Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. Правильное и своевременное оформление записей в трудовой книжке, а также своевременная передача сведений о ней в налоговые органы, играют ключевую роль в расчёте пенсионных прав, начислении заработной платы и соблюдении законодательства. Ниже приведено подробное руководство, которое поможет вам разобраться, когда и как подавать сведения о трудовых книжках.
Что такое «сведения о трудовых книжках»?
Сведения о трудовых книжках – это данные о трудовой деятельности работника, которые работодатели обязаны передавать в Федеральную налоговую службу (ФНС) в рамках плана «Персонифицированные сведения о работниках» (ПСО). Эти сведения включают:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Дата начала и окончания работы в организации
- Должность и вид деятельности
- Сведения о стаже, начислениях и удержаниях
В 2025 году закон обязывает компании и индивидуальных предпринимателей сдавать эти данные ежемесячно.
Почему важно сдавать сведения своевременно?
Неправильные или задержанные сведения могут привести к:
- Уменьшению размера пенсии (по данным Татьяны, эксперта Президентской академии)
- Проблемам с начислением заработной платы
- Нарушением требований законодательства о трудовых книжках
- Потерей права на получение социальных льгот
Ключевые сроки сдачи сведений
После начала работы
Сведения о новом сотруднике должны быть переданы в ФНС в течение 10 дней с момента начала работы. Это необходимо для корректного расчёта налогов и пенсионных прав.
После увольнения
Сведения о завершении трудового договора подаются в течение 30 дней с даты увольнения. В этот период необходимо оформить в трудовой книжке запись о завершении работы и передать её копию в ФНС.
Ежемесячная сдача
Начиная с 2025 года, все работодатели обязаны сдавать ПСО ежемесячно. Срок сдачи – до 15 числа каждого месяца. Это позволяет налоговым органам своевременно обновлять данные о занятости населения.
Как правильно оформить сведения в трудовой книжке
Запись о приёме
В первой строке трудовой книжки фиксируется дата приёма, должность, вид деятельности и сведения о работодателе. Убедитесь, что:
- Наименование организации указано полностью и без ошибок
- Дата приёма соответствует фактической дате начала работы
- Должность указана в соответствии с должностной инструкцией
Запись о переименовании работодателя
Если компания меняет название, необходимо внести запись о переименовании в трудовой книжке и обновить сведения в ПСО.
Запись о завершении работы
В последней строке трудовой книжки фиксируется дата увольнения, причина увольнения и сведения о стаже. Важно, чтобы:
- Дата увольнения совпадала с фактической датой выхода из работы
- Стаж подсчитывался правильно (с учётом всех предыдущих записей)
- Сведения о причинах увольнения были корректны (например, «по собственному желанию» или «по соглашению сторон»)
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии. Поэтому при обнаружении неточностей необходимо:
- Подать заявление о внесении изменений в отдел кадров
- Получить от работодателя исправленную запись (с указанием даты внесения изменений)
- Сдать обновлённые сведения в ФНС в рамках ежемесячного ПСО
В случае серьёзных ошибок (например, неверное наименование организации) работодатель обязан предоставить письменное подтверждение (например, справку о регистрации).
Практические советы
- Проверяйте данные в ПСО – регулярно сверяйте сведения, которые вы видите в налоговой системе, с тем, что записано в трудовой книжке.
- Сохраняйте копии всех записей – это поможет в случае споров или ошибок.
- Обращайтесь к специалисту – если вы не уверены в правильности оформления, обратитесь к юристу или бухгалтеру.
- Следите за законодательными изменениями – правила сдачи ПСО могут обновляться, поэтому важно быть в курсе последних изменений.
Своевременная сдача сведений о трудовых книжках и правильное оформление записей в них – это не просто формальность, а важный элемент защиты ваших трудовых и пенсионных прав. Соблюдайте установленные сроки, проверяйте данные на точность и не откладывайте исправление ошибок. В итоге вы избежите неприятных сюрпризов в будущем и сможете рассчитывать на справедливое начисление пенсии и других социальных выплат.