Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её заполнение является обязательной обязанностью работодателя и регулируется Трудовым кодексом РФ (статья 66), а также Приказом Минтруда России от № 320н, утвердившим форму и порядок ведения. С 2021 года в России параллельно существуют две формы: бумажная и электронная. Данное руководство отражает актуальные правила на 2026 год.

Виды трудовых книжек и общие принципы заполнения

Бумажная трудовая книжка

• Выдается работникам, имевшим её до 2021 года, а также по их заявлению.
• Является собственностью работодателя, выдается на руки работнику под расписку.
• Заполняется черными или синими чернилами (паста, гель) разборчивым почерком.
• Запрещены: исправления, помарки, подчистки, использование карандаша, сокращения слов (кроме общепринятых, например «г.» для года), неразборчивые записи.
• Даты указываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведется в информационной системе СФР. Работник может получить доступ к своим данным через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
• Работодатель обязан передавать в СФР сведения о приеме, увольнении и иных кадровых событиях в электронном виде в течение 3 рабочих дней.
• Формулировки записей в ЭТК должны в точности соответствовать формулировкам, предусмотренным ТК РФ и инструкцией Минтруда.
• При увольнении работник имеет право получить на руки распечатку своей ЭТК. В этом случае в графе 13 (для бумажной книжки) делается особая запись.

Пошаговое заполнение ьного листа (для бумажной книжки)

ьный лист (первая страница) заполняется при приеме на работу. Все данные берутся из паспорта и документа об образовании.

1. Фамилия, имя, отчество: указываются полностью, без сокращений (например, Иванов Петр Сергеевич).
2. Дата и место рождения: число, месяц, год (арабскими цифрами) и населенный пункт.
3. Сведения о родителях: ФИО отца и матери. Указываются полностью.
4. Образование: указывается наименование учебного заведения, специальность (по диплому), год окончания, вид документа (диплом, свидетельство). Например: «Высшее, МГУ, факультет экономики, специальность «Финансы и кредит», 2024, диплом.»
5. Сведения о семейном положении: указывается «женат/замужем» или «не женат/не замужем». При наличии детей — их ФИО и год рождения.
6. Дата выдачи книжки: дата, когда работодатель вручил книжку работнику (совпадает с датой приема на работу).
7. Подпись работника: работник расписывается в получении книжки.
8. Штамп/печать организации: ставится в разделе «Выдана…».

Заполнение записей о работе (основной раздел)

Записи вносятся последовательно, без пропусков, на каждой новой странице. Каждая запись имеет два столбца: «Сведения о работе (службе), об изменении условий трудового договора» и «Подпись работника».

Запись о приеме на работу

Образец:

«Принят(а) на работу [должность согласно штатному расписанию, например: бухгалтер 1 категории] с [дата] на условиях, предусмотренных трудовым договором от [дата] № [номер]. Трудовой договор заключен на [неопределенный срок / срок до [дата]].»

Важно: Указывается именно должность из штатного расписания. Если работа по совместительству — это обязательно отражается.

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)

Это самая ответственная запись. Формулировка должна полностью соответствовать пункту части 1 статьи 77 ТК РФ (исключительные случаи увольнения) или иному основанию из ТК РФ.

Примеры корректных формулировок:

• «Уволен(а) по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с [дата].»
• «Уволен(а) по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) с [дата].»
• «Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока его действия (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с [дата].»
• «Уволен(а) за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) с [дата].»

Запрещено: писать «уволен по сокращению штата» — правильно: «Уволен(а) в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)» или «Уволен(а) в связи с сокращением численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

Записи об иных кадровых событиях

• Перевод: «Переведен(а) на другую постоянную работу [новая должность] с [дата].»
• Изменение условий трудового договора: «Изменен(а) режим рабочего времени (ст. 74 ТК РФ) с [дата].»
• Отпуск: «Предоставлен(а) ежегодный оплачиваемый отпуск с [дата] по [дата].»
• Командировка: «Откомандирован(а) в [место] с [дата] по [дата].»
• Поощрение: «Объявлена(ы) благодарность за [причину] от [дата].»

Особый случай: выдача сведений из электронной трудовой книжки на руки

Если работник, имеющий ЭТК, запросил бумажный документ, работодатель обязан выдать ему распечатку сведений из ЭТК. В этом случае в бумажной книжке (если она у него есть) или на отдельном бланке делается следующая запись:

Важно: Эта запись не заменяет запись об увольнении. Запись об увольнении вносится в ЭТК в обязательном порядке.

Хранение и возврат трудовой книжки

• Бумажная книжка хранится у работника. При увольнении она не сдается работодателю, если в ней есть записи. Работник может хранить её самостоятельно.
• Если при увольнении в книжке нет записей (например, работник проработал менее 2 недель), её возвращают работодателю для уничтожения (с оформлением акта).
• При утере или порче бумажной книжки работодатель обязан оформить дубликат на основании заявления работника и приложенных документов (справки об утере, копии паспорта и т.д.).

Типичные ошибки и их последствия

1. Некорректное указание основания увольнения: Может стать основанием для восстановления на работе через суд.
2. Исправления и помарки: Делают запись недействительной. Запись нужно перечеркнуть (одной чертой) и переписать заново с новой даты, с указанием «Исправление (перечеркивание) считать недействительным. Новая запись от [дата]»;
3. Сокращения: «Уволен по ст. 77 ТК РФ», некорректно. Нужно указать конкретный пункт.
4. Отсутствие подписи работника: Запись считается невнесенной. Работник вправе отказаться подписывать некорректную запись.
5. Несвоевременная передача сведений в СФР (для ЭТК): Влечет административную ответственность работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильное ведение трудовой книжки — это защита интересов как работника (подтверждение стажа), так и работодателя (доказательство законности увольнения). Основные принципы: точность, полнота, соответствие формулировкам ТК РФ, отсутствие исправлений. При переходе на электронный формат ключевая задача работодателя — оперативно и безошибочно передавать данные в Социальный фонд России. В спорных ситуациях по заполнению следует консультироваться с кадровым специалистом или юристом, ориентируясь на актуальные редакции Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н;

* Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практики на май 2026 года. Для получения юридически значимой консультации по конкретному случаю обращайтесь к специалисту.