Ведение трудовой книжки – обязательный элемент трудового законодательства РФ. При необходимости предоставить копию трудовой книжки в банк, миграционную службу, учебное заведение и т.д., она должна быть заверена работодателем. Важнейшим инструментом заверения является штамп работодателя, который подтверждает подлинность копии и содержит сведения о месте хранения оригинала.

Что такое штамп для заверения?

Штамп – это печатная или штамп‑печатная метка, размещаемая в трудовой книжке (или в сопроводительном документе) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и приказа Минтруда России от 19.05.21 № 320н. Он содержит:

• Наименование организации-работодателя;
• Печать работодателя (если применимо);
• Дата и место изготовления копии;
• Номер и год дела, в котором хранится оригинал;
• Подпись ответственного лица (обычно бухгалтера или руководителя отдела кадров).

Юридические основания

В соответствии с пунктом 3 приложения 2 к приказу Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, штамп может использоваться:

1. Для выдачи вкладыша к трудовой книжке;
2. Для заверения копии трудовой книжки, если в оригинале отсутствует печать работодателя.

Однако в инструкциях по заполнению трудовых книжек прямого указания на использование штампа для внесения записей нет. Поэтому штамп применяют только при выдаче копии.

Как правильно оформить штамп?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления штампа для заверения копии трудовой книжки.

Шаг 1. Подготовка шаблона штампа

Создайте шаблон в графическом редакторе (Adobe Illustrator, CorelDRAW, Inkscape). Штамп должен быть в формате, пригодном для печати. Пример:

┌───────────────────────────────────────┐│ ООО «РосТруд» │
│ Печать работодателя │
│ № 12345 │
│ Дата: │
│ Место хранения: 123‑4‑5, г. Краснодар│
│ Номер дела: 2026‑01‑001 │
│ Подпись: Иванов И.И. │
└───────────────────────────────────────┘

Убедитесь, что все надписи сделаны на русском языке, разборчивы и находятся в пределах штампа.

Шаг 2. Печать штампа

Используйте световодостойкие чернила (паста, краска, гель) черного, синего или фиолетового цвета. Печать должна быть разборчивой и не смазываться при хранении.

Шаг 3. Размещение штампа в копии

Штамп размещают в конце копии трудовой книжки, рядом с подписью ответственного лица. Важно, чтобы штамп был виден и не перекрывался другими надписями.

Шаг 4. Проверка соответствия ГОСТ

Проверьте, что штамп соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2025:

• Размер штампа не превышает 10 × 10 см;
• Надписи читаемы при обычном освещении;
• Штамп не содержит искажений.

Пример образца заверения копии трудовой книжки

Ниже приведён образец, который можно использовать в HR‑службах:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Копия трудовой книжки, заверенная штампом работодателя │
│ ООО «РосТруд» │
│ Печать работодателя: [печатка] │
│ Номер дела: 2026‑01‑001 │
│ Место хранения оригинала: 123‑4‑5, г. Краснодар │
│ Дата изготовления копии: │
│ Подпись ответственного лица: Иванов И.И. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Кому нужна заверенная копия трудовой книжки?

• Банки – для оформления кредитов и ипотек;
• Паспортно‑визовые центры – для получения визы;
• Учебные заведения – для подтверждения стажа работы;
• Пенсионные фонды – для расчёта пенсии.

Сроки выдачи и хранение оригинала

Согласно приказу Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, копия должна быть выдана в течение 5 рабочих дней с момента запроса. Оригинал трудовой книжки хранится в бухгалтерии или в отделе кадров, а копия заверяется штампом и передаётся заявителю.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать обычную печать вместо штампа? Да, если в организации есть официальная печать работодателя, она может быть использована вместо штампа. Главное – наличие подписи и даты.
• Что делать, если штамп не соответствует ГОСТ? В таком случае необходимо пересоздать штамп, соблюдая требования ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
• Можно ли использовать электронный штамп? В настоящее время электронные копии трудовой книжки допускаются только в рамках электронного документооборота, но для большинства госорганов требуется бумажный штамп.

Штамп для заверения трудовой книжки – это не просто декоративный элемент, а юридически значимый документ, подтверждающий подлинность копии. Соблюдение требований ГОСТ и приказов Минтруда обеспечивает законность и признание копии в государственных и коммерческих структурах. Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш штамп будет всегда в соответствии с нормами.