Регистрация трудовых книжек (ТК) – обязательная процедура для работодателей, которая фиксирует движение документа в организации и обеспечивает его надлежащее хранение. С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажные ТК по‑прежнему используются в определённых случаях. В данной статье подробно рассмотрены порядок регистрации как бумажных, так и электронных трудовых книжек, нормативные основания, типичные ошибки и практические рекомендации.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от – внесение изменений в ТК РФ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Федеральный закон № 436‑ФЗ от – о государственной информационной системе «Социальный фонд России» (СФР);
• Приказ Минтруда России № 320н от – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 год);
• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1, 65, 66.2 и др.;
• Постановление Правительства РФ № 1155 от – о порядке ведения электронных трудовых книжек.

Эти документы регламентируют, кто обязан вести ТК, как оформлять регистрацию в книге учёта движения ТК, какие сведения вносятся и как осуществляется хранение.

Что подлежит регистрации?

Согласно п. 40 Приказа № 320н, в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей указываются:

1. Трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
2. Трудовые книжки и вкладыши, выдаваемые работникам вновь (например, при утере, порче или переходе на электронный формат).

Важно: регистрации подлежат все ТК, независимо от срока трудового договора. Даже если работник принят на срок менее 2 месяцев, его трудовая книжка должна быть внесена в журнал учёта при приёме на работу и при выдаче обратно при увольнении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности регистрации

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной ТК, хранящийся в информационной системе Социального фонда России. Все сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, периоды работы, стаж, награды и т.д.) формируются работодателем в электронном виде и передаются в СФР.

Кто ведёт ЭТК?

• Работодатель (юридическое лицо или ИП) отвечает за формирование и отправку сведений в СФР;
• Работник имеет право просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении СФР;
• СФР обеспечивает хранение, защиту и предоставление сведений по запросам работника, работодателя и государственных органов.

Порядок регистрации ЭТК

1. Создание записи в СФР – при приёме на работу работодатель формирует электронный документ о приёме (тип сведения «Приём на работу») и направляет его в СФР через систему электронного документооборота (ЭДО) или личный кабинет работодателя на портале СФР.
2. Получение подтверждения – СФР возвращает уникальный идентификатор записи (номер сведения), который фиксируется во внутреннем журнале учёта движения ТК (даже если ТК электронная).
3. Ведение внутреннего журнала – в бумажном или электронном журнале учёта указываются:
   • п порядковый номер записи;
   • дата приёма на работу;
   • ФИО работника;
   • серия и номер бумажной ТК (если она имеется) либо пометка «Электронная ТК»;
   • примечание о типе сведения (приём, перевод, увольнение и т.д.).
4. Хранение – журнал учёта хранится у работодателя не менее 50 лет (как и бумажные ТК) в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Преимущества и риски ЭТК

Регистрация бумажных трудовых книжек

Несмотря на переход к ЭТК, бумажные ТК всё ещё используются:

• Для работников, принятых до и не перешедших на электронный формат;
• По заявлению работника (ст. 66.1 ТК РФ) – если он предпочитает вести бумажную ТК;
• В отдельных отраслях, где законодательством предусмотрено обязательное ведение бумажного документа (например, в некоторых видах государственной службы).

Порядок регистрации бумажной ТК

1. Приём ТК от работника – при поступлении на работу работник предоставляет свою трудовую книжку (или вкладыш). Кадровик проверяет наличие всех обязательных реквизитов (серия, номер, дата выдачи, подпись выдавшего органа).
2. Внесение записи в журнал учёта – в журнале указываются:
   • п порядковый номер;
   • дата приёма ТК на хранение;
   • ФИО работника;
   • серия и номер ТК;
   • примечание «Принята на хранение»;
   • подпись ответственного лица.
3. Хранение ТК – книжка помещается в сейф или металлический шкаф с ограниченным доступом, ведётся журнал выдачи/приёма (каждая выдача фиксируется отдельной строкой).
4. Выдача ТК работнику – при увольнении или по требованию работника книжка выдаётся под расписку; в журнале делается запись о выдаче (дата, ФИО, подпись получателя).

Особенности для срочных договоров (< 2 мес.)

Согласно п. 40 Приказа № 320н, даже если трудовой договор заключён на срок менее двух месяцев, трудовая книжка всё равно подлежит регистрации при приёме и при выдаче. Это связано с необходимостью подтверждения факта трудовой деятельности для будущего расчёта стажа и пенсионных прав.

Юридические аспекты и частые ошибки

Основные требования

• Журнал учёта движения ТК должен быть пронумерован, страницы прошиты, а последняя страница заверена подписью руководителя и печатью организации (если печать используется).
• Все записи вносятся чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений. При необходимости исправления делается чёрточка, пишется правильная информация рядом, ставится подпись и дата исправления.
• Электронный журнал допускается, если он обеспечивает неизменяемость записей (например, через систему ЭДО с электронной подписью).

