Данная статья представляет собой детальное руководство по оформлению, ведению и хранению трудовых книжек на территории Украины․ Основой регулирования является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от № 58 (далее – Инструкция №58) с последующими изменениями и дополнениями, а также законодательство об электронных трудовых книжках․

Законодательная база и исторический контекст

Регулирование ведения трудовых книжек в Украине основано на следующих ключевых документах:

• Инструкция №58 (от ) – основной документ, детально описывающий правила для бумажных книжек․
• Закон Украины № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно оформления трудовых книжек» (принят в 2021 г․)․
• Постановление Кабинета Министров Украины об утверждении Порядка подтверждения стажа (для случаев утери или некорректных записей)․

Ключевое событие: С 10 июня 2021 года вступил в силу закон об электронных трудовых книжках․ Установлен пятилетний переходный период (до 2026-2027 гг․), в течение которого действует параллельная система: бумажные и электронные книжки․

Два вида трудовых книжек: сравнение

Бумажная трудовая книжка (традиционная)

• Кто ведет: Работодатель (отдел кадров)․
• Основа: Инструкция №58․
• Форма: Утвержденная стандартная тетрадь с ьным листом․
• Хранение: У работодателя (для действующих сотрудников) или у работника (при увольнении)․
• Актуальность: Продолжает оформляться в переходный период, особенно для работников, не желающих переходить на электронную форму, или для подтверждения стажа, начатого до 2021 года․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Кто ведет: Государство (Пенсионный фонд Украины – ПФУ) через портал «Дія» или электронный кабинет застрахованного лица; Данные вносят работодатели и сам работник (в части сведений, не связанных с работой)․
• Основа: Закон № 1217-IX и подзаконные акты․
• Форма: Цифровая запись в единой государственной системе․
• Хранение: В безвозмездном и безlimitном хранении в ПФУ․ Доступ работнику через «Дію»․
• Преимущества: Невозможность утери, подделки, упрощение процедуры подтверждения стажа для пенсии, автоматический расчет страхового стажа․

Детализация ключевых правил по Инструкции №58 (для бумажных книжек)

Выдача и оформление трудовой книжки

1. Кому выдается: Всем работникам, принимаемым на работу впервые, а также лицам, ранее имевшим трудовую книжку, но утратившим ее (по их заявлению и при наличии справок)․
2. ьный лист: Заполняется полностью․ Обязательно проставляется оттиск или печать отдела кадров (или организации) и подпись ответственного лица․
3. ФИО: Должны полностью соответствовать данным в паспорте (гражданина Украины) или документе, удостоверяющем личность иностранца․ Любые расхождения – повод для исправления․

Порядок внесения записей

Записи делаются на основании приказов (распоряжений) работодателя․ Каждая запись должна содержать:

• Дату записи․
• Наименование документа (приказ, распоряжение) и его номер․
• Дату документа․
• Суть изменения в трудовых отношениях (прием, перевод, увольнение и т․д․)․
• Подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать организации․

Виды записей (основные):

• Прием на работу: С указанием должности, структурного подразделения, оплаты труда (оклада, тарифной ставки)․
• Перевод на другую работу: С указанием новой должности и оплаты․ Перевод на неполное время, совместительство – оформляется отдельной записью․
• Увольнение: С точной ссылкой на пункт части первой статьи 40 или статью 41-1 Трудового кодекса Украины․ Указывается дата увольнения․
• Награждения, поощрения, взыскания․
• Изменение ФИО, паспортных данных․

Аудит и оцифровка записей перед переходом на ЭТК

Перед тем как прекратить ведение бумажной книжки и перейти на электронную, работодатель обязан провести предварительный аудит всех записей․

Цель аудита:

• Выявление неполных, неточных или противоречивых записей․
• Подготовка комплекта документов для подтверждения стажа, если записи отсутствуют․

Что проверять:

1. Полнота записей: Есть ли записи за все периоды работы в организации?
2. Корректность формулировок: Соответствуют ли записи требованиям Инструкции №58? Указаны ли даты, номера документов?
3. Согласованность: Совпадают ли даты приема/увольнения в книжке с приказами и другими документами (табель, личная карточка)?
4. Наличие печатей и подписей․

