Ведение и хранение трудовых книжек регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от г. № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом России от г.
С 1 сентября 2021 г. действует новый порядок, установленный Приказом Минтруда РФ от г. № 320н. В этом материале мы подробно разберём, как правильно зарегистрировать трудовые книжки на предприятии, какие формы использовать и какие требования к оформлению предъявляються.
Нормативно‑правовая база
- Постановление Правительства РФ от г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
- Постановление Минтруда России от г. «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда РФ от г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ от г. № 197‑ФЗ (ред. от , с изм. от ).
Все перечисленные документы содержат требования к заполнению, регистрации и хранению трудовых книжек.
Общие требования к регистрации трудовых книжек
- Форма книги – официально утверждённый бланк, содержащий ьный лист, листы для записи сведений о работнике, вкладыши и журнал учёта движения.
- Нумерация и прошивка – каждый лист прошивается, нумеруется и скрепляется печатью организации.
- Общее количество записей – в конце книги указывается суммарное число внесённых записей.
- Срок действия – бланки старого образца могут использоваться без ограничения срока, однако рекомендуется перейти на форму, установленную Приказом № 320н.
Для удобства заполнения можно скачать готовый образец регистрации трудовых книжек в виде таблицы.
Пошаговый алгоритм регистрации
Подготовка бланков
- Скачайте актуальный бланк трудовой книжки (форма КД‑01, артикул 130203).
- Подготовьте вкладыш в трудовые книжки – отдельный лист, где фиксируются сведения о переводе, изменении условий труда и т.п.
- Оформите журнал учёта движения трудовых книжек (форма KД‑02).
Регистрация при приёме на работу
- При приёме сотрудника в компанию в трудовую книжку вносится информация о:
- Фамилии, имени, отчестве;
- Дата рождения;
- Пол;
- Паспортные данные;
- Дата и место заключения трудового договора;
- Должность, подразделение, место работы;
- Сведения о профессиональном обучении;
- Дата вступления в должность;
- Сведения о награждениях и поощрениях (если имеются).
- В журнал учёта движения вносится строка с указанием даты приёма, номера страницы и подписи ответственного лица.
Обновление данных
- При переводе, изменении условий труда или выдаче вкладыша в книжку вносятся новые записи.
- Каждое новое событие фиксируется в журнале учёта движения, а в конце книги указывается обновлённое количество записей.
Увольнение и завершающая запись
- При увольнении в книжку вносится запись об основании прекращения трудового договора.
- В конце книги указывается окончательное количество записей.
- Последний лист прошивается, нумеруется и скрепляется печатью организации.
Образец заполнения трудовых книжек (2026 год)
Ниже приведён пример заполнения страниц трудовых книжек в 2026 году.
-------------------------------------------------------------- ьный лист -------------------------------------------------------------- Наименование организации: ________________________________ Трудовая книжка № ____ Фамилия, имя, отчество: ________________________________ Дата рождения: __.__.____ Пол: _______ Паспорт: серия ___ № ________, выдан: _______________ -------------------------------------------------------------- Лист 1 – Сведения о приёме на работу -------------------------------------------------------------- Дата приёма: Должность: Инженер‑конструктор Подразделение: Отдел разработки Место работы: цех № 3 Основание: трудовой договор № 123 от -------------------------------------------------------------- Лист 2 – Перевод -------------------------------------------------------------- Дата перевода: Новое подразделение: Отдел автоматизации Новая должность: Старший инженер Основание: приказ № 45 от -------------------------------------------------------------- Лист 3 – Увольнение -------------------------------------------------------------- Дата увольнения: Основание: по соглашению сторон Последняя запись: № 45 --------------------------------------------------------------
Обратите внимание, что каждая запись подписана ответственным руководителем и прошита печатью организации.
Журнал учёта движения трудовых книжек
Журнал вестится в электронном или бумажном виде. Пример оформления:
- Номер записи.
- Дата записи.
- Фамилия, имя работника.
- Тип события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- Номер страницы в книге, где произведена запись.
- Подпись ответственного лица.
Готовый шаблон журнала можно скачать по ссылке: Журнал учёта движения трудовых книжек (PDF).
Часто задаваемые вопросы
- Обязательно ли вести журнал учёта движения? – С 2021 г. вести журнал не является обязательным, однако большинство организаций продолжают это делать для контроля и аудита.
- Можно ли использовать старый бланк трудовой книжки? – Да, бланки старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
- Кто отвечает за правильное заполнение книжек? – Ответственность возлагается на руководителя организации или уполномоченного лица, например, начальника отдела кадров.
- Как правильно оформить вкладыш в трудовые книжки? – Вкладыш оформляется отдельным листом, прошивается и нумеруется совместно с основной книгой.
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте соответствие заполнения требованиям Приказа № 320н.
- Сохраняйте копию каждой внесённой записи в электронном виде (сканер или фотография) для дополнительного контроля.
- Обучайте персонал, ответственного за кадровые вопросы, правильному заполнению форм.
- Периодически (не реже одного раза в год) проводите внутренний аудит журналов учёта движения.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать ошибок при оформлении трудовых книжек и обеспечит их надёжное хранение в соответствии с законодательством РФ.
Скачивание готовых образцов
Для облегчения процесса регистрации вы можете скачать следующие документы:
- Образец заполнения трудовой книжки (DOCX)
- Вкладыш в трудовые книжки (PDF)
- Журнал учёта движения трудовых книжек (PDF)
Эти шаблоны уже содержат необходимые поля и подсказки по заполнению, что экономит время и снижает риск ошибок.
Регистрация трудовых книжек – важный элемент кадрового учёта, требующий строгого соблюдения установленных форм и процедур. Используя образцы и шаблоны, представленные в этой статье, вы сможете быстро и корректно оформить все необходимые записи, вести журнал учёта движения и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Помните, что правильно оформленная трудовая книжка не только защищает интересы работодателя, но и гарантирует законные права работников.