении пенсии. Всегда проверяйте, какой именно номер от вас требуют: номер документа-основания для записи или номер самой книжки. При сомнениях обращайтесь к работодателю (отдел кадров) или в Пенсионный фонд (СФР).

На основе анализа информации от и более ранних источников.