С 1 января 2026 года в России полностью перешли к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Тем не менее, в ряде ситуаций работодатели обязаны выдать бумажный документ «на руки». В статье мы разберём, какие правила действуют, какие процедуры необходимо соблюдать и какие ошибки часто допускаются.

Исторический контекст и изменения в законодательстве

До 2020 года каждый работник получал традиционную бумажную трудовую книжку. С 1 января 2021 года был введён вариант электронного ведения трудовой книжки, а к 2026 году бумажные книжки стали исключительно вспомогательным документом. Основные нормативные акты, регулирующие процесс:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (утратившее силу в 2026 году).
• Приказ Минтруда РФ «Об организации перехода на электронные трудовые книжки», актуализированный в 2025‑2026 годах.
• Федеральный закон «О персональных данных», в части обработки электронных записей о трудовой деятельности.

1.1 Переход к электронным трудовым книжкам

Работники, находившиеся в трудовых отношениях до 31 декабря 2020 года, должны были подать работодателю письменное заявление в свободной форме о выборе формата трудовой книжки. Если заявление было подано в пользу ЭТК, работнику выдавали бумажный документ «на руки» только для подтверждения перехода.

Когда и почему выдают бумажную трудовую книжку «на руки»

Согласно практике, фиксированной в новостных источниках (РИА Новости, ) и рекомендациях экспертов, бумажную книжку могут выдать в следующих случаях:

1. Оформление пенсии. Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа при подаче заявления в Пенсионный фонд. Выдача должна произойти не позднее 3 рабочих дней после получения заявления работника.
2. Отказ от электронного формата. Если сотрудник подал заявление о переходе на бумажный вариант до конца 2025 года, ему выдают бумажную книжку, а работодатель продолжает вести только электронные сведения.
3. Временная выдача. При необходимости предоставить документ в органы (например, суд, миграционную службу) работодатель может временно выдать книжку, но обязан вернуть её в течение 5 рабочих дней.
4. Отсутствие доступа к электронным сервисам. Для работников, не имеющих возможности пользоваться личным кабинетом в СФР (Система Фонда Пенсионного обеспечения), допускается выдача бумажной версии.

Порядок выдачи бумажной трудовой книжки «на руки»

Процедура фиксируется в графе 2 формы записи о выдаче и должна быть заверена подписью руководителя или ответственного за ведение трудовых книжек.

1. Получить от работника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (графа 3).
2. Внести в графу 1 порядковый номер записи.
3. В графу 2 указать дату выдачи трудовой книжки на руки.
4. В графу 4 указать дату и номер заявления о переходе на электронные сведения (если применимо).
5. Заверить запись подписью руководителя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации, если она имеется.
6. Вручить работнику документ в течение трёх рабочих дней после оформления записи.

Образцы заявлений и форм

Ниже перечислены типовые документы, которые могут понадобиться:

• Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку – свободная форма, в которой указывается ФИО, должность, дата подачи.
• Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки для оформления пенсии – образец доступен на сайте ПФР.
• Форма записи в трудовую книжку (графы 1‑4) – скачиваемый бланк в разделе «Документы» на портале Госуслуги.

Обязанности работодателя при выдаче

Работодатель обязан:

• Соблюдать срок выдачи (не более 3 рабочих дней).
• Обеспечить корректность записей в соответствии с инструкциями Минтруда;
• Хранить приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовых книжек (образец доступен в разделе «Бланки» на официальном сайте Министерства труда).
• Информировать работника о возможности перехода на электронный формат в любой момент.
• Вести регистратор электронных сведений в системе СФР и синхронизировать его с бумажной записью, если таковая была выдана.

Частые ошибки и рекомендации экспертов

Эксперты, такие как Екатерина Агаева, отмечают типичные проблемы:

1. Отсутствие подписи руководителя. Запись считается недействительной без подписи и печати.
2. Неправильный порядок заполнения граф. Нумерация записей должна идти подряд без пропусков.
3. Задержка выдачи более 3 рабочих дней. Влечёт штрафы для работодателя (до 5 000 рублей за каждый случай).
4. Неучёт временного выдачи. Нужно фиксировать возврат книги в приходно‑расходной книге.
5. Отсутствие электронного дублирования. Если запись внесена только в бумажную книжку, она не будет учитываться при расчёте пенсионных прав.

Рекомендации:

• Вести чёткую электронную базу всех выдач и возвратов бумажных книжек;
• Регулярно проверять актуальность заявлений работников о выборе формата.
• Обучать кадровый персонал новым правилам через онлайн‑курсы, предлагаемые Минтрудом.

Как проверить запись в электронных и бумажных книжках

Для контроля правильности внесения записей рекомендуется:

• В личном кабинете Госуслуг открыть раздел «Электронная трудовая книжка» и сравнить данные с бумажным документом.
• Запросить выписку из СФР (Система Фонда Пенсионного обеспечения) – она доступна в течение 5 рабочих дней после подачи запроса.
• Провести внутренний аудит: сравнить приходно‑расходную книгу с журналом электронных записей.

В 2026 году бумажные трудовые книжки остаются вспомогательным инструментом, который выдается только в ограниченных случаях: оформление пенсии, отказ от электронного формата, временная необходимость. Работодатели обязаны строго соблюдать сроки, правильно оформлять записи и вести учёт выдач. Ошибки в этом процессе могут привести к финансовым штрафам и осложнениям при расчёте пенсионных прав работников.

Соблюдая изложенные выше рекомендации, вы сможете обеспечить корректное ведение трудовых книжек и избежать типичных проблем, связанных с их выдачей «на руки».

Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 года. Информация взята из открытых источников, включая публикации РИА Новости , КонсультантПлюс и материалы Министерства труда РФ.