Штамп для заверения трудовой книжки — это официальный знак, который подтверждает подлинность копии документа и придает ей юридическую силу. Его правильное оформление критически важно, так как заверенная копия трудовой книжки часто требуется при устройстве на новую работу, оформлении кредита, получении социальных выплат или взаимодействии с государственными органами.

С 2026 года действуют обновленные требования к оформлению документов, основанные на ГОСТ Р 7097-2016 (действует с 1 июля 2018 года) и статье 62 Трудового кодекса РФ. В этой статье подробно разберем, как должен выглядеть штамп, где и как его ставить, а также приведем актуальный образец.

Что такое штамп для заверения? Ключевые отличия

Важно не путать:

• Штамп (отметка о заверении) — текстовое поле с реквизитами организации и подписью уполномоченного лица. Это основной элемент подтверждения копии.
• Печать (штамп с гербом или наименованием организации), графический знак. Часто используется совместно с штампом, но может применяться и отдельно для других целей.

Для заверения копии трудовой книжки обязательно требуется именно штамп с текстом (например, «Верно») и подпись, а печать является дополнительным, но часто ожидаемым элементом.

Требования к содержанию штампа (что должно быть указано)

Согласно действующим нормам, отметка о заверении должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Надпись «Верно» или «Копия верна». Это ключевое слово, указывающее на соответствие копии подлиннику.
2. Дата заверения (число, месяц, год). Указывается дата, когда сотрудник отдела кадров фактически поставил штамп.
3. Наименование должности лица, которое заверяет документ (например, «Начальник отдела кадров», «Специалист кадрового отдела»).
4. Фамилия и инициалы (расшифровка) этого лица (например, «Иванов А.П.»).
5. Оттиск печати организации (обычно круглой с наименованием организации и ИНН/КПП). Печать должна быть четкой, не заходящей на текст штампа.

Правила нанесения штампа: где ставить?

Существует два основных варианта, оба юридически корректны:

Штамп на каждой странице копии

Наиболее надежный и распространенный способ. На каждой странице копии трудовой книжки (где есть записи) ставится отметка «Верно», подпись и печать. Это исключает возможность подмены отдельных листов.

Штамп только на последнем листе прошитой копии

Если копия состоит из нескольких листов, они предварительно прошиваются в один пакет. На последнем листе ставится один штамп с подписью и печатью. При этом прошивка должна быть надежной (нить, скоба), а на всех листах может быть указан номер страницы или общий номер документа.

Изменения 2026 года: В некоторых источниках упоминается необходимость «сшивать образец трудовой книжки для официального заверения». Вероятно, это означает усиление акцента на прошивке многостраничных копий как на обязательном условии их заверения, чтобы предотвратить мошенничество. Всегда уточняйте актуальные требования в вашей организации или запрашивающей стороне.

Актуальный образец штампа для заверения копии трудовой книжки (2026)

Приведем два варианта расположения.

Вариант А: Штамп на каждой странице

Вариант Б: Штамп на последнем листе прошитой копии

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки

1. Получите заявление от работника. Согласно ст. 62 ТК РФ, работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки (или ее выписку). Образец заявления можно найти в отделе кадров.
2. Сделайте качественные копии. Скопируйте на копировальном аппарате или отсканируйте и распечатайте все страницы трудовой книжки, на которых есть записи. Копии должны быть четкими, без помарок, с сохранением всех реквизитов.
3. Прошейте копии (если их несколько). Свяжите листы прочной нитью или скобами. Проставьте порядковый номер на каждом листе или общий номер на первом и последнем.
4. Поставьте штамп. Выберите один из описанных выше способов (на каждой странице или на последней). Заполните все поля: надпись «Верно», дату, должность, ФИО заверяющего. Подпись должна быть разборчивой.
5. Приложите печать. Нанесите оттиск печати организации так, чтобы она частично перекрывала подпись и штамп, но не мешала их чтению. Печать должна быть четкой, не смазанной.
6. Выдайте документ работнику. На вашей копии (в отделе кадров) сделайте отметку о выдаче копии с датой и подписью ответственного.

Типичные ошибки при заверении

• Отсутствие даты или неверный формат даты.
• Нет расшифровки подписи (только подпись без ