Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одна из самых масштабных реформ в сфере кадрового делопроизводства за последние десятилетия. Многих работников и работодателей волнует вопрос: с какого именно года бумажная трудовая книжка полностью утратила свою силу, и цифровой формат стал единственным? Давайте разберемся в этом подробно, опираясь на актуальные данные и законодательство.
Что такое электронная трудовая книжка?
Прежде всего, важно понимать: электронная трудовая книжка — это не отдельный файл или документ, который можно «подержать в руках» на компьютере. Как такового понятия «электронная трудовая книжка» в законах нет. Под этим термином принято называть сведения о трудовой деятельности гражданина, которые зафиксированы на цифровом носителе в электронной базе данных Социального фонда России (СФР). Перевод информации в цифровую форму регламентирует статья 66.1 Трудового кодекса РФ.
Ключевые даты: когда произошел переход?
Переход не был одномоментным, он проходил в несколько этапов:
- 1 января 2020 года — официальный старт реформы. С этой даты работодатели начали подавать отчетность о сотрудниках в электронном виде, а у работников появился выбор: оставить бумажную книжку или перейти на ЭТК.
- 2021 год, стал переломным. Именно с 1 января 2021 года тем, кто устроился на свою самую первую работу, бумажные трудовые книжки заводить перестали. Для них ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется только в электронном виде.
- 2025 год — электронная трудовая книжка стала обязательной для применения практически для всех категорий работников (за некоторым исключением).
Таким образом, ответ на главный вопрос статьи: трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде для новых сотрудников с 2021 года. Те же, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года, имели право сохранить бумажный вариант, однако сейчас цифровой формат стал доминирующим и обязательным.
Преимущества электронного формата
Электронная трудовая, как и любой цифровой документ, имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:
- Мгновенный доступ: данные обновляются автоматически при оформлении новых записей работодателем, что исключает задержки, характерные для бумажных форм.
- Постоянный доступ и безопасность: сведения невозможно потерять, испортить или случайно залить кофе. Они надежно хранятся на серверах СФР.
- Удобство для кадровиков и работодателей: ЭТК исключает необходимость хранения, учета и выдачи бумажных бланков строгой отчетности.
Как посмотреть сведения из ЭТК?
Просмотреть сведения своей электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими удобными способами. Получить информацию можно в считанные минуты:
- В личном кабинете на портале Госуслуг (gosuslugi.ru). Там формируется выписка из трудовой книжки, позволяющая видеть все записи о местах работы.
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР).
- Через соответствующие приложения для смартфонов.
Что делать, если нужна бумажная выписка?
При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Полученные из личного кабинета цифровые данные можно:
- Распечатать на принтере;
- Сохранить на носителе информации (флешке, жестком диске);
- Отправить по e-mail.
Что содержит электронная трудовая книжка?
Информация в ЭТК включает в себя все ключевые данные о трудовой деятельности и стаже работника:
- Личные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- Сведения о работодателях: наименования организаций;
- Кадровые события: даты приёма на работу, перевода, увольнения;
- Основания: реквизиты приказов (дата, номер).
Важные нюансы и риски
Несмотря на очевидные плюсы, есть один критически важный момент. В случае технических сбоев или если работодатель по каким-то причинам не передал сведения в СФР, доказать наличие у вас стажа можно будет только с помощью бумажной трудовой книжки (если она у вас сохранилась). Именно поэтому специалисты рекомендуют хранить бумажный вариант у себя на руках как архивный документ, даже если вы перешли на ЭТК.