Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его место работы.
В России она обязана вести каждый работодатель для всех сотрудников, которые проработали в его организации хотя бы 5 дней. Ниже приведено подробное руководство по оформлению, ведению и использованию трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством.

Правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет порядок оформления и содержания трудовой книжки.
• Приказ Минтруда РФ от  № 588н – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда РФ от  № 588н – «Порядок перехода на электронные трудовые книжки».
• Федеральный закон «О социальном страховании в Российской Федерации» – обязательность передачи сведений в СФР.

С 2021 года при первом трудоустройстве в России оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажную книжку можно вести только в случае, если работник уже имел трудовой стаж в другой организации.

Когда начинается ведение трудовой книжки?

Работодатель обязан:

1. Завести трудовую книжку в течение недельного срока со дня приема работника.
2. Внести запись о приёме, включая дату, основания трудоустройства, должность и структурное подразделение.
3. Сохранить книгу в течение всего срока трудового договора и после его окончания.

Если работник проработал в организации 5 дней или более, то его трудовая книжка обязательно должна быть заведена и заполнена.

Как оформить запись о приёме в трудовую книжку

Ниже приведён образец записи, который можно использовать как шаблон. Важно соблюдать точность и полноту сведений.

Образец записи

Внесено в трудовую книжку № 1234567
(первый экземпляр)
Приём на работу

 Дата приёма: 
 Основания трудоустройства: срочный трудовой договор
 Должность: Инженер-строитель
 Структурное подразделение: Отдел проектирования
 Форма занятости: Полная
 Срок трудового договора: – 
 Ставка: 50000 руб.
 Предыдущий работодатель: ООО «СтройТех» (если есть)
 Номер приказа о приёме: 001/2026
 Подпись руководителя: ___________
 Подпись работника: ___________

Важные моменты:

• Не указывайте «принято на время» – указывайте фактическую дату и основания трудоустройства.
• Если работник работает по срочному договору, укажите срок договора.
• В случае перехода на ЭТК, в записи указывайте переход на электронный формат.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2025 года в России действует система электронных трудовых книжек. Это упрощает ведение учета и обеспечивает доступ к данным через портал Госуслуги и систему СФР.

Пошаговая инструкция

1. Регистрация работодателя в системе СФР (если ещё не зарегистрирован).
2. Подтверждение первичного трудоустройства через портал Госуслуги.
3. Внесение сведений о приёме, переводе, увольнении и изменениях в личном кабинете работодателя.
4. Проверка корректности данных в выписке из ЭТК.
5. При необходимости – выдача дубликата через портал Госуслуги.

Ключевые преимущества ЭТК:

• Отсутствие бумажного документооборота.
• Мгновенный доступ к данным для всех заинтересованных сторон.
• Сокращение времени на оформление и хранение.

Как вести бумажную трудовую книжку (если требуется)

Если работник уже имел трудовой стаж в другой организации, то в его бумажной трудовой книжке необходимо внести запись о приёме в новую организацию. В этом случае:

• Используйте новый бланк для трудовой книжки, утверждённый Минтрудом.
• Заполните ьный лист и внесите все необходимые сведения.
• Передайте данные в СФР для ведения ЭТК.
• Сохраняйте бумажную копию в архиве работодателя.

Как получить и оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки требуется в случае потери, кражи или повреждения оригинала.

Процедура получения дубликата

1. Подготовьте заявление о выдаче дубликата (форма ПП-1).
2. Предоставьте копии документов, подтверждающих личность и трудовой стаж (паспорт, СНИЛС, ИНН, справка о работе).
3. Оплатите государственную пошлину (если применимо).
4. Получите дубликат в отделе кадров или через портал Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от ЭТК? – Нет, отказ от ЭТК невозможен. Все данные автоматически передаются в СФР.
• Что делать, если работник не имеет бумажной трудовой книжки? – Оформляется только ЭТК.
• Как проверить, передает ли работодатель сведения в СФР? – Через портал Госуслуги можно запросить выписку из ЭТК.
• Когда нужно вносить запись о переводе? – В течение 5 дней с момента перевода.
• Как исправить ошибку в записи? – Внесите исправление в следующей записи, указав дату и причину исправления.

Ведение трудовой книжки – важный элемент кадрового учета, который обеспечивает правовую защиту как работодателя, так и работника. С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным и удобным, но бумажный вариант остаётся актуальным для тех, кто уже имеет стаж в другой организации. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить, вести и использовать трудовую книжку в соответствии с законодательством РФ.

Для более подробной информации обращайтесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Госуслуги и Система Фонда социального страхования.