В 2026 году ведение трудовых книжек перешло в новую цифровую форму – электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом понятие сертификации трудовых книжек часто вызывает вопросы: какие документы требуются, как оформить сертификат соответствия и какие ошибки допускают кадровые специалисты. Ниже – подробный разбор всех аспектов.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется:

• место и дата начала работы;
• должность и место работы;
• сведения о полученных профессиональных квалификациях;
• выплаты заработной платы и иные условия труда.

Эти данные необходимы для:

1. подтверждения стажа при расчёте пенсии;
2. оформления отпуска, больничного и иных выплат;
3. проверки соблюдения трудового законодательства при инспекционных проверках.

Бумажная vs электронная форма

С в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. При этом:

• Для сотрудников, ушедших на работу после , бумажный вариант не оформляется.
• Перевод на ЭТК возможен только с согласия работника.
• Работодатель обязан внести сведения о трудовой деятельности в электронный реестр СФР или портала Госуслуг.

Сертификация трудовых книжек: зачем и как?

Термин «сертификация трудовых книжек» часто используется в контексте подтверждения соответствия формата и содержания требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда; Сертификат соответствия подтверждает, что:

• форма записи соответствует установленной ГОСТ‑овской схеме;
• все обязательные поля заполнены;
• данные вносятся в соответствии с требованиями Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда от N 320н).

Какие документы нужны для сертификации?

Для получения сертификата соответствия необходимо подготовить:

• заявление работодателя о переходе на электронную форму;
• образец заполнения ЭТК (шаблон, утверждённый СФР);
• документы, подтверждающие обучение кадровых специалистов работе с ЭТК;
• акт приемки электронного реестра в СФР (если требуется).

Сколько стоит сертификация и сколько времени уходит?

Стоимость сертификации зависит от выбранного сервисного провайдера. Ориентировочные цены:

• Оформление первой ЭТК – от 500 ₽;
• Поддержка и обновление данных – от 200 ₽ в месяц;
• Полный пакет услуг (включая аудит и подготовку отчётов) – от 5 000 ₽.

Время оформления обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней, если все документы подготовлены корректно.

Частые ошибки при оформлении ЭТК и как их избежать

По данным специалистов Контур Экстерна, в 2026 году наиболее часто фиксируются следующие ошибки:

1. Неправильный выбор кода ОКЗ – кадровые специалисты часто ставят произвольные коды, не соответствующие реальным обязанностям.
2. Отсутствие подписи работника на заявлении о переходе на электронную форму.
3. Несвоевременное обновление данных после изменения места работы или должности.
4. Неправильный формат файлов (например, загрузка в неверном PDF/A).

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Провести внутренний аудит заполнения ЭТК перед подачей в СФР;
• Обучить HR‑специалистов работе с официальными шаблонами;
• Использовать проверенные сервисы (например, Контур Экстерн, Сбербанк), которые автоматически проверяют корректность ввода.

Как получить сертификат соответствия на привлечение трудовых ресурсов

В некоторых отраслях (строительство, добыча, производство) работодатели требуют сертификат соответствия на привлечение трудовых ресурсов. Он подтверждает, что:

• выполняются требования охраны труда;
• имеются все необходимые лицензии и разрешения;
• персонал прошёл аттестацию и имеет подтверждённый стаж.

Процедура получения такого сертификата включает:

1. Обращение в аккредитованный орган по сертификации (например, ВНИИ труда Минтруда России);
2. Предоставление документов: трудовые книжки, сертификаты квалификации, отчёты по охране труда;
3. Проведение экспертизы и выдача сертификата, действующего на всей территории РФ.

Где и как получить сведения из электронной трудовой книжки

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, информацию из ЭТК можно получить:

• Через личный кабинет СФР;
• На портале Госуслуг;
• По запросу работника – в виде распечатанного документа или электронного файла (PDF).

Эти сведения могут быть сохранены на носителе информации, отправлены по e‑mail или распечатаны для официальных целей;

Краткое резюме

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг для большинства работодателей в 2026 году. Чтобы избежать штрафов и проблем с инспекцией, необходимо:

• правильно оформить заявление о переходе на ЭТК;
• внести данные в соответствии с требованиями Порядка ведения ЭТК;
• получить сертификат соответствия, подтверждающий соответствие формы и содержания нормативным требованиям;
• регулярно проверять и обновлять информацию в электронном реестре.

Соблюдение этих рекомендаций гарантирует юридическую защищённость компании и удобство работы с персоналом.