Типичные ошибки

1. Отсутствие регистрации при приёме на работу – приводит к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек).
2. Неправильное указание серии и номера ТК – часто происходит при ручном вводе; приводит к сложностям при восстановлении утерянной книжки.
3. Исправления без подписи и даты – делают запись недействительной.
4. Несвоевременная передача сведений в СФР – может привести к штрафам и начислению пени.
5. Хранение ТК в условиях, не обеспечивающих сохранность (влажность, прямой солнечный свет) – приводит к порче документа.

Ответственность

• Нарушение порядка ведения и хранения ТК – административный штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Умышленное уничтожение или подделка ТК – уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ (подделка официальных документов).

Практическое пособие: пошаговая инструкция для кадровика

Приём нового сотрудника (бумажная ТК)

1. Получить трудовую книжку от работника.
2. Проверить наличие серии, номера, даты выдачи, подписи выдавшего органа.
3. Внести запись в журнал учёта (п. 4.1).
4. Разместить ТК в сейф/шкаф, зафиксировать место хранения в журнале.
5. Оформить приказ о приёме на работу, сделать копию для личного дела.
6. Если работник согласен на ведение ЭТК – сформировать электронное сведение о приёме и отправить в СФР.

Приём нового сотрудника (ЭТК только)

1. Получить согласие работника на ведение электронной трудовой книжки (можно оформить в заявлении).
2. Сформировать XML‑файл с типом сведения «Приём на работу» (обязательные поля: СНИЛС, ИНН, дата приёма, должность, оклад, трудовая функция).
3. Отправить файл в СФР через личный кабинет работодателя или ЭДО.
4. Получить подтверждение от СФР (уникальный номер сведения).
5. Внести запись в внутренний журнал учёта (отметить, что ТК электронная, указать номер сведения и дату).
6. Оформить приказ о приёме на работу.

Увольнение работника

1. Получить заявление работника о выдаче трудовой книжки (если требуется).
2. Сформировать электронное сведение «Увольнение» и отправить в СФР.
3. Получить подтверждение от СФР.
4. Внести запись в журнал учёта о выдаче ТК (или о завершении ведения ЭТК).
5. Выдать бумажную ТК под расписку или предоставить выписку из ЭТК через Госуслуги.
6. Сделать отметку в личном деле о дате увольнения.

Исправление ошибок в ЭТК

1. Выявить неверное сведение (например, неправильная дата приёма).
2. Сформировать корректирующее сведение типа «Исправление» с указанием номера ошибочного сведения и правильных данных.
3. Отправить в СФР и получить подтверждение.
4. Внести запись об исправлении в журнал учёта (ссылка на номер корректирующего сведения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли регистрировать трудовую книжку, если работник работает по договору ГПХ?

Нет. Трудовые книжки ведутся только для трудовых отношений (ТК РФ). По гражданско‑правовым договорам сведения в ТК не вносятся, следовательно, регистрация не требуется.

Можно ли вести журнал учёта исключительно в электронном виде?

Да, при условии, что электронный журнал обеспечивает неизменяемость записей (например, через систему ЭДО с квалифицированной электронной подписью) и доступен для проверки государственными органами.

Что делать, если работник потерял бумажную ТК?

Сотрудник должен написать заявление об утере. Работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки (с пометкой «Дубликат») и вносит запись в журнал учёта о выдаче дубликата. При наличии ЭТК дубликат не требуется – достаточно выписки из электронной книжки.

Как часто нужно передавать сведения в СФР?

Сведения передаются при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, изменение должности, отпуск по уходу за ребёнком и т.д.). В течение месяца после события работодатель обязан направить соответствующий файл в СФР.

Есть ли штраф за отсутствие электронной трудовой книжки у работника, принятого после ?

Если работник не предоставил согласие на ведение ЭТК, работодатель обязан вести бумажную ТК и регистрировать её в журнале учёта. Штраф за отсутствие любой формы ТК (бумажной или электронной) применяется к работодателю, если он не обеспечил ведение и хранение документа.

Регистрация трудовых книжек – важный элемент кадрового документооборота, который обеспечивает законность учёта трудовой деятельности и защищает права работников. Независимо от того, ведёт ли организация бумажные ТК, электронные или оба формата одновременно, необходимо строго следовать требованиям Приказа Минтруда № 320н, Трудового кодекса и нормативных актов СФР. Правильное ведение журнала учёта, своевременная передача сведений в СФР и внимательное отношение к исправлениям помогут избежать штрафов, споров с работниками и проблем при назначении пенсий.

Соблюдая представленные рекомендации, кадровик сможет обеспечить надёжное и прозрачное управление трудовыми книжками в своей организации, а работники получат гарантию сохранности и доступности информации о своей трудовой деятельности.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, стаж работы более 10 лет.