Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — важный этап в кадровом учете любой организации. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) позволяет автоматизировать этот процесс: от регистрации заявлений сотрудников до формирования отчетности в ПФР. В данной статье мы подробно разберем, как правильно зарегистрировать заявление, отменить его, а также на что обратить внимание при настройке программы.

Что нужно знать перед оформлением заявления

Прежде чем вносить данные в программу, кадровику необходимо учесть несколько важных нюансов:

• Подпись сотрудника: Работодатель обязан донести до сотрудников информацию об ЭТК под их личную подпись.
• Утвержденная форма: У заявления нет строгой утвержденной формы. Разработчики 1С предлагают свой удобный вариант шаблона, который при необходимости можно отредактировать под нужды организации.
• Совмещение форматов: Если сотрудник выбирает бумажную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести ее на бумаге, и одновременно формировать электронную (сдавать СЗВ-ТД). Если выбрана электронная форма, бумажная книжка выдается на руки и больше не ведется.
• Кадровые документы: Перед созданием электронной трудовой в 1С необходимо обязательно проверить установленные флажки (галки) в кадровой документации, чтобы программа корректно отслеживала выбор сотрудника.

Как зарегистрировать заявление сотрудника

Для того чтобы отразить выбор способа ведения трудовой книжки в программе 1С:ЗУП 8, необходимо создать специальный документ. Выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел меню Отчетность, справки.
2. Выберите пункт Электронные трудовые книжки.
3. Нажмите кнопку Создать и из открывшегося перечня выберите документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
4. В открывшемся окне с помощью кнопки Подбор добавьте нужных сотрудников.
5. Для каждого сотрудника в колонке Вид заявления выберите соответствующий вариант:
   • Ведение бумажной трудовой книжки — если сотрудник оставляет бумажный формат.
   • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме — если сотрудник переходит на ЭТК.
6. После заполнения нажмите кнопку Заявление. Программа сформирует печатную форму на отдельном листе для каждого работника. В ней будет запись приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».
7. Проведите документ и распечатайте заявления для подписи сотрудников.

Как изменить способ ведения трудовой книжки

Трудовое законодательство позволяет сотрудникам менять свое решение. Трудовую книжку можно вести как в электронном и бумажном виде одновременно, так и перейти исключительно на электронный формат. Если сотрудник ранее выбрал бумажную книжку, а теперь решил перейти на электронную (или наоборот), старое заявление необходимо отменить, а новое — зарегистрировать.

Отзыв старого заявления

Для того чтобы отменить ранее поданное заявление в программе 1С:ЗУП, выполните следующие действия:

1. В том же разделе Отчетность, справки ー Электронные трудовые книжки создайте документ Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. С помощью кнопки Подбор выберите сотрудника, который изменил свое решение.
3. В документе укажите то самое предыдущее заявление, которое было подано в ПФР, и подлежит теперь отмене.
4. Проведите документ отзыва.

После успешного отзыва вы можете создать новое Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по алгоритму, описанному выше, выбрав актуальный вид заявления.

Влияние заявления на отчетность (СЗВ-ТД и СТД-Р)

Введенное в программу заявление напрямую влияет на формирование отчетов. После получения от работника заявления и его регистрации в 1С:ЗУП, программа автоматически учитывает этот факт при заполнении форм СЗВ-ТД и СТД-Р.

Кадровые операции (прием, перевод, увольнение) отражаются в ЭТК и отчете СЗВ-ТД именно с учетом того, какой способ ведения трудовой книжки выбран сотрудником в последний раз. Поэтому крайне важно своевременно вносить заявления в программу и не забывать формировать отзыв при изменении решения.

Функционал 1С:ЗУП 3.1 делает процесс работы с электронными трудовыми книжками прозрачным и удобным. Главное, соблюдать хронологию: получать заявления под подпись, своевременно вносить их в раздел «Электронные трудовые книжки», корректно указывать вид заявления и при необходимости оформлять отзыв. Это гарантирует безошибочную сдачу отчетности и отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.