Добро пожаловать! Эта статья является подробным руководством по оформлению трудовых книжек для работодателей, кадровиков и самих работников. Мы разберем как классическое бумажное оформление, так и ключевые нюансы работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК), которые становятся стандартом.

Основные документы, регулирующие оформление ТК

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 85, 91 и др.).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 610н от ). Это основной документ-инструкция.
• Приказ Минтруда России от № 424н — утверждает формы бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Федеральный закон от № 389-ФЗ — ввел обязательное ведение ЭТК с для новых работников и переходный период для остальных.

Заполнение классической (бумажной) трудовой книжки

Несмотря на переход на электронный формат, многие граждане до сих пор имеют бумажные книжки, выданные ранее. Их нужно правильно вести.

Общие правила

• Записи вносятся чернилами синего или черного цвета, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся, например, «г.»).
• Каждая запись должна содержать: дату, наименование документа (приказ, распоряжение), номер документа, суть изменения (назначение, перевод, увольнение) и подпись руководителя организации или уполномоченного лица, а также печать организации.
• Записи производятся в строгом соответствии с датами документов-оснований.

Ключевые записи и их формулировки (согласно Инструкции)

1. Прием на работу: «Принят(а) на работу [должность] с [дата]». Указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
2. Изменение трудового договора (ст. 72 ТК РФ): «Изменен трудовой договор от [дата старого договора] № [номер]. [Подробно указать, что именно изменено: перевод, изменение условий оплаты и т.д.]».
3. Перевод: «Переведен(а) на должность [новая должность] с [дата]». Если перевод временный — обязательно указать «временно».
4. Увольнение (ст. 78-81 ТК РФ): «Уволен(а) с [дата] на основании [статья ТК РФ или иное основание, например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ]». Важно: дата увольнения — последний рабочий день. Указывать «по собственному желанию» неверно, нужно ссылаться на пункт части 1 ст. 77 ТК РФ.
5. Выдача дубликата ТК: «Выдан дубликат трудовой книжки [серия, номер] с [дата выдачи] на основании [основание, например, заявления работника]».

Особенности для бланков нового образца (с )

С 1 июля 2023 года для оформления бумажных ТК используются новые бланки (Приказ Минтруда № 424н). Они имеют защитные элементы и измененную структуру. Старые бланки, выданные до этой даты, продолжают действовать и заполняются по прежним правилам.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): полное руководство

С 1 января 2023 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. С 1 января 2025 года эта обязанность распространяется на всех работников, включая тех, кто уже имеет бумажную книжку (за исключением отдельных случаев, например, для работников, уволенных до 2023 года и не вступавших в новые трудовые отношения).

Что такое ЭТК и как она выглядит?

ЭТК — это официальный электронный документ, который ведется в Сведомостях о трудовой деятельности (СоТД) в рамках Единой государственной системы информации о социальном обеспечении (ЕГИССО). Доступ к ней имеет:

• Работник — через портал Госуслуг или сайт трудовая-книжка.рф.
• Работодатель — через среду обмена данными (СОД) или личный кабинет на портале трудовая-книжка.рф.
• Пенсионный фонд России (ПФР) — как оператор системы.

Как и когда заполнять ЭТК? Пошаговая инструкция для работодателя

• При приеме на работу обязательно запросите у работника сведения о его предыдущей трудовой деятельности (если она была). Это можно сделать по форме, утвержденной приказом Минтруда.
• В течение 5 рабочих дней с даты заключения договора (или с даты, когда работник предоставил сведения) работодатель должен создать в ЭТК запись о приеме на работу.
• Запись автоматически формируется на основе данных из Сведений о трудовой деятельности (СоТД), которые ПФР уже имеет о работнике (если он ранее работал официально). Если данных нет — работодатель вносит их вручную.
1. Внесение изменений (переводы, повышения, взыскания и т.д.):
   • Любое изменение условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ) должно быть отражено в ЭТК.
   • Работодатель вносит запись в течение 5 рабочих дней с даты издания соответствующего локального акта (приказа).
   • Указываются: дата, номер и основание (название документа), суть изменения.
2. Увольнение:
   • Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день) или в течение 5 рабочих дней после него.
   • Обязательно указывается: дата увольнения, номер и дата приказа об увольнении, конкретное основание из ст. 77, 78, 81 ТК РФ с указанием пункта и части.
   • Пример правильной записи: «Уволен с на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (истечение срока трудового договора)».

