Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности граждан. Её бланк, форма заполнения и порядок выдачи регулируются Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. В данной статье подробно рассматриваем счет бланки трудовых книжек, то есть количество и типы шаблонов, используемых при оформлении новых и заменяющих трудовых книжек.
Общие сведения о трудовых книжках
Трудовая книжка выдаётся каждому работнику, который имеет стаж работы в организации или в нескольких организациях. Она служит для систематизации информации о местах работы, сроках трудового стажа, местах работы по совместительству и иных важных деталях.
Кому требуеться трудовая книжка?
- Всем работникам, у которых заключён договор труда;
- Исполняющим обязанности по совместительству;
- Воспитателям, воспитателям детских учреждений и другим специалистам, где требуется подтверждение трудового стажа.
В соответствии с Приказом Минтруда России № 123 от «Об утверждении формы бланка трудовых книжек» в организации используют два основных типа бланков:
- Бланк I – основной, предназначенный для записи сведений о трудовом месте, периоде работы и прочих деталях;
- Бланк II – дополнительный, используется для записи данных о совместительстве, отпуске и иных обстоятельствах, требующих отдельного фиксирования.
Суммарный счет бланки трудовых книжек в организации рассчитывается следующим образом:
- Количество сотрудников, имеющих основную работу – N₁;
- Количество сотрудников, работающих по совместительству – N₂;
- Общее количество требуемых бланков = N₁ + N₂;
- К каждому сотруднику добавляется по одному дополнительному бланку для записи данных о отпуске и иных событиях.
Таким образом, счет бланки трудовых книжек = N₁ + 2·N₂ (основной + дополнительный).
Пример расчёта
Если в организации работает 45 человек по основному месту и 12 человек совмещают функции (например, работают в двух подразделениях), то:
- Основных бланков требуется 45;
- Дополнительных – 12 (по одному на каждого совместителя);
Форма и содержание бланков
Бланк I – основной
В него вносятся такие сведения:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Дата приёма на работу;
- Должность и подразделение;
- Сведения о трудовом стаже;
- Подпись работника и руководителя.
Бланк II – дополнительный
Здесь фиксируются:
- Информация о совместительстве;
- Дата начала и окончания совместительства;
- Сведения об отпуске, отпуске по уходу за ребёнком и иных социальных событиях;
- Подписи сторон.
Порядок оформления и выдачи
- Подготовка бланков в типографии или в офисе кадрового подразделения;
- Заполнение бланка I в течение 30 календарных дней с даты начала работы;
- Заполнение бланка II – при необходимости (при совмещении работы, изменении условий и т.п.);
- Подпись работника и подписание руководителя;
- Передача оригинала работнику, копия хранится в кадровом отделе.
Частые ошибки при оформлении
- Недостаточное количество бланков – часто организации заказывают только основной бланк, что приводит к задержкам при оформлении совместителей;
- Ошибки в датах – указание неверных дат рождения или дат приёма;
- Отсутствие подписи работника – делает документ недействительным;
- Неучёт дополнительных бланков при расчёте счёта бланки трудовых книжек.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать электронный вариант трудовой книжки?
На сегодняшний день электронный трудовой книжный лист не предусмотрен законом; все записи должны быть сделаны в бумажном виде. - Сколько бланков нужно заказать за год?
Расчёт производится по формуле N₁ + 2·N₂. При росте штата или появлении новых совместителей необходимо пересмотреть счёт бланки трудовых книжек и заказать дополнительные экземпляры. - Кто отвечает за хранение копий трудовых книжек?
Копии хранятся в кадровом отделе организации в течение всего срока действия трудовых отношений и в течение 3 лет после увольнения сотрудника.
Правильный счет бланки трудовых книжек – важный элемент эффективного кадрового учёта. Он позволяет избежать задержек в оформлении новых сотрудников, своевременно фиксировать изменения в трудовых отношениях и соблюдать требования Трудового кодекса. При планировании заказа бланков рекомендуется:
- Регулярно обновлять данные о штате и совместителях;
- Заказывать небольшой запас бланков (примерно 5–10% от расчётного количества) для непредвиденных ситуаций;
- Соблюдать установленные формы и требования к заполнению.
Соблюдение этих простых рекомендаций обеспечит бесперебойную работу кадрового подразделения и уменьшит риск ошибок в оформлении трудовых книжек.