Вопрос о хранении оригинала трудовой книжки актуален для всех работодателей и сотрудников. Правильное расположение документа гарантирует его сохранность, а также упрощает процесс оформления копий, запросов и подтверждения трудового стажа. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практике 2026 года.
Где находится оригинал трудовой книжки?
Согласно современным требованиям, оригинал трудовых книжек хранится у работодателя в специальном месте. Наиболее распространённые варианты:
- Сейф в отделе кадров;
- Металлический шкаф или специализированный архивный ящик;
- Организованное хранилище в архиве предприятия (на срок до 50 лет после увольнения).
Важно, чтобы место хранения было оформлено как строго контролируемое и доступное только уполномоченным лицам.
Требования к оформлению места хранения
По п. 6.2 Положения о хранении трудовых книжек, в организации они должны находиться в:
- Сейфе отдела кадров;
- Металлическом шкафу;
- Специальном помещении, отвечающем требованиям к защите документов.
Технические детали (конструкция шкафа, система доступа) фиксируются в локальных нормативных актах организации.
Как правильно оформить копию оригинала
Для подтверждения подлинности копии (заверительной надписи) необходимо выполнить несколько обязательных действий:
- Указать место, где хранится оригинал;
- Сделать отметку о номере и году изготовления копии;
- Поставить печать или штамп работодателя.
Пример оформления копии можно посмотреть в образце 2026 года.
Что входит в запись в копии
В копию трудовой книжки вносятся те же сведения, что и в оригинале: сведения о работодателях, должностях, приказах, датах начала и окончания работы и др.
Сроки хранения оригинала и копий
Сроки хранения определяются законодательством:
- Если трудовой договор был заключён до 1 января 2003 года, оригинал хранится 75 лет;
- Если договор заключён с 1 января 2003 года, срок хранения – 50 лет после увольнения сотрудника.
После истечения срока оригинал может быть уничтожен, но только после официального решения организации и в соответствии с требованиями Федерального закона «Об архивном деле».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные формы трудовых книжек. При этом:
- Электронная книжка хранится на серверах СФР (Совет Федерации РФ).
- Бумажный вариант остаётся в силе, если работник не отказался от него.
Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, но требует отдельного подтверждения при запросах в пенсионный фонд, банках и других инстанциях.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этим простым правилам:
- Зарегистрируйте журнал учёта трудовых книжек и вкладышей.
- При приёме на работу собирайте оригиналы книжек и сразу оформите их в учёт.
- Храните оригиналы в защищённом месте (сейф, шкаф, архив).
- При оформлении копий обязательно указывайте место хранения оригинала и ставьте печать.
- Соблюдайте сроки хранения и вовремя утилизируйте устаревшие документы;
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки? – Да, но только в случае, когда сотрудник покинул организацию и требует документ для дальнейшего использования.
- Где хранить книжку, если сотрудник уволен и не забирает её? – Оригинал остаётся в организации до востребования, после чего хранится в архиве на срок, установленный законом.
- Как оформить штамп на копии? – Штамп должен содержать название организации, её ИНН, адрес и надпись «Копия заверена».
Оригинал трудовой книжки – важный документ, который требует строгого учёта и надёжного хранения. Правильное расположение (сейф, шкаф, архив) и своевременное оформление копий позволяют избежать юридических проблем и упростить работу с пенсионным фондом, банками и другими инстанциями. Следуя рекомендациям, изложенным выше, вы сможете обеспечить надёжную работу с трудовыми книжками в любой период.