С 1 января 2020 года все работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде․ Это стало частью перехода от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Ниже вы найдёте подробный разбор требований, форм, сроков и способов сдачи отчетности․

Правовая база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 436-ФЗ «О системе электронных государственных услуг» – вводит обязательность представления сведений о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде․
• Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г․ № 590 – устанавливает новые сроки представления сведений о трудовой деятельности․ Информация о приёме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения․

Какие сведения нужно сдавать?

Для каждой кадровой операции (приём, увольнение, перевод, изменение должности, переход на ЭТК) работодателю необходимо заполнить форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)․ При выдаче первой ЭТК для сотрудника заполняется форма СТД‑Р (Сведения о выдаче ЭТК)․

Если за календарный год сотрудник не имел ни одного кадрового события, но в 2020 году он уже работал, то сведения о его должности на 1 января 2020 года необходимо подать в ПФР до 15 февраля 2020 года․

Сроки сдачи отчётности

1. Приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности – не позднее рабочего дня после издания приказа/распоряжения․
2. Выдача первой ЭТК – не позднее 10 июня 2026 года (переход с бумажной книги)․
3. Ежегодные отчёты – до 15 февраля следующего года (для тех, кто не имел кадровых событий за год)․

Как сдавать отчётность?

Существует несколько способов подачи данных в ПФР:

• ПФР‑ЭДО (Пенсионный фонд – Электронный документооборот) – официальный портал для работодателей․ Здесь можно заполнить формы, загрузить документы и отправить их в ПФР․
• Программные решения 1С и «Контур․Экстерн» – интегрированные модули, которые автоматически формируют и отправляют отчёты в ПФР․ После отправки система проверяет корректность данных и сообщает об ошибках․
• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР – доступ к форме СЗВ‑ТД и СТД‑Р, загрузка PDF‑файлов, проверка статуса отправки․

Пошаговый процесс через ПФР‑ЭДО

1. Войдите в портал ПФР под своим ИНН и паролем․
2. Перейдите в раздел «Отчётность» → «СЗВ‑ТД» (или «СТД‑Р»)․
3. Заполните форму: укажите дату, тип события, данные сотрудника (ФИО, ИНН, дата рождения, должность)․
4. Прикрепите копию приказа/распоряжения (PDF, JPG)․
5. Нажмите «Отправить» и дождитесь подтверждения о принятии․
6. Сохраните копию подтверждения для внутреннего учёта․

Пошаговый процесс через 1С

1. Откройте модуль «ПФР‑ЭДО» в 1С․
2. Выберите «Создать отчёт» → «СЗВ‑ТД»․
3. Система автоматически подставит данные из кадровой базы․
4. Проверьте корректность, нажмите «Отправить»․
5. 1С покажет статус отправки и возможные ошибки․

Как проверить статус отчёта?

После отправки отчёта в ПФР вы можете проверить его статус:

• В личном кабинете ПФР – раздел «Отчётность» → «История отправок»․
• Через 1С – отчёт «Состояние отправки»․
• Через «Контур․Экстерн» – вкладка «Отчёты»․

Что делать, если возникли ошибки?

1. Проверьте, что все обязательные поля заполнены (ФИО, ИНН, дата рождения, дата события)․
2. Убедитесь, что прикреплён документ‑приказ (PDF, JPG) и он не превышает лимит по размеру․
3. Если ошибка связана с ИНН сотрудника, проверьте его в базе ФНС․
4. Исправьте данные и повторно отправьте отчёт․
5. Если ошибка не устраняется, обратитесь в службу поддержки ПФР (телефон 8 800 200‑54‑54)․

Как сотрудник может проверить свою ЭТК?

Сотрудник может открыть свою электронную трудовую книжку через:

• Личный кабинет на сайте ПФР․
• Портал Госуслуг (форма «Электронная трудовая книжка»)․
• Мобильное приложение «ПФР» (iOS/Android)․

Что происходит, если отчётность не подана?

Невыполнение обязательств по сдаче отчётности в ПФР может повлечь за собой:

• Наложение штрафов (согласно статье 31 Трудового кодекса РФ);
• Потерю права на выдачу ЭТК сотруднику․
• Невозможность корректно учесть стаж работы при расчёте пенсии․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Кто несёт ответственность за корректность данных? – Работодатель․ Он обязан проверить данные сотрудника и убедиться, что они совпадают с официальными документами․
2. Можно ли сдавать отчётность позже, чем в указанный срок? – Нет․ ПФР применяет штрафные санкции за просрочку․
3. Как получить копию отчёта, если его потеряли? – В личном кабинете ПФР можно скачать архив с ранее отправленными отчётами․
4. Можно ли объединить несколько сотрудников в один отчёт? – Нет․ Каждый сотрудник требует отдельную форму СЗВ‑ТД․
5. Что делать, если сотрудник получил несколько приказов в один день? – Составьте отдельный отчёт для каждого события․

Переход на электронные трудовые книжки упрощает работу с кадровой информацией, но требует строгого соблюдения сроков и форм․ Работодатели должны:

• Понимать юридические требования (ФЗ 436‑ФЗ, Постановление № 590)․
• Своевременно сдавать формы СЗВ‑ТД и СТД‑Р․
• Использовать проверенные программные решения (1С, Контур․Экстерн) или портал ПФР‑ЭДО․
• Контролировать статус отправки и оперативно исправлять ошибки․
• Обучать персонал работе с электронными системами․

Соблюдение этих правил гарантирует корректный учёт стажа сотрудников, своевременную выдачу пенсий и избежание штрафов․