Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. При изменении организационно‑правовой формы, наименования или структуры работодателя в неё необходимо внести соответствующие записи – этот процесс называется реструктуризацией трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, этапы проведения, образцы записей и практические рекомендации для кадровых служб и работников.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 66.1 (выдача дубликата), ст. 84.1 (увольнение).
Постановление Минтруда России № 69н от «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек» (далее – Инструкция).
Письмо Роструда от № ПГ/18228‑6‑1 – разъяснения о необходимости внесения изменений в трудовые книжки при реорганизации работодателя.
Федеральный закон от № 442‑ФЗ – о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). С завершается переходный период.

Эти документы устанавливают, что при любой реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, изменение наименования или организационно‑правовой формы) работодатель обязан отразить соответствующие сведения в трудовых книжках сотрудников, которые продолжают трудовую деятельность в результате реорганизации.

Когда требуется реструктуризация трудовой книжки?

Реструктуризация проводится в следующих ситуациях:

Изменение наименования организации (например, ООО «Ромашка» → ООО «Ромашка‑Плюс»).
Изменение организационно‑правовой формы (ООО → АО, ПАО → ООО и т.д.).
Слияние, присоединение, разделение, выделение – когда часть сотрудников переходит к новому юридическому лицу.
Реорганизация в форме преобразования (например, преобразование филиала в самостоятельное подразделение).
Изменение места нахождения (юридического адреса) – если это приводит к изменению реквизитов, указанных в трудовой книжке (необязательно, но часто фиксируется для удобства).

Важно: если работник увольняется в связи с реорганизацией, запись о прекращении трудового договора делается в обычном порядке (увольнение по пункту ст. 81 ТК РФ). Реструктуризация касается только тех сотрудников, которые продолжают работу в результате реорганизации.

Кто отвечает за внесение записей?

Согласно п. 27 Инструкции и письму Роструда:

Обязанность лежит на работодателе, у которого была внесена последняя запись в трудовую книжку до момента реорганизации.
Если трудовая книжка утеряна или повреждена, восстановление (выдача дубликата) осуществляет тот же работодатель, а затем уже новый работодатель вносит запись о реорганизации.
В случае ликвидации организации – запись вносит ликвидационная комиссия или successor‑организация, принявшая на себя права и обязанности.

Кадровик (специалист по кадровому делопроизводству) готовит приказ о реорганизации, формирует список сотрудников, подлежащих внесению изменений, и оформляет записи в трудовой книжке.

Порядок внесения записи о реорганизации

Инструкция не содержит отдельного пункта «реструктуризация», поэтому запись оформляется аналогично записи о переименовании организации (п. 26 Инструкции). Основные шаги:

Подготовка приказа о реорганизации (слияние, выделение и т.д.) с указанием даты вступления в силу изменений.
Составление списка сотрудников, чьи трудовые книжки требуют корректировки (те, кто продолжает работу в результате реорганизации).
Внесение записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки:

Дата | № записи | Сведения о работе | Подпись и расшифровка лица, сделавшего запись | Печать организации

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ДД.ММ.ГГГГ | N | В связи с реорганизацией ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567) путем выделения самостоятельного подразделения – ООО «Ромашка‑Сервис» (ИНН 7701234568) изменено наименование работодателя с ООО «Ромашка» на ООО «Ромашка‑Сервис». | Иванов И.И., кадровик | [печать]

Если реорганизация сопровождается изменением только организационно‑правовой формы (например, ООО → АО), запись формулируется так:

ДД.ММ.ГГГГ | N | В связи с изменением организационно‑правовой формы ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567) на АО «Ромашка» (ИНН 7701234567) внесено изменение в реквизиты работодателя. | Петров П.П., специалист по кадрам | [печать]

Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации. Если организация перешла на электронный документооборот, запись делается в электронной трудовой книжке (ЭТК) через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя, с последующим подтверждением работником.

Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С введена обязательная ведение ЭТК для newly hired сотрудников. С завершается переходный период, после чего все трудовые книжки должны быть исключительно электронными.

При реорганизации:

Если у сотрудника уже есть ЭТК, запись о реорганизации вносится непосредственно в её электронный вид через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность» → «Изменить сведения о работодателе»).
Если у сотрудника остаётся бумажная трудовая книжка (например, он был принят до 2020 г. и не перешёл на ЭТК), запись делается в бумажном виде, а затем работник может самостоятельно перенести сведения в ЭТК по своему желанию (необязательно до 2026 г.).
Работодатель обязан обеспечить доступ сотрудников к инструкции по внесению изменений в ЭТК и оказать необходимое содействие (например, предоставить доступ к корпоративному порталу или направить методические материалы).

Документы, необходимые для оформления записи

Приказ о реорганизации (с указанием вида реорганизации, даты вступления в силу, реквизитов новых и старых юридических лиц).
Выписка из ЕГРЮЛ о внесении изменений (наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес).
Согласие сотрудника на продолжение работы в результате реорганизации (если требуется внутренним локальным актом).
Трудовая книжка сотрудника (бумажная или доступ к ЭТК).
Документ, подтверждающий личность ответственного лица (служебное удостоверение, если требуется).

Все документы хранятся в личном деле сотрудника в течение срока, установленного законодательством (не менее 50 лет после увольнения).

Ответственность за нарушение порядка реструктуризации

Невнесение или неправильное оформление записи о реорганизации может повлечь:

Отказ в признании трудового стажа при назначении пенсии или социальных выплат (Пенсионный фонд РФ может потребовать подтверждение непрерывности стажа).
Возможные споры с работником в суде (например, иск о взыскании недоплаченных выплат из‑за отсутствия подтверждения стажа).
Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций.

Поэтому своевременное и точное выполнение процедуры реструктуризации является обязательным условием соблюдения трудового законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о реорганизации задним числом?: Нет. Запись должна соответствовать фактической дате вступления реорганизации в силу (дата приказа). Внесение с обратной датой считается нарушением.
Что делать, если трудовая книжка утеряна до момента реорганизации?: Сначала восстановить дубликат (через бывшего работодателя, ПФР или МФЦ), затем внести запись о реорганизации в дубликат.
Нужно ли уведомлять сотрудника о внесении записи?: Да. Сотрудник должен быть ознакомлен с записью под роспись в трудовой книжке (или подтвердить её в личном кабинете ЭТК).
Как оформить запись, если реорганизация сопровождается сокращением штата?: Сокращение штата оформляется отдельным приказом и записью об увольнении (пункт ст. 81 ТК РФ). Запись о реорганизации вносится только тем сотрудникам, которые продолжают работу.
Можно ли использовать электронную подпись при внесении записи в ЭТК?: Да. При внесении изменений в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» используется электронная подпись работника (упрощённая или квалифицированная). Работодатель лишь предоставляет необходимые реквизиты.

Реструктуризация трудовой книжки – это обязательная процедура при любых изменениях в организационной структуре работодателя, влияющие на его наименование, организационно‑правовую форму или состав юридического лица. Правильное оформление записи гарантирует сохранность трудового стажа сотрудника, исключает риски при назначении пенсии и социальных выплат, а также защищает организацию от административной ответственности.

Кадровой службе рекомендуется:

Вести реестр всех предстоящих реорганизаций с указанием дат и видов изменений.
Заблаговременно готовить приказы и списки сотрудников, которым потребуеться внесение записей.
Обучать сотрудников отдела кадров порядку внесения записей как в бумажные, так и в электронные трудовые книжки.
Хранить копии приказов и выписок из ЕГРЮЛ в личных делах сотрудников не менее требуемого срока.

Соблюдение этих простых, но важных правил позволит избежать споров, обеспечит прозрачность трудовых отношений и повысит доверие сотрудников к работодателю.