С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Нормативная база закреплена Федеральным законом № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и дополнена Законом № 436‑ФЗ. Ниже представлен пошаговый гид для работодателей и сотрудников, актуальный на май 2026 года.
Нормативная база и ключевые даты
- – начало обязательного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде для всех работодателей.
- – срок, к которому работодатели должны были уведомить сотрудников о переходе на ЭТК и издать соответствующий приказ.
- – с этой даты все newly hired сотрудники (первый трудовой договор) могут вести трудовую книжку исключительно в электронном виде; заявление о выборе формы больше не требуется.
- Текущий год (2026) – хранение сведений осуществляется в Социальном фонде России (СФР) (ранее Пенсионный фонд РФ).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, формируемая работодателем и передаваемая в СФР в виде электронного документа. Сведения включают:
- данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- информацию о приёме, переводах, увольнениях;
- периоды работы, должности, профессии;
- сведения о наградах, взысканиях, повышении квалификации;
- иные сведения, предусмотренные ст. 66 ТК РФ.
Формирование и передача сведений осуществляются через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или через специализированные сервисы (СБИС, 1С:Предприятие, КонсультантПлюс и др.) с использованием защищённого канала взаимодействия с СФР (СМЭВ).
Порядок оформления ЭТК для работодателя
Подготовка внутренних документов
- Издать приказ о переходе на электронные трудовые книжки (если ещё не сделано до ). В приказе указывают:
- дата введения ЭТК;
- ответственное лицо (кадровик, бухгалтер);
- порядок информирования сотрудников;
- сроки предоставления сведений в СФР.
- Уведомить сотрудников о переходе (можно сделать под роспись, через электронную почту с подтверждением получения или через личный кабинет на Госуслугах). Уведомление должно содержать:
- информацию о праве выбрать форму ведения трудовой книжки (до );
- образец заявления о согласии на предоставление сведений в электронном виде;
- контактные данные для вопросов.
- Обновить внутренние регламенты (положение о ведении трудовых книжек, инструкцию по кадрам) с учётом требований ФЗ‑439 и ФЗ‑436.
Сбор и передача сведений
- При приёме на работу (с – только электронно):
- Запросить у сотрудника СНИЛС и паспортные данные;
- Заполнить форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) за период работы в данной организации;
- Передать форму в СФР через личный кабинет работодателя (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- При переводе, отпуске, увольнении:
- Внести изменения в СТД‑Р (дата события, основание – приказ, трудовой договор);
- Направить обновлённый сведения в СФР не позднее пятого рабочего дня следующего месяца после события.
- Ежегодная отчётность:
- Работодатель обязан не реже одного раза в год (до 15 февраля) направлять в СФР Consolidated Report о всех изменениях в трудовой деятельности сотрудников за предыдущий год.
Технические аспекты
- Использовать сертифицированное ПО, поддерживающее формат XML, утверждённый СФР (схема обмена данными –
ETK_2.0.xsd). - Обеспечить защищённую передачу данных по протоколу HTTPS с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
- Хранить копии всех отправленных файлов в архиве организации не менее 50 лет (согласно ст. 66 ТК РФ).
Порядок действий для сотрудника
- Подать заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде (образец можно скачать с портала КонсультантПлюс или Госуслуги). Заявление подаётся один раз при приёме на работу или при переходе с бумажной на электронную форму (до ).
- Получить выписку из ЭТК:
- Через личный кабинет на Госуслугах → раздел «Трудовая деятельность» → «Запросить выписку»;
- Или обратиться в МФЦ/СФР с паспортом и СНИЛС.
- Контролировать достоверность сведений:
- Регулярно проверять выписку;
- При обнаружении ошибки направить работодателю запрос на исправление (форма СТД‑И – исправление сведений).
Особенности ведения для разных категорий работников
Новые сотрудники (принятые после )
Для них электронная форма является обязательной. Заявление о выборе формы не требуется. Работодатель сразу формирует СТД‑Р и передаёт его в СФР.
Сотрудники, перешедшие с бумажной на электронную форму (до )
Необходимо:
- Подать заявление о согласии на электронное ведение;
- Попросить у предыдущего работодателя выписку из бумажной ТК (форма СТД‑П) и передать её в СФР как исторические сведения;
- После получения выписки работодатель формирует первый электронный запись о дате приёма на текущую работу.
Работники, отказавшиеся от электронной формы
Отказ возможен только до . После этой дата отказ не допускается, и трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде. При отказе до указанной даты работодатель продолжает вести бумажную ТК и одновременно направляет сведения в СФР (дублирование).
Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК
- Непредставление или несвоевременное представление сведений в СФР – штраф от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Нарушение конфиденциальности данных – штраф от 100 000 до 300 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
- Внесение заведомо ложных сведений – возможно привлечение к уголовной ответственности (ст. 272 УК РФ).
Полезные ресурсы и шаблоны
- Портал Госуслуги – личный кабинет работодателя → раздел «Электронная трудовая книжка».
- Сайт Социального фонда России (СФР) – инструкции по загрузке форм СТД‑Р, СТД‑И, СТД‑П.
- КонсультантПлюс – образцы заявлений о согласии на электронное ведение, приказы о переходе.
- СБИС / 1С:Предприятие – готовые модули для формирования и отправки сведений в СФР.
- Министерство труда и социальной защиты РФ – раздел «Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (методические рекомендации, FAQ).
Краткий чек‑лист для работодателя
- Приказ о переходе на ЭТК (если ещё не издан).
- Уведомление всех сотрудников о переходе (под роспись или через Госуслуги).
- Сбор согласий (заявления) от сотрудников, желающих оставить бумажную форму (до ).
- Настройка ПО для формирования XML‑файлов согласно схеме СФР.
- Получение СНИЛС и паспортных данных при приёме на работу.
- Заполнение и отправка формы СТД‑Р при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение).
- Ежегодная отправка Consolidated Report до 15 февраля.
- Хранение копий всех отправленных файлов не менее 50 лет.
- Контроль своевременности и полноты сдачи отчётности (внутренний аудит).
- Обучение кадровой службы изменениям в законодательстве (ежегодно).
Соблюдение вышеописанных шагов обеспечит корректное ведение электронных трудовых книжек, minimises риски штрафов и гарантирует доступ сотрудников к актуальным сведениям о своей трудовой деятельности в любое время через государственные сервисы.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется сверяться с официальными источниками (КонсультантПлюс, Госуслуги, сайт СФР).