С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап знаменует собой полный переход на новый цифровой формат учёта трудового стажа, что требует от работников чёткого понимания своих прав и обязанностей, особенно в части подачи заявлений.

Ключевые аспекты подачи заявления

Основной механизм выбора формата трудовой книжки строится на заявлении работника. Вот что важно помнить:

Параллельное применение (до 31 декабря 2025 года)

На протяжении всего переходного периода (с 2020 по 2025 год) работник имеет право:

• Получить электронную трудовую книжку (ЭТК) при условии подачи соответствующего заявления.
• Продолжать использовать бумажную трудовую книжку (ТК), если не подавал заявление на получение ЭТК.
• Иметь оба формата одновременно, если не написал заявление об отказе от бумажного носителя.

Срок подачи заявления на отказ от бумажной книжки

Чтобы с 1 января 2026 года вести учёт исключительно в электронном виде, работник должен подать работодателю заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Конкретный срок для подачи такого заявления законом напрямую не установлен, но логика следующая:

1. До 31 декабря 2025 года: Заявление можно подать в любой момент. После его подачи работодатель обязан прекратить внесение записей в бумажную книжку и вести учёт только в ЭТК.
2. После 1 января 2026 года: Если заявление не было подано ранее, предполагается, что работник согласен на параллельное использование. Однако с началом 2026 года бумажная книжка, по сути, утрачивает юридическую силу для официального учёта стажа, так как все сведения должны формироваться в единой государственной системе (ЕГИС ТК). На практике это может привести к сложностям при подтверждении стажа.

Что должно содержать заявление?

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать однозначный запрос:

• ФИО работника, паспортные данные.
• Название организации-работодателя.
• Чёткую формулировку: «Прошу вести учёт моей трудовой деятельности исключительно в электронной трудовой книжке и прекратить внесение записей в бумажную трудовую книжку».
• Дату и подпись.

Практические рекомендации для работников

Чтобы избежать проблем в будущем, рекомендуется действовать proactively:

1. Не откладывать: Подайте заявление об отказе от бумажной книжки как можно раньше, желательно в 2025 году. Это гарантирует, что все ваши записи с момента подачи будут в электронном виде.
2. Уточните у работодателя: Спросите, как именно в компании организован процесс перевода на ЭТК, куда и в каком виде нужно подавать заявление (в отдел кадров, на электронную почту, через личный кабинет).
3. Контролируйте процесс: После подачи заявления убедитесь, что работодатель направил запрос в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР) для открытия вашей ЭТК. Получите уведомление или подтверждение.
4. Проверьте ЭТК: После открытия регулярно проверяйте корректность внесённых записей в своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.

Важность электронного формата

Электронный формат исключает ключевые риски бумажной книжки:

• Потеря или порча: Бумажная книжка может быть утеряна, испорчена или украдена. ЭТК хранится в защищённой государственной системе.
• Неверные записи: Ошибки в бумажной книжке сложно исправить. В ЭТК все сведения формируются на основе данных из ЕГИС ТК, что повышает их достоверность.
• Подтверждение стажа: С 2026 года для назначения пенсии и других социальных выплат ПФР в первую очередь будет ориентироваться на данные из ЕГИС ТК. Наличие корректной ЭТК упростит все процедуры.

Законодательные инициативы

Как отмечается в информации, группа депутатов Госдумы от ЛДПР представила законопроект, регулирующий сроки подачи заявлений. Это свидетельствует о том, что законодатели отслеживают практические сложности и могут уточнить процедуры, чтобы сделать переход максимально гладким для граждан. Следить за изменениями в законодательстве важно.

Что будет с бумажными книжками после 2026 года?

После 1 января 2026 года:

• Работодатель не имеет права вносить новые записи в бумажную трудовую книжку, если работник подал заявление об отказе от неё.
• Бумажная книжка, выданная ранее, остаётся у работника как исторический документ с записями, сделанными до перевода на ЭТК.
• Для подтверждения стажа, учтённого до перевода, можно представить и бумажную книжку, и выписку из ЭТК.
• Все новые записи (о приёме, увольнении, вводе в должность и т.д.) с 2026 года должны формироваться только в электронном виде в ЕГИС ТК.

Переходный период заканчивается 1 января 2026 года. После этой даты основной формат учёта — электронный.

Заявление об отказе от бумажной книжки, ключевой документ. Подать его нужно до конца 2025 года, чтобы с 2026 года все записи шли только в ЭТК.

Без заявления формально сохраняется возможность параллельного использования, но с 2026 года юридическая значимость бумажной книжки для нового учёта сводится к нулю.

Контролируйте процесс: Убедитесь, что ваша ЭТК открыта и записи в ней вносятся корректно.

Электронная книжка — это надёжность и удобство. Она защищает ваш трудовой стаж от потери и упрощает взаимодействие с ПФР.

Примечание: Данная статья основана на информации, актуальной на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в отдел кадров своей организации или в территориальный орган Пенсионного фонда России.