С 2026 года в России окончательно завершён переход на новую систему учёта трудового стажа. Вопрос «Какого года действительна трудовая книжка?» перестал быть простым — теперь он требует понимания двух параллельных систем: бумажной и электронной трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, какие документы считаются действительными, когда и как они выдаются, и что делать работнику и работодателю в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

• Места работы и должности;
• Приёмы на работу и увольнения;
• Награды и поощрения;
• Переводы на другие должности;
• Основания для прекращения трудовых отношений.

Этот документ используется для:

• Подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• Получения социальных льгот;
• Устройства на новую работу;
• Оформления кредитов и ипотеки;
• Подтверждения опыта при участии в конкурсах и госзакупках.

Когда введена электронная трудовая книжка?

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в защищённой базе данных Социального фонда России (СФР).

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 2020 года работники получили право выбора:

• Продолжать использовать бумажную трудовую книжку;
• Перейти на электронный формат.

Какой год считается «действительным» для трудовой книжки в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период. Это означает следующее:

Для новых сотрудников (впервые устраивающихся на работу)

Если сотрудник никогда ранее не работал по трудовому договору и впервые устраивается на работу в 2026 году, ему обязательно открывается электронная трудовая книжка. Бумажная книжка ему не выдаётся.

Для сотрудников, уже работающих до 2026 года

Работники, имеющие бумажную трудовую книжку, могут:

• Сохранить её и продолжать использовать, бумажная книжка остаётся действительной;
• Подать заявление работодателю о переходе на электронный формат — тогда в СФР начинается перенос всех данных.

Важно! Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии одновременно. Это требование закреплено в статье 66.1 ТК РФ.

Действительность бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка, оформленная до 2026 года, остаётся полностью действительной. Она не аннулируется и не теряет юридическую силу; Все записи, сделанные до 2026 года, имеют равную юридическую значимость с записями в ЭТК.

Однако:

• С 2026 года новые записи в бумажную книжку вносятся только при наличии заявления работника;
• Если работник выбрал ЭТК, то в бумажную книжку больше не вносятся сведения о трудовой деятельности — она становится архивным документом.

Что содержит электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) содержит те же сведения, что и бумажная, но в цифровом виде. В базе СФР хранятся:

• ФИО работника;
• Дата и место рождения;
• Сведения о всех работодателях с датами приёма и увольнения;
• Должности и профессии;
• Основания для прекращения трудового договора;
• Награды и поощрения (по желанию работодателя).

Доступ к ЭТК можно получить через:

• Личный кабинет на сайте www.pfrf.ru;
• Портал Госуслуги (www.gosuslugi.ru);
• Приложение «СФР»;
• В отделении СФР по запросу.

Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году?

Если вы ещё не перешли на ЭТК, вот пошаговая инструкция:

1. Подайте заявление работодателю в произвольной форме (можно на бумаге или в электронном виде).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней направляет в СФР сведения о вас по форме ЕФС-1.
3. СФР обрабатывает данные и создаёт ЭТК в течение 5 рабочих дней.
4. Вы получаете уведомление через личный кабинет на Госуслугах или СФР.
5. Бумажная книжка остаётся у вас — она больше не обновляется, но сохраняется как архив.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После перехода на электронный формат:

• Не выбрасывайте бумажную трудовую книжку — она содержит историю вашей работы до 2026 года;
• Храните её как важный документ, она может понадобиться для подтверждения стажа до 2020 года;
• При увольнении работодатель не возвращает бумажную книжку — она остаётся у работника;
• При трудоустройстве в новую организацию вы предоставляете только ЭТК (если выбрали этот формат), а бумажную, по желанию.

Юридическая сила и признание

Согласно статье 66 ТК РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ от 2023 года:

• Электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, как бумажная;
• Она признаётся в судах, Пенсионном фонде, МФЦ, банках и других организациях;
• Нет никаких ограничений на использование ЭТК для оформления пенсий, льгот, загранпаспортов и т;д.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Могу ли я выбрать бумажную книжку, если устроился на работу в 2026 году?

Нет. Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году, вам автоматически открывается ЭТК. Бумажная книжка не выдаётся.

Вопрос 2: Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?

Нет. Переход на электронный формат — необратимый процесс. После подачи заявления и внесения данных в СФР бумажная книжка становится архивом, и в неё больше ничего не вносится.

Вопрос 3: Что делать, если потерял бумажную трудовую книжку?

Если вы не переходили на ЭТК — работодатель обязан восстановить запись на основании документов (приказы, справки, трудовые договоры).
Если вы уже на ЭТК — восстанавливать ничего не нужно: все данные есть в СФР.

Вопрос 4: Обязательно ли работодателю вести ЭТК?

Да. С 2026 года все работодатели обязаны вести электронный учёт трудовой деятельности для всех новых сотрудников и для тех, кто подал заявление о переходе. Отчётность подаётся в СФР по форме ЕФС-1.

В 2026 году действительны оба формата:

• Бумажная трудовая книжка — действительна для всех, кто работал до 2026 года и не подал заявление на переход на ЭТК.
• Электронная трудовая книжка — обязательна для новых сотрудников и для тех, кто добровольно перешёл на цифровой формат.

Главное правило: Не уничтожайте бумажную трудовую книжку — она остаётся важным историческим документом, даже если вы перешли на ЭТК.

С 2026 года Россия полностью переходит на цифровую систему учёта трудового стажа. Это повышает прозрачность, снижает риски потери документов и упрощает жизнь работникам и работодателям. Главное — знать свои права и вовремя подавать заявления.

Если вы сомневаетесь, какой формат у вас сейчас — проверьте личный кабинет на Госуслугах или в СФР. Там вы увидите, есть ли у вас ЭТК, и какие данные в ней содержатся.