С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это масштабное изменение в системе учёта трудового стажа граждан повлияло на порядок ведения, хранения и оформления записей в трудовых книжках — как бумажных, так и электронных. В этой статье мы подробно разберём все ключевые изменения, которые вступили в силу в 2026 году, а также ответим на частые вопросы работников и работодателей.
Окончание переходного периода: бумажные трудовые книжки больше не обязательны
С 1 января 2026 года:
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным документом для учёта трудового стажа.
- Бумажные трудовые книжки больше не являются обязательными для новых сотрудников.
- Работодатели не обязаны вести бумажные трудовые книжки для работников, которые подали заявление о переходе на ЭТК.
Однако, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и не подавал заявление о переходе на электронную форму — работодатель обязан продолжать вести и хранить её до увольнения сотрудника. Это важно: никто не может отобрать у работника его бумажную трудовую книжку — она остаётся его личным документом.
Как оформляются записи в бумажной трудовой книжке в 2026 году?
Несмотря на переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки по-прежнему используются для работников, не перешедших на ЭТК. Важно знать, какие правила действуют при их заполнении:
Можно ли ставить печать отдела кадров?
Да, можно. Согласно разъяснениям Роструда (от 2025 года), в трудовой книжке допускается проставление печати:
- организации (официальный штамп работодателя);
- или кадровой службы (если она является структурным подразделением организации).
Главное условие: печать должна быть официальной, зарегистрированной и соответствовать уставу организации. Печать «отдела кадров» допустима, если она не противоречит внутренним регламентам и не нарушает единый формат оформления.
Какие данные должны быть в записи?
Каждая запись в трудовой книжке должна содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дата приёма на работу (увольнения, перевода и т.д.);
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
- Должность, профессия, специальность с указанием квалификации;
- Основание для внесения записи (номер и дата приказа);
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
- Печать (по желанию, но рекомендуется).
Важно! Любые ошибки — неправильное написание названия организации, опечатки в ФИО, пропущенные даты — могут привести к снижению размера будущей пенсии, так как Пенсионный фонд РФ сверяет данные с записями в трудовой книжке. Если период работы не подтверждён, он не засчитывается в стаж.
Электронные трудовые книжки: как это работает?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней имеют:
- Работник — через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Работодатель, через личный кабинет на сайте ПФР или через систему «Электронная трудовая книжка»;
- Пенсионный фонд — для формирования индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК).
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери или повреждения документа;
- Мгновенный доступ к истории трудовой деятельности;
- Автоматическая передача данных при трудоустройстве;
- Меньше ошибок при вводе данных (система исключает ручной ввод).
Как перейти на ЭТК?
- Сотрудник подаёт заявление работодателю (в произвольной форме или по форме, утверждённой Минтрудом).
- Работодатель в течение 5 рабочих дней передаёт данные в ПФР.
- ПФР формирует электронную трудовую книжку и уведомляет сотрудника через личный кабинет.
Заявление можно подать один раз — и после этого бумажная книжка перестаёт быть основным документом. Однако она остаётся в архиве организации и должна храниться 75 лет (как и раньше).
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Ошибки в трудовой книжке — одна из главных причин недоначисления пенсии. По данным Минтруда, более 12% всех пенсионных дел в 2025 году были связаны с неточностями в записях.
Как исправить ошибку?
Если ошибка в бумажной трудовой книжке:
- Обратитесь к работодателю, который внес ошибку.
- Работодатель издаёт приказ об исправлении и вносит исправление в трудовую книжку.
- Неверная запись зачёркивается (одной линией, чтобы текст был читаем), рядом пишется правильная информация, ставится дата, подпись и печать.
- Нельзя использовать корректор, белый клей или переписывать запись заново — это аннулирует документ.
Если ошибка в ЭТК:
- Работник обращается в ПФР с заявлением о проверке данных.
- ПФР запрашивает подтверждающие документы у работодателя.
- После подтверждения — данные исправляются в системе автоматически.
Совет: регулярно проверяйте свою трудовую историю через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР. Это займёт 5 минут — и спасёт вас от проблем с пенсией через 20 лет.
Что изменилось в правилах ведения трудовых книжек в 2026 году?
Минтруд в 2025 году упростил требования к ведению трудовых книжек. Основные изменения:
- Устранены избыточные требования — например, больше не требуется указывать номер приказа в каждом случае перевода на другую должность, если это не связано с изменением структурного подразделения.
- Упрощён порядок внесения записи при увольнении — теперь достаточно указать основание (например, «по собственному желанию»), а не дублировать пункт трудового кодекса.
- Разрешено ведение ЭТК без бумажной книжки — для новых сотрудников, начиная с 2026 года, бумажная книжка выдаётся только по письменному запросу.
- Ужесточена ответственность работодателей за ошибки, теперь штрафы за неправильное ведение трудовых книжек выросли до 50 000 рублей за каждое нарушение.
Важные рекомендации для работников
- Проверяйте трудовую книжку при приёме на работу — убедитесь, что все данные (ФИО, даты, должности) указаны верно.
- Сохраняйте копии приказов о приёме, увольнении, переводе — они понадобятся при спорах или исправлении ошибок.
- Подайте заявление на переход на ЭТК, если вы молодой работник или меняете работу часто — это упростит жизнь.
- Регулярно проверяйте свою трудовую историю в личном кабинете ПФР, хотя бы раз в год.
- Не передавайте трудовую книжку третьим лицам — она содержит персональные данные и не подлежит передаче даже работодателю на хранение без вашего согласия.
Трудовая книжка — это не просто формальность. Это ваша личная история труда, которая напрямую влияет на размер будущей пенсии. С 2026 года система стала более цифровой, прозрачной и защищённой. Но ответственность за точность данных лежит на вас и вашем работодателе.
Помните:
- Ошибки в трудовой книжке = потеря стажа = снижение пенсии.
- Электронная трудовая книжка — удобнее, безопаснее, надёжнее.
- Бумажная книжка — не уничтожается, а сохраняется как исторический документ.
- Проверяйте свои данные, это проще, чем потом бороться за стаж.
Не откладывайте проверку своей трудовой истории. Ваше будущее, в ваших руках. И даже одна опечатка может стоить вам десятков тысяч рублей пенсии. Будьте внимательны — и ваш труд будет правильно учтён.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Источники: Минтруд РФ, Пенсионный фонд РФ, Роструд, Прайм, Вести.