С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все новые сотрудники, заключающие трудовой договор с 2026 года и позже, обязательно должны иметь исключительно электронную трудовую книжку. Бумажные трудовые книжки для новых работников больше не оформляются — это не рекомендация, а требование закона.
Почему электронные трудовые книжки стали обязательными?
Электронные трудовые книжки были введены в России с 2020 года как часть цифровой трансформации трудовых отношений. Их преимущества очевидны:
- Надежность, данные защищены от потери, порчи или подделки;
- Доступность, сотрудник может в любое время получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- Удобство для работодателя — нет необходимости хранить физические книги, вести бумажный учет, контролировать их состояние;
- Скорость обновления — информация о приеме, переводе, увольнении вносится в течение одного рабочего дня;
- Интеграция с другими системами — ЭТК автоматически синхронизируется с базами ПФР, ФСС и налоговой службы.
Что нужно сделать работодателю при приеме нового сотрудника?
Если вы нанимаете нового работника в 2026 году и далее, следуйте этому пошаговому алгоритму:
- Уточните выбор сотрудника
Согласно закону, новый сотрудник может выбрать: остаться с бумажной трудовой книжкой — но это невозможно с 2026 года. Все новые сотрудники автоматически получают ЭТК. - Запросите согласие на обработку персональных данных
Обязательно получите подписанное согласие на передачу данных в Пенсионный фонд РФ (в соответствии с ФЗ-152). Форма согласия утверждена ПФР и доступна на его официальном сайте. - Соберите необходимые документы
Новый сотрудник должен предоставить:- Паспорт;
- СНИЛС;
- Если ранее велась бумажная трудовая книжка — её можно передать для внесения данных в ЭТК (по желанию сотрудника).
- Зарегистрируйте сотрудника в системе ЭТК
Войдите в личный кабинет работодателя на сайте https://es.pfrf.ru (Единая система электронных трудовых книжек). Заполните форму «Регистрация нового работника» и укажите его СНИЛС. Система автоматически создаст ЭТК в ПФР. - Уведомите сотрудника
В течение 3 рабочих дней отправьте сотруднику уведомление о регистрации его ЭТК. Уведомление можно отправить по электронной почте или в бумажном виде. В нём должны быть указаны:- Дата регистрации ЭТК;
- Ссылка на личный кабинет ПФР;
- Инструкция, как получить выписку из ЭТК через Госуслуги.
- Вносите изменения в ЭТК в срок
Все события (прием, перевод, увольнение, награды, повышения) необходимо вносить в ЭТК в течение одного рабочего дня после издания приказа. Это требование закона с 2026 года.
Как сотрудник может проверить свою электронную трудовую книжку?
Каждый сотрудник имеет право самостоятельно контролировать свои данные. Для этого ему нужно:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги с подтвержденной учетной записью;
- Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
- Просмотреть всю историю трудовой деятельности, включая даты приема и увольнения, должности, награды;
- Скачать или распечатать выписку в формате PDF, документ имеет юридическую силу.
Если сотрудник обнаружил ошибку — он может обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений. Работодатель обязан исправить данные в течение 5 рабочих дней.
Что делать с бумажными трудовыми книжками старых сотрудников?
Для сотрудников, которые работали до 2026 года и имеют бумажные трудовые книжки:
- Они могут сохранить бумажную книжку — она остаётся действительной до конца трудового стажа;
- Они могут перейти на ЭТК — для этого нужно подать заявление в бухгалтерию или отдел кадров. После этого все новые записи будут вестись в электронном виде, а данные из бумажной книжки будут перенесены в ЭТК ПФР;
- После увольнения бумажная книжка выдается сотруднику на руки — она не уничтожается.
Что будет, если не оформить ЭТК новому сотруднику?
С 1 января 2026 года отказ от оформления электронной трудовой книжки новому работнику, это нарушение трудового законодательства. Последствия:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — от 50 000 до 100 000 рублей для организации;
- Штраф для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей;
- Риск признания трудового договора незаключенным или недействительным в суде;
- Проблемы с начислением пенсии сотруднику — если данные не переданы в ПФР, стаж не будет учтен.
Технические рекомендации для бухгалтерии и кадров
Для корректного ведения ЭТК рекомендуется:
- Использовать специализированное программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Персонал, СБИС), которое автоматически отправляет данные в ПФР;
- Назначить ответственного сотрудника за ведение ЭТК и пройти обучение на платформе ПФР;
- Провести внутренний аудит — проверить, все ли сотрудники, принятые с 2020 по 2025 год, имеют ЭТК или согласие на переход;
- Обеспечить доступ к интернету и защищённой системе хранения данных — ЭТК требует соблюдения требований ФЗ-152 и ФЗ-152-ФЗ «О персональных данных».
С 2026 года электронная трудовая книжка — это единственный законный способ ведения трудового стажа для новых сотрудников. Это не просто цифровая замена бумажной книжке — это новая система, которая защищает права работника, упрощает работу HR-отделов и повышает прозрачность трудовых отношений.
Важно помнить: Не ждите, пока придет инспекция. Начните готовиться уже сегодня. Обучите кадровый персонал, обновите программное обеспечение, подготовьте шаблоны уведомлений и согласий — и вы обеспечите себе спокойствие и соответствие закону.
Электронная трудовая книжка — это не просто документ. Это цифровой след профессиональной жизни каждого россиянина. И вы, как работодатель, — его первый и важнейший хранитель.
🔗 Полезные ссылки:
Единая система ЭТК | Госуслуги — ЭТК | Официальный сайт Пенсионного фонда РФ