С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение, напрямую связанное с необходимостью передачи информации о трудовом стаже в Пенсионный фонд России (ПФР); В этой статье подробно разберем, зачем, кому и как нужно сдавать бумажные трудовые книжки.
Ключевое изменение: переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2026 года трудовой стаж для назначения пенсии будет учитываться только на основании данных электронной трудовой книжки. Это означает, что все записи о работе должны быть в единой государственной системе.
Важно: Бумажные трудовые книжки, выданные до введения ЭТК, сохраняют свою силу. Однако их данные должны быть перенесены в электронный формат. После 2026 года для подтверждения стажа будут использоваться только сведения из ЭТК.
Кому и когда нужно сдавать книжки?
Процесс передачи данных идет в несколько этапов:
- С 7 марта 2025 года граждане могут начать обращаться в ПФР для включения информации о своем трудовом стаже в электронную трудовую книжку. Это касается как тех, у кого уже есть ЭТК, так и тех, кто пока пользуется бумажным вариантом.
- До 1 января 2026 года, основной период, когда работодатели обязаны передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности всех своих сотрудников, а граждане могут самостоятельно инициировать перенос данных из своих бумажных книжек.
- После 1 января 2026 года для расчета пенсии будут использоваться исключительно данные из электронной трудовой книжки. Поэтому все записи из бумажного варианта должны быть в нее внесены до этой даты.
Как и куда сдавать бумажные трудовые книжки?
Есть два основных способа передать информацию из бумажной книжки в электронный формат:
Через работодателя (основной способ)
Если вы сейчас трудоустроены, ваша обязанность — передать свою бумажную трудовую книжку работодателю. Компания, в свою очередь, обязана:
- Внести все записи о вашей работе (включая данные из принесенной вами книжки) в свою систему учета.
- Передать эти сведения в Пенсионный фонд в установленном электронном порядке.
Что делать вам: Обратитесь в отдел кадров (ОК, HR) своей организации, отдайте им свою бумажную трудовую книжку и попросите внести ее данные в ЭТК. Работодатель не должен возвращать вам книжку сразу — он использует ее как источник данных для электронной системы.
Лично в Пенсионном фонде или МФЦ
Если вы не работаете (пенсионер, безработный, самозанятый), или если ваш работодатель не выполняет обязанности, вы можете самостоятельно обратиться в клиентскую службу ПФР или в МФЦ («Мои документы»).
Что нужно сделать:
- Взять с собой паспорт и свою бумажную трудовую книжку.
- Подать заявление о включении сведений о трудовом стаже в электронную трудовую книжку.
- Сотрудник ПФР/МФЦ внесет данные из вашей книжки в систему.
Важно: После переноса данных бумажная книжка может быть возвращена вам или остаться в фонде для архива. Уточняйте этот момент при подаче заявления.
Что будет с бумажными книжками после 2026 года?
Как сообщалось, бумажные трудовые книжки сохранятся как документ-подлинник. Однако их юридическая сила для расчета пенсии после 1 января 2026 года будет определяться только через данные в электронной системе. Поэтому перенос информации — обязательная процедура.
Краткий чек-лист действий
- Найдите свою бумажную трудовую книжку; Проверьте, что все записи в ней есть и они корректны.
- Определите свой статус:
- Трудоустроенный: Несите книжку в отдел кадров своей организации. Требуйте письменного подтверждения о приеме для переноса данных в ЭТК.
- Не работающий: Обращайтесь в ПФР или МФЦ с паспортом и книжкой.
- Сделайте это ДО 1 января 2026 года. Это критически важный срок.
- Проверьте свою ЭТК. После того как данные должны быть перенесены, вы можете проверить их актуальность:
- Через личный кабинет на сайте ПФР.
- Через портал Госуслуги.
- Обратившись в ПФР/МФЦ.
Ответы на частые вопросы
Что, если я потерял(а) бумажную книжку?
Необходимо восстановить документ. Обратитесь в архивное учреждение по месту последнего места работы для получения дубликата или справки о трудовой деятельности. Затем уже этот документ сдавайте в ПФР/работодателю для внесения в ЭТК.
А что с записями о работе в СССР или в 90-е годы?
Все записи, имеющиеся в вашей бумажной книжке, должны быть перенесены в ЭТК. Если у вас есть старые документы (например, трудовые книжки из прошлого), их данные также нужно внести. Обращайтесь в ПФР с такими документами.
Мне вернут мою бумажную книжку после сдачи?
Это зависит от организации. Работодатель может вернуть ее после сканирования и внесения данных. В ПФР/МФЦ часто оставляют подлинник для архива, но вы можете получить заверенную копию или справку. Уточняйте заранее.
Передача данных из бумажной трудовой книжки в электронную систему — это не формальность, а обязательное условие для корректного расчета вашей будущей пенсии. Не откладывайте этот процесс на потом. Начните с поиска документа и определения, через кого (работодатель или ПФР) вам удобнее его сдать. Действуйте до наступления 2026 года, чтобы избежать проблем с подтверждением своего трудового стажа.
Примечание: Информация основана на данных о переходе на электронные трудовые книжки в РФ, действующих на момент подготовки статьи. Для получения самой актуальной информации и персональной консультации обращайтесь в официальные каналы Пенсионного фонда России.