С 1 января 2023 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Процесс перехода с традиционной бумажной книжки на электронный формат стал стандартной практикой, но требует четкого понимания алгоритма действий от обеих сторон: работника и работодателя. Данная статья представляет собой детальное руководство по всем этапам перехода в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о работе гражданина, который хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) (с 2023 года, в структуре Социального фонда России).

• В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную: данные о работнике, история трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы), основания для внесения записей, подписи и печати.
• Документ имеет юридическую силу равную бумажному варианту.
• Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР/СФР.

Пошаговая инструкция для работника

Если вы приняли решение перейти на электронный формат, следуйте этому алгоритму:

Шаг 1: Написание заявления

Вам необходимо написать письменное заявление (форма свободная) своему работодателю. В заявлении обязательно укажите:

1. ФИО, паспортные данные.
2. Дату, с которой вы хотите, чтобы бумажная трудовая книжка прекратила действовать.
3. Явное указание на желание вести трудовую книжку в электронном виде.
4. Дату и подпись.

Заявление можно подать в любое время, даже если ранее вы отказывались от ЭТК.

Шаг 2: Передача заявления работодателю

Передайте заявление в кадровую службу (отдел кадров, HR-отдел) лично под расписку или иным способом, подтверждающим факт получения (например, по электронной почте с уведомлением).

Пошаговая инструкция для работодателя (кадрового специалиста)

Получив заявление от сотрудника, работодатель обязан выполнить ряд обязательных действий в строгой последовательности:

Шаг 1: Проверка бумажной трудовой книжки

Перед любыми действиями обязательно проверьте актуальное состояние и правильность заполнения бумажной трудовой книжки сотрудника. Это критически важно, чтобы избежать расхождений между бумажным и электронным архивом.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную книжку

В последнюю (или предпоследнюю, если есть свободная страница) страницу бумажной трудовой книжки необходимо сделать следующую запись:

[Дата] Сведения о трудовой деятельности работника [ФИО] в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации ведутся в электронном виде в трудовой книжке, хранящейся в Пенсионном фонде Российской Федерации (Социальном фонде России).

Бумажная трудовая книжка с этого числа не ведется.

Подпись работника _________________

Подпись работодателя _________________

Печать организации

Запись должна быть заверена печатью организации и подписями как работника, так и уполномоченного представителя работодателя (обычно начальника отдела кадров или HR-менеджера).

Шаг 3: Выдача бумажной книжки работнику

После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под его расписку. Это подтверждает, что он получил документ с финальной записью о прекращении его ведения.

Шаг 4: Подготовка и подача сведений в СФР (ПФР)

Это ключевой технический шаг. Работодатель должен передать информацию о сотруднике в Социальный фонд России для создания/актуализации его ЭТК.

1. Сведения подаются в установленной форме ЕФС-1 (Единая форма сведений). Важно: с 2023 года все записи, в т.ч. о заявлениях на ЭТК, подаются именно через эту форму.
2. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 указываются данные о трудовой деятельности работника.
3. Информация о самом факте перехода на ЭТК (дата, указанная в заявлении) также отражается в сведениях, подаваемых в СФР.

Подача формы ЕФС-1 осуществляется через электронные сервисы (например, СБИС, Контур.Экстерн, 1С) или напрямую через личный кабинет работодателя на сайте СФР.

Шаг 5: Подтверждение создания ЭТК

После успешной обработки данных СФР создаст (или обновит) электронную трудовую книжку сотрудника. Работодатель должен убедиться, что сведения успешно загружены в фонд. Уведомить об этом сотрудника не обязательно, но рекомендуется.

Ключевые моменты и частые вопросы

Можно ли отказаться от ЭТК после перехода?

Нет. После того как работодатель внес запись в бумажную книжку о переходе на ЭТК и подал сведения в СФР, возврат к бумажному документу невозможен. Решение об окончательном переходе принимает работник при подаче заявления.

Что делать с уже имеющейся бумажной книжкой?

После внесения финальной записи (см. Шаг 2 выше) бумажная книжка не изымается и не уничтожается. Она остается у работника как документ, подтверждающий его трудовую деятельность до даты перехода. Ее можно предъявить при необходимости.

Какие штрафы грозят работодателю?

За нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая неправильное оформление перехода на ЭТК) предусмотрены административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб.
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Нарушением считается, в частности, отсутствие или некорректное оформление записи в бумажной книжке при переходе на электронную.

Как работник может проверить свою ЭТК?

После того как работодатель подал сведения, сотрудник может:

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуг (услуга «Сведения о трудовой деятельности»).
2. Зарегистрироваться на сайте ПФР/СФР в разделе «Электронная трудовая книжка».
3. Получить официальную выписку из ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку — это простой, но требующий внимания процесс. Для работника ключевым шагом является подача четкого заявления; Для работодателя — это строгое соблюдение последовательности: проверка бумажного документа, корректная завершающая запись с печатью и подписями, выдача книжки на руки и, наконец, отправка актуальных сведений в Социальный фонд через форму ЕФС-1. Следование этой инструкции гарантирует легальность перехода и защитит обе стороны от возможных претензий контролирующих органов.