Регламент по трудовым книжкам — это нормативно-правовой акт, который регулирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек в Российской Федерации. В статье рассмотрены основные положения, изменения и практические аспекты работы с трудовыми книжками.

Правовая база и нормативные акты

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от № 197-ФЗ) — статьи 66, 67, 68;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» — основной подзаконный акт;
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 320н — обновлённые правила ведения и хранения;
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» — о цифровых трудовых книжках.

Что изменилось в 2023–2024 годах?

Порядок ведения и оформления трудовых книжек

Кто отвечает за ведение трудовой книжки?

Ответственность за ведение трудовой книжки возложена на:

• Работодателя, обязан вести и хранить трудовую книжку работника;
• Сотрудника отдела кадров — непосредственно заполняет и ведёт документ;
• Работника — обязан предъявлять трудовую книжку при приёме на работу (если она у него есть).

Когда оформляется трудовая книжка?

Трудовая книжка оформляется:

• При первом трудоустройстве гражданина;
• Если работник поступает на работу впервые;
• Если у работника нет трудовой книжки (например, она утеряна или испорчена).

❗ Важно! Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки должно соответствовать следующим требованиям:

1. Обложка:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия, специальность.
2. Раздел «Сведения о работе»:
   • Записи делаются на основании приказа о приёме на работу;
   • Указывается полное наименование должности и структурного подразделения;
   • Дата приёма на работу и дата увольнения;
   • Основание увольнения (пункт приказа).
3. Раздел «Сведения о награждениях»:
   • Указываются награды, поощрения, присвоение почётных званий;
   • Записи заверяются подписью работодателя и печатью (если есть).

Хранение и выдача трудовых книжек

Где хранятся трудовые книжки?

Трудовые книжки хранятся:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• В отдельном помещении, исключающем доступ посторонних;
• Строго по алфавиту;
• С обязательной регистрацией в журнале учёта.

Когда выдаётся трудовая книжка?

Трудовая книжка выдаётся работнику:

• При увольнении;
• При переводе в другую организацию;
• По письменному заявлению работника (если он хочет получить копию);
• В случае утери или порчи.

❗ Важно! Выдача трудовой книжки при увольнении должна быть произведена в последний рабочий день. Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель отправляет уведомление о необходимости её получения.

Как оформить выдачу трудовой книжки?

Процедура выдачи:

1. Оформляется расписка о получении трудовой книжки;
2. В трудовой книжке делается запись об увольнении;
3. Работник расписывается в листе учёта;
4. Трудовая книжка передаётся под роспись.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. С 2023 года они стали обязательными для новых работников.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи;
• Возможность быстрого доступа к информации;
• Автоматическое обновление данных;
• Снижение бумажного документооборота.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете на портале Госуслуги;
2. Оформить заявление на переход в электронный формат;
3. Получить подтверждение от работодателя;
4. Трудовая книжка будет автоматически сформирована в электронном виде.

Ответственность за нарушения регламента

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

• Статья 5.27 КоАП РФ — штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение — увеличенные штрафы.

Уголовная ответственность

В особо тяжёлых случаях (например, подделка трудовой книжки) возможна уголовная ответственность по статье 327 УК РФ (подделка документов).

Материальная ответственность

Работодатель может быть привлечён к материальной ответственности за:

• Потерю трудовой книжки;
• Несвоевременную выдачу;
• Неправильное оформление записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Вопрос 1: Можно ли внести изменения в трудовую книжку после увольнения?

Ответ: Да, но только по письменному заявлению работника и на основании документов, подтверждающих необходимость исправлений (например, судебное решение, приказ).

❓ Вопрос 2: Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.

❓ Вопрос 3: Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде без согласия работника?

Ответ: Нет, переход на электронную трудовую книжку возможен только с письменного согласия работника.

❓ Вопрос 4: Как проверить подлинность трудовой книжки?

Ответ: Подлинность можно проверить по:

• Гербовой печати;
• Специальным водяным знакам;
• Регистрационным номерам в системе ПФР;
• Записям в личном кабинете на портале Госуслуги.

Регламент по трудовым книжкам — это важный элемент трудового законодательства, обеспечивающий защиту прав работников и работодателей. Соблюдение всех правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек позволяет избежать административной и уголовной ответственности, а также споров с сотрудниками.

✅ Очень важно чтобы ответ был на русском языке, все нормативные акты, приказы и инструкции издаются на русском, и именно этот язык используется в официальных документах.

Следите за изменениями в законодательстве, используйте современные инструменты (например, электронные трудовые книжки) и своевременно обновляйте свои знания в области кадрового делопроизводства.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к специалистам по трудовому праву или изучите дополнительные нормативные акты.