Действия при выявлении ошибок:

Если в ходе аудита обнаружены ошибки (опечатки, неверные даты, отсутствие обязательных реквизитов), их необходимо исправить до начала массовой оцифровки․

Порядок исправления ошибок в бумажной трудовой книжке

Инструкция №58 строго регламентирует, как и что можно исправлять․ Любое исправление – это исключение, а не правило․

• Что можно исправлять:
  • Очевидные опечатки (например, в дате или ФИО)․
  • Ошибки в написании названий должностей, структурных подразделений․
  • Пропущенные, но очевидные с точки зрения контекста, данные (например, не указана дата приказа, но она известна из самого приказа)․
• Что НЕЛЬЗЯ исправлять:
  • Изменять суть записи (например, менять причину увольнения, дату увольнения)․
  • Заполнять «дырявые» записи, если сам документ-основание (приказ) утерян или не был издан․
• Техника исправления:
  • Ошибочный текст зачеркивается одной жирной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст․
  • Рядом (выше или ниже) пишется правильный текст․
  • В левом нижнем углу исправленной записи делается подпись лица, внесшего исправление, и проставляется печать отдела кадров (организации)․
  • Запрещено использовать correction fluid (шариковую ручку с белой пастой), подчищать, переписывать запись заново․

Подтверждение стажа при отсутствии или некорректных записях

Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) нет записей за определенный период или они содержат ошибки, для назначения пенсии или иных целей стаж подтверждается иными документами․

Перечень таких документов утвержден постановлением Кабинета Министров Украины․ К ним относятся:

• Справки с места работы (о приеме, увольнении, продолжительности работы)․
• Копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении․
• Трудовые договоры․
• Выписки из протоколов собраний (для выборных должностей)․
• Справки из архивов, военных билетов, справки о стаже из ПФУ․
• Иные документы, подтверждающие факт работы и ее продолжительность․

Все эти документы должны быть оформлены надлежащим образом (иметь реквизиты, подписи, печати) и согласовываться между собой по датам и наименованиям․

Практические шаги для работодателя в 2026 году

1. Инвентаризация: Проведите полную проверку всех имеющихся бумажных трудовых книжек (действующих и уволенных сотрудников)․
2. Аудит записей: Выявите несоответствия, пропуски, ошибки по каждому документу․
3. Исправление: В установленном Инструкцией №58 порядке внесите исправления в бумажные книжки․ Для грубых ошибок – оформите новые приказы․
4. Подготовка документов для ЭТК: Убедитесь, что все приказы, на основании которых вносятся записи в ЭТК, находятся в деле и их данные (номера, даты) абсолютно точны․
5. Массовая оцифровка: На основании проверенных и исправленных бумажных книжек (или иных документов) сформируйте пакет данных для загрузки в систему ЭТК․ Данные могут подавать и работники самостоятельно через «Дію», сканируя свои бумажные книжки․
6. Хранение бумажных книжек: После завершения оцифровки и сверки данных, бумажные трудовые книжки уволенных сотрудников, согласно закону, подлежат бессрочному хранению в архиве организации․ Выдавать их работникам при увольнении больше не требуется, если они согласны на электронную форму․

Ведение трудовых книжек в Украине в 2026 году – это работа в условиях двойного регулирования: устаревшие, но еще действующие правила Инструкции №58 для бумажного носителя и новые, цифровые правила для электронной книжки;

Главный принцип: Любая запись, будь то на бумаге или в цифре, должна быть обоснована, точна и соответствовать реальному документу-основанию (приказу)․ Неисправленные ошибки в бумажных книжках станут проблемой при их оцифровке и, главное, при последующем подтверждении стажа в Пенсионном фонде․

Переход на электронную форму – это не отмена ответственности, а ее перенос в цифровую плоскость․ Поэтому тщательная подготовка и аудит существующих бумажных записей – критически важный этап для каждого работодателя․

Статья составлена на основе анализа нормативных актов и публикаций от 2021 по 2026 год․ Текущая редакция Инструкции №58 и Закона № 1217 должна быть проверена в официальных источниках․