Как оформить увольнение в ЭТК: детальный алгоритм

1. Издать приказ об увольнении (форма Т-8 или иная, установленная локальными актами).
2. В личном кабинете работодателя на портале трудовая-книжка.рф или в СОД найти раздел «Внесение сведений» или «Работа с ЭТК».
3. Выбрать конкретного работника (по СНИЛС, ФИО, номеру ЭТК).
4. Нажать «Добавить запись» или «Внести сведения об увольнении».
5. Заполнить форму:
   • Дата увольнения (последний рабочий день).
   • Номер и дата приказа об увольнении.
   • Основание увольнения — выбрать из выпадающего списка, соответствующего статьям ТК РФ. Это критически важно!
   • Примечание (если требуется уточнение).
6. Подтвердить внесение. Система автоматически сформирует запись в СоТД.
7. Уведомить работника! В течение 3 рабочих дней с даты увольнения работодатель обязан выдать работнику распечатку (выписку) из его ЭТК на бумажном носителе по его заявлению. Это его право. Выдавать выписку необязательно, если работник не обратился с заявлением.

Что делать работнику?

• Получить доступ к своей ЭТК: через Госуслуги (нужна подтвержденная учетная запись) или на портале трудовая-книжка.рф (нужен СНИЛС и пароль/код из ПФР).
• Регулярно проверять записи: особенно после смены работы. Если есть ошибки — немедленно обратиться к бывшему работодателю с заявлением об исправлении.
• При увольнении: запросить у работодателя распечатку из ЭТК (это бесплатно). Проверить корректность записи об увольнении (дата, основание).
• Если у вас есть старая бумажная книжка: при переходе на новое место работы вы можете:
  • Передать ее новому работодателю для внесения сведений в ЭТК (он обязан это сделать).
  • Оставить ее у себя, а работодатель внесет данные на основании ваших сведений и информации из ПФР.
  • Сдать старую книжку в ПФР для архивирования (не обязательно, но можно).

Частые вопросы (FAQ)

А что с «инструкцией 69»? Где она?

Как уже сказано, в действующей Инструкции от № 610н нет пункта 69. Возможно, пользователь имел в виду устаревший документ (например, Инструкцию от 2004 года, которая действительно имела такой пункт). Всегда ориентируйтесь на последнюю редакцию! Актуальный текст Инструкции можно найти на сайте Гарант, КонсультантПлюс или в Собрании законодательства РФ.

Как быть, если работодатель не заполняет ЭТК или заполняет неправильно?

Это прямое нарушение Трудового кодекса (ст. 91). Работник может:

1. Подать письменное заявление работодателю с требованием исправить запись;
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. Обратиться в Пенсионный фонд (как оператор системы).
4. Подать иск в суд о восстановлении трудовых прав и взыскании компенсации.

Нужно ли ставить печать и подпись в электронной записи?

Нет. В ЭТК все записи имеют электронную подпись (ЭЦП) работодателя, которая имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи и печати; Распечатка из ЭТК, подписанная ЭЦП, является официальным документом.

• С — обязательное ведение ЭТК для вновь принимаемых на работу.
• С — обязательное ведение ЭТК для всех работников (включая тех, кто уже имеет бумажную книжку).
• С , использование новых бланков для бумажных ТК.
• Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в течение 5 рабочих дней с даты события (прием, изменение, увольнение).
• Работник имеет право на бесплатную распечатку своей ЭТК по заявлению.

Полезные ресурсы:

• Официальный портал: трудовая-книжка.рф
• Портал Госуслуг (раздел «Трудовая книжка»): gosuslugi.ru
• Сайт Пенсионного фонда РФ: пфр.рф