С 1 января 2020 года в России начался переход на систему электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд России (ПФР) – а с 2023 года в Социальный фонд России (СФР) – сведения о кадровых изменениях сотрудников. Ниже подробно рассмотрены:

• какие формы отчётности используются;
• какие сроки установлены законодательством;
• особенности сдачи отчётов в 2025‑2026 гг.;
• как избежать штрафов и типичных ошибок.

Какие отчёты сдаются по электронным трудовым книжкам

В зависимости от периода и типа изменений в трудовой деятельности работодатель подаёт одну из следующих форм:

1. СЗВ‑ТД – «Сведения о трудовой деятельности». Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от  № 730п. Используется для ежемесячного отражения всех кадровых событий (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ больничный и т.д.).
2. ЕФС‑1 – единая форма отчётности по страховым взносам‚ введённая с 2023 года. С 1 января 2026 года она полностью заменила СЗВ‑ТД для отчётов о трудовой деятельности‚ однако в transitional period обе формы могут приниматься параллельно.

Общие сроки подачи отчётов

Законодательство устанавливает несколько вариантов сроков в зависимости от того‚ когда произошло кадровое событие и какой отчёт используется.

Ежемесячный отчёт (СЗВ‑ТД / ЕФС‑1)

Если за отчётный месяц имели место любые изменения в трудовой деятельности сотрудников‚ отчёт необходимо представить:

• не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчётным;
• в случае‚ если 15‑е число выпадает на выходной или праздничный день – срок переносится на следующий рабочий день.

Пример: за январь 2026 года отчёт сдаётся не позднее 15 февраля 2026 года (если 15‑е – выходной‚ то 16‑е февраля).

Отчёт при конкретном кадровом событии (приём‚ перевод‚ увольнение)

Для отдельных событий (например‚ оформление приказа о приёме или увольнении) установлен более строгий срок:

• не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• это правило применяется как к форме СЗВ‑ТД‚ так и к ЕФС‑1.

Таким образом‚ если приказ о увольнении подписан 3 марта 2026 года (рабочий день)‚ отчёт должен быть подан не позднее 4 марта 2026 года.

Сдача выписки из электронной трудовой книжки по запросу сотрудника

Сотрудник может запросить выписку из своей ЭТК. Срок исполнения такого запроса – один рабочий день с момента получения заявления (через портал Госуслуг‚ личный кабинет СФР или непосредственно в бухгалтерии).

Особенности отчётности в 2025‑2026 гг.

Переходный период завершается 1 января 2026 года. С этой даты:

• все работодатели обязаны сдавать отчёт исключительно по форме ЕФС‑1;
• форма СЗВ‑ТД принимается только в случае технических сбоев в системе СФР и по согласованию с фондом;
• штрафы за несвоевременную подачу увеличиваются: до 5 % от суммы недоимки‚ но не менее 1000 рублей за каждое нарушение.

Важно также учитывать изменения в календаре бухгалтера на 2026 год (см. таблицу ниже).

Таблица основных сроков сдачи ЕФС‑1 в 2026 году

Если указанное число выпадает на выходной или праздничный день‚ срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Как правильно заполнить и подать отчёт

Подготовка данных

1. Сформировать список всех кадровых событий за отчётный период (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск‚ больничный‚ командировка и т.д.).
2. Для каждого события указать:
   • табельный номер сотрудника;
   • ФИО;
   • СНИЛС;
   • дата события;
   • вид события (приказ № и дата);
   • изменения в трудовой функции‚ подразделении‚ режиме работы.

Заполнение формы ЕФС‑1

Форма состоит из нескольких разделов:

• Раздел 1 – сведения о страхователе (ИНН‚ КПП‚ наименование организации).
• Раздел 2 – сведения о застрахованных лицах (табельный номер‚ СНИЛС‚ ФИО).
• Раздел 3 – сведения о периодах страхования (даты начала и конца периода‚ вид выплаты).
• Раздел 4 – сведения о выплатах и начислениях (суммы‚ начисленные взносы).

При заполнении следует пользоваться актуальными шаблонами‚ предоставляемыми СФР на своём официальном сайте или в бухгалтерских программах (1С‚ Контур.Эльба и др.).

Способы подачи

• Через личный кабинет страхователя на портале Госуслуг (раздел «Социальный фонд России» → «Отчётность»).
• Через систему электронного документооборота СФР (ЭДО).
• Через бухгалтерские программы‚ которые автоматически формируют и отправляют отчёт в СФР по защищённому каналу.
• На бумажном носителе – только в случае невозможности электронной подачи (по согласованию с фондом).

Ответственность за нарушение сроков

Нарушение установленных сроков подачи отчёта по электронным трудовым книжкам влечёт:

• Штраф от 500 до 5000 рублей за каждое непредставленное или несвоевременное представление документа (ст. 15.5 КоАП РФ).
• Пени за недоимку по страховым взносам (начисляются ежедневно от суммы недоимки).
• В случае повторных нарушений – возможное приостановление деятельности организации по решению суда.

Поэтому рекомендуется:

1. Ввести внутренний регламент с чёткими датами ответственного за подготовку отчёта.
2. Настроить автоматические напоминания в бухгалтерской системе (например‚ за 3 дня до срока).
3. Проводить ежемесячную сверку данных с кадровой службой и бухгалтерией.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Социального фонда России: sfp.gov.ru – раздел «Отчётность работодателей».
• Портал Госуслуг – личный кабинет страхователя: gosuslugi.ru.
• Методические рекомендации по заполнению формы ЕФС‑1 (PDF‚ 2026 г.) – доступно в разделе «Нормативные документы» на сайте СФР.
• КонсультантПлюс – статья «Сдача отчёта по электронным трудовым книжкам 2026 г.» (с образцами заполнения).
• 1С:Отчётность – модуль «ЕФС‑1» с автоматическим формированием и отправкой.

Своевременная и корректная подача отчёта по электронным трудовым книжкам – обязательное условие для соблюдения трудового и страхового законодательства. Ключевые моменты‚ которые следует помнить:

• Ежемесячный отчёт сдаётся не позднее 15‑го числа следующего месяца (или следующий рабочий день).
• При отдельных кадровых событиях – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• С 1 января 2026 года используется исключительно форма ЕФС‑1.
• Нарушение сроков приводит к штрафам‚ пеням и возможным ограничениям деятельности.
• Автоматизация процесса через бухгалтерские программы и настройка напоминаний существенно снижают риск ошибок.

Следуя этим рекомендациям‚ работодатель сможет избежать штрафов‚ обеспечить прозрачность кадрового учёта и поддерживать актуальные данные в системе Социального фонда России.