Вопрос о том, с какого года при приеме на работу оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК), является одним из самых частых в сфере трудовых отношений. Ответ на него требует понимания этапов реформы, которая началась несколько лет назад. Давайте разберемся подробно, основываясь на действующем законодательстве и практике.
История реформы: от старта к обязательному применению
Реформа по переходу на электронные трудовые книжки проходила в несколько этапов:
- 1 января 2020 года — это официальная дата введения в России электронной трудовой книжки как нового формата документа. С этого момента работодатели получили техническую возможность вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР). Однако на этом этапе бумажная трудовая книжка оставалась основным и равнозначным документом. Гражданин мог выбрать, в каком формате вести свою книжку.
- С 1 января 2021 года — наступает ключевой момент для новых работников. Именно с этой даты для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка не заводится. Все сведения об их трудовой деятельности начинают формироваться исключительно в электронном виде в ПФР. Это правило закреплено в Трудовом кодексе РФ (статья 66.1).
Важное уточнение: что происходит с теми, кто уже работал до 2021 года?
Для сотрудников, принятых на работу до 1 января 2021 года, действует переходный период и право выбора:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает ее вести (делает соответствующие записи) параллельно с формированием электронной версии в ПФР.
- Работник может добровольно отказаться от бумажной книжки в пользу только электронной. Для этого нужно подать работодателю письменное заявление. После этого все записи будут вноситься только в ЭТК.
- Если бумажная книжка утеряна, ее можно восстановить, но новые записи после 2020 года будут отражены только в электронном формате.
Правила приема на работу в 2026 году: только электронная книжка?
На текущий момент (2026 год) правила четко сформированы. При приеме на работу нового сотрудника, который впервые в жизни официально трудоустраивается, действует абсолютно ясное правило:
Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, ему оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк не выдается и не заполняется.
Таким образом, на вопрос «С какого года только электронная трудовая книжка при приеме на работу?» однозначный ответ: с 1 января 2021 года — для лиц, вступающих в трудовые отношения впервые.
Как работодатель проверяет наличие электронной трудовой книжки у кандидата?
При приеме на работу кандидата, который утверждает, что у него уже есть ЭТК (например, он работал ранее после 2021 года), работодатель может:
- Запросить у кандидата выписку из электронной трудовой книжки. Она выдается в ПФР (через личный кабинет на сайте или в отделении) или через портал Госуслуг.
- Проверить информацию самостоятельно, запросив в ПФР сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД). Для этого нужны согласие кандидата и его данные (СНИЛС).
- Убедиться в отсутствии у кандидата бумажной книжки (он должен ее сдать при увольнении с предыдущего места работы, если она у него была).
Краткий итог и практические рекомендации
| Дата приема на работу | Формат трудовой книжки | Примечание |
|---|---|---|
| До | Бумажная (основная) + Электронная (параллельно) | Выбор формата за работником. При отказе от бумажной — только ЭТК. |
| С (впервые на работе) | Только электронная | Бумажный бланк не оформляется. |
| С (работал ранее после 2021 г.) | Только электронная | Все записи уже в ПФР. Бумажная книжка не ведется. |
Для работодателя в 2026 году:
- При приеме новичка (первая работа в жизни) — оформляйте только электронную трудовую книжку. Уведомление о формировании ЭТК направляется в ПФР в течение 3-х рабочих дней со дня приема.
- При приеме человека с опытом работы после 2021 года — проверяйте выписку из его ЭТК. Убедитесь, что данные в ней соответствуют предоставленным документам.
- Храните у себя копию заявления работника о формировании ЭТК (если он уже работал ранее) или уведомление о начале ведения ЭТК (для новичков).
Важно! Даже если у работника есть старая бумажная трудовая книжка с записями до 2021 года, все новые записи, начиная с 2020/2021 года, будут отражены только в его электронной версии в ПФР. Бумажная книжка больше не является обязательным документом для новых поколений работников.
Таким образом, с 1 января 2021 года для миллионов россиян, начинающих трудовой путь, электронная трудовая книжка стала единственным возможным форматом с первого дня их официальной работы.