Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При приёме на работу сотрудник получает её в руки, а работодатель обязан сделать роспись (подпись) в специальной графе. В этой статье разберём, что такое роспись, как правильно её оформить, какие нюансы учитываются при переходе на электронную трудовую книжку и какие ошибки стоит избегать.

Что такое роспись и зачем она нужна?

Роспись – это подпись работника в графе 13 (или аналогичной) трудовой книжки, подтверждающая факт получения документа. Она выполняет несколько функций:

• Подтверждение факта получения – без подписи работник не может официально подтвердить, что получил книжку.
• Юридическая доказательность – подпись служит доказательством того, что работник ознакомился с содержанием и согласился с записями.
• Соблюдение норм Трудового кодекса – статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя сделать запись и подпись работника.

Как правильно оформить роспись в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

Перед тем как подписать, работник должен проверить:

• полноту и корректность данных в первой странице (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
• соблюдение правил заполнения (чернила одного из допустимых цветов – черный, синий или фиолетовый);
• отсутствие ошибок в названиях предприятий и должностей.

Порядок росписи

1. Работодатель делает запись о приёме в графе 13 (или аналогичной).
2. В той же строке работник ставит подпись.
3. Ниже подписи работника в том же блоке указывается дата выдачи.
4. Работник подписывает заявление о приёме, которое хранится в отделе кадров.

Важно: подпись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней со дня приёма, как указано в статье 66.1 ТК РФ.

Что делать, если подпись не сделана

Если работник не подписал книгу, но уже начал работать, работодателю необходимо:

• провести дополнительную запись о приёме;
• попросить работника подписать книгу в ближайшее время;
• сохранить доказательства того, что работник был уведомлен о необходимости подписи.

Роспись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Как выглядит процесс

В 2026 году большинство организаций используют электронную трудовую книжку. Процесс росписи в ЭТК выглядит так:

1. Работодатель вводит данные о приёме в систему.
2. Система генерирует электронный документ, который автоматически подписывается работодателем.
3. Работник получает уведомление о готовности книги и может скачать её в формате PDF.
4. В графе «Выдана на руки» работник ставит электронную подпись (или подтверждает получение через Госуслуги).

Электронная подпись может быть заменена подтверждением через Госуслуги или СФР, где работник вводит свой ИНН и подтверждает факт получения.

Особенности росписи в ЭТК

• Подпись в ЭТК не требует физического присутствия – достаточно подтверждения в системе.
• Запись о приёме автоматически фиксируется в базе, что упрощает контроль за стажем.
• В случае перехода с бумажной на электронную книгу, работодатель обязан оформить дубликат и подписать обе версии.

Практические рекомендации

• Проверяйте дату выдачи – она должна совпадать с датой приёма.
• Соблюдайте правила цвета чернил – в бумажной книге допускаются только черный, синий или фиолетовый.
• Если вы работаете в компании, где используется вкладыш, убедитесь, что он заполнен и подписан, иначе книга недействительна.
• Для электронных записей сохраняйте копии выписок, которые можно получить через Госуслуги или ПФР.
• При возникновении разногласий с работодателем, обращайтесь в СФР – там можно проверить корректность записей.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли подписать книгу позже, чем в течение пяти дней? – Да, но работодатель должен зафиксировать дату подписания в системе.
2. Что делать, если в книге есть ошибка? – Работодатель оформляет исправление в виде вкладыша.
3. Можно ли получить электронную копию после подписания? – Да, через Госуслуги или СФР.
4. Нужна ли подпись, если я работаю удаленно? – Да, подпись подтверждает факт получения, независимо от места работы.

Роспись при получении трудовой книжки – важный юридический акт, подтверждающий факт приёма сотрудника на работу. В бумажной форме она оформляется вручную, а в электронной – через цифровые сервисы. Соблюдение правил оформления, правильный выбор цвета чернил и своевременная подпись обеспечивают юридическую чистоту трудовых отношений и защищают права обеих сторон.