В последние годы в России происходит масштабный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу – Электронной трудовой книжке (ЭТК). Этот процесс регулируется рядом нормативных актов, а сроки его внедрения неоднократно менялись. В статье мы разберём, с какого года электронные трудовые книжки стали обязательными, какие категории работников и работодателей задействованы, какие обязанности возлагаются на стороны и как правильно пройти переход.
Правовая база, открывшая путь к электронным трудовым книжкам
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – основной закон, который ввёл возможность ведения трудовых книжек в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ от г. № 1645 «Об утверждении Положения о порядке ведения, хранения и предоставления электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от г. № 140н «Об утверждении формы электронного документа «Трудовая книжка» и требований к её заполнению».
Эти нормативные акты установили первый день обязательного применения – 1 января 2020 года; С этого момента работодатели получили право вести трудовые книжки в электронном виде, однако обязательность применения была введена постепенно.
Хронология введения обязательности
- 1 января 2020 г. – вступление в силу закона 439‑ФЗ. Электронные трудовые книжки стали доступны для использования, но их применение оставалось добровольным.
- 31 декабря 2020 г. – установлен переходный срок. Все работники, которые к этой дате уже находились в трудовых (служебных) отношениях, могли продолжать использовать бумажную книжку, но обязаны были подать заявление о переходе на электронный формат до 1 января 2021 г..
- 1 января 2021 г. – обязательный переход для новых работников. С этого момента любой, кто впервые устраивается на работу, получает только электронную трудовую книжку.
- 2021 год – завершение переходного периода. К концу 2021 г. большинство работодателей уже перешли на электронный формат, а бумажные книжки стали использоваться лишь в исключительных случаях (отказ работника, невозможность идентификации в системе).
Таким образом, полная обязательность электронных трудовых книжек в России началась с 2021 года, а их практическое внедрение началось с 1 января 2020 года.
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
- Работодатели – все юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие на балансе хотя бы одного работника, обязаны вести электронные трудовые книжки с 1 января 2020 г.
- Работники – обязаны:
- Подать заявление о переходе на электронный формат до 1 января 2021 г., если они уже имели бумажную книжку.
- Согласиться на оформление только электронного документа, если они впервые устраиваются на работу с 2021 года.
- Исключения – работники, которые отказываются от электронного формата, могут сохранить бумажную книжку, но только при наличии письменного отказа и при условии, что работодатель согласен вести её в традиционном виде.
Обязанности работодателя при ведении ЭТК
Согласно КонсультантПлюс, основные обязанности работодателя включают:
- Регистрация в системе ЭТК и получение доступа к электронному реестру.
- Ведение и своевременное обновление данных о трудовой истории работника (приём, перевод, увольнение, изменения условий труда).
- Выдача работнику бумажной копии трудовой книжки только в случае подачи им заявления о её сохранении.
- Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных в электронном виде.
- Своевременное информирование работников о всех изменениях в их трудовой истории через личный кабинет в системе ЭТК.
Важно отметить, что после выдачи работнику заявления о переходе на электронный формат, работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажной книжки.
Порядок перехода на электронный формат
Для работников, уже имеющих бумажную книжку
- Подать заявление работодателю о переходе на электронный формат (до г.).
- Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в электронную систему и отправляет работнику уведомление о завершении перехода.
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале etk.gov.ru (логин/пароль, подтверждение по СМС).
Для новых работников (с 2021 года)
- При заключении трудового договора работодатель вносит данные в систему ЭТК сразу же.
- Работнику предоставляется информация о том, как войти в личный кабинет и просмотреть свою трудовую историю.
- Бумажная книжка не выдаётся, если только работник не откажется от электронного формата в письменной форме.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство – доступ к трудовой истории в любой момент через интернет.
- Сокращение бюрократии – отсутствие необходимости физически передавать книжку при смене места работы;
- Защита от подделок – система использует цифровую подпись и шифрование.
- Экономия – уменьшение расходов на печать и хранение бумажных документов.
- Автоматизация – возможность интеграции с другими HR‑системами и автоматическое формирование выписок.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от электронного формата?
Да. Работник может подать письменный отказ, но только если он впервые устраивается на работу после 2021 года. Для уже работающих сотрудников отказ возможен лишь в течение переходного периода (до г.).
Что делать, если работодатель не ведёт ЭТК?
Работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с жалобой. По закону работодателю грозит административная ответственность (штраф от 5 000 до 30 000 рублей).
Можно ли получить бумажную выписку из ЭТК?
Да. Через личный кабинет можно запросить официальную печатную выписку, которая будет заверена электронной подписью.
Как проверить подлинность записи в ЭТК?
Запись имеет уникальный идентификатор и цифровую подпись, проверка которой осуществляется на официальном портале etk.gov.ru.
Какие сроки хранения данных в системе?
Электронные трудовые книжки хранятся в государственном реестре бессрочно, как и их бумажные аналоги.
Электронные трудовые книжки стали обязательными с 2021 года для всех новых работников, а с 1 января 2020 года работодатели получили полномочия вести их в электронном виде. Переходный период завершился к концу 2021 года, после чего электронный формат стал основной формой документирования трудовой истории в России.
Для работодателей это значит необходимость внедрения соответствующего программного обеспечения, обучения кадрового персонала и обеспечения защиты персональных данных. Для работников – удобный доступ к полной трудовой истории, возможность быстро получать выписки и уверенность в юридической защите своих прав.
Если вы только планируете перейти на электронный формат или хотите уточнить детали применения ЭТК в своей организации, рекомендуется обратиться к официальным источникам (постановление Правительства, приказ Минтруда) и к юридическим консультантам, специализирующимся на трудовом праве.
Дата актуализации статьи: 21 мая 2026 г.