В любой организации, где ведётся учёт трудовых отношений, важную роль играет секретарь трудовых книжек – лицо, ответственное за правильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек сотрудникам. В этой статье мы разберём, какие функции выполняет такой специалист, какие требования к нему предъявляются, как правильно оформлять записи в трудовых книжках и какие нормативные акты регулируют эту деятельность.
Что такое «секретарь трудовых книжек»?
Секретарь трудовых книжек – это сотрудник, назначенный работодателем в качестве уполномоченного лица, которое отвечает за:
- ввод и хранение сведений о приёме, переводе, увольнении и изменении должности работников;
- выдачу и возврат трудовых книжек;
- обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек;
- проверку правильности заполнения и оформления записей.
В большинстве случаев такой специалист одновременно выполняет функции секретаря руководителя и административного координатора, но его основная задача – управление трудовыми книжками.
Правовые основы работы секретаря трудовых книжек
Вопросы, связанные с трудовыми книжками, регулируются рядом нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ – глава 43 (Особенности труда руководителей) и статья 274 (Права и обязанности руководителя).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек – п. 10, в котором прописаны требования к учёту и хранению.
- Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ (например, приказ о профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления»).
- Локальные нормативные акты организации (трудовой договор, должностная инструкция, внутренний трудовой распорядок).
Согласно статье 274 ТК РФ, права и обязанности руководителя (в т.ч. секретаря) устанавливаются трудовым законодательством, нормативными актами субъекта РФ и документами организации. Поэтому все действия секретаря должны быть закреплены в должностной инструкции и/или трудовом договоре.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
При приёме на работу, переводе, изменении должности, а также при исполнении обязанностей секретаря на временной основе, запись в трудовой книжке оформляется по классической схеме:
- Дата приёма/перевода;
- ФИО работника;
- Должность (или «исполняет обязанности»);
- Краткое описание работы (если требуется);
- Подпись работодателя и печать (если применимо).
Пример записи:
г. – Приём на работу. ФИО: Иванов Иван Иванович. Должность: Секретарь трудовых книжек. Занимаемая должность: Исполняет обязанности секретаря руководителя на период отпусков основного работника.
Важно помнить, что термин «исполняет обязанности» в трудовой книжке не пишется. Запись должна отражать фактическую должность, а не временное исполнение обязанностей. Если работник временно исполняет обязанности секретаря, но официально его должность остаётся прежней, в книжке фиксируеться только его фактическая должность.
Должностная инструкция секретаря трудовых книжек
Должностная инструкция должна включать:
- Общие сведения о должности и её месте в структуре организации;
- Перечень обязанностей (ввод данных, хранение, выдача, проверка правильности записей, контроль сроков выдачи и возврата и т.д.);
- Права и ответственность (обязанность соблюдать конфиденциальность, ответственность за ошибки в учёте);
- Квалификационные требования (образование, опыт работы, знание ТК РФ, навыки работы с документами);
- Условия работы (рабочее время, отпуск, компенсации).
Пример ключевых пунктов:
- Принимать и передавать на подпись руководителю документы и заявления.
- Получать корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя.
- Вести учёт трудовых книжек, обеспечивать их сохранность и своевременную выдачу.
- Проверять правильность заполнения записей в трудовых книжках.
- Соблюдать конфиденциальность персональных данных сотрудников.
Практические рекомендации по работе с трудовыми книжками
- Систематический учёт – вести журнал учёта, где фиксировать даты выдачи, возврата и изменения статуса книжек.
- Проверка документов – перед выдачей проверять наличие всех необходимых подписей и печатей.
- Обучение персонала – проводить инструктаж сотрудников о правилах обращения с трудовыми книжками.
- Контроль сроков – соблюдать сроки выдачи и возврата, чтобы избежать штрафов.
- Документирование – хранить копии всех записей и актов в электронном виде для удобства поиска.
Пример приказа о назначении секретаря трудовых книжек
Служебный документ может выглядеть следующим образом:
Министерство труда и социальной защиты РФ
Приказ № 123/2026
«О назначении уполномоченного лица по ведению трудовых книжек»В целях упорядочения работы с трудовыми книжками и исполнения пункта 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. В этом случае исключена ответственность за неназначение ответственного за эту часть работы.
Подпись: ___________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать термин «исполняет обязанности» в трудовой книжке?
- Нет. В трудовой книжке фиксируется фактическая должность, а не временное исполнение обязанностей.
- Кто несёт ответственность за правильность заполнения трудовых книжек?
- Ответственность несёт специально уполномоченное лицо, назначаемое работодателем, а также руководитель, если он сам отвечает за учёт.
- Что делать, если работник принял на работу на 1,5 ставки, но фактически занимается только кадровым учётом?
- В трудовом договоре и должностной инструкции должно быть чётко указано, что основная должность – секретарь, а дополнительная – специалист ОК. Стаж учитывается по фактической работе.
Секретарь трудовых книжек играет ключевую роль в обеспечении надёжного учёта трудовых отношений. Его работа регулируется как федеральными законами, так и внутренними нормативными актами организации. Правильное оформление записей, чёткая должностная инструкция и соблюдение всех требований ТК РФ позволяют избежать конфликтов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Если вам нужна готовая должностная инструкция или образец приказа, вы можете скачать их в формате Word или PDF по ссылке ниже (ссылка вымышлена для примера):
- Должностная инструкция (Word)
- Должностная инструкция (PDF)
Надеемся, что данная статья поможет вам лучше понять роль секретаря трудовых книжек и правильно организовать работу с этими важными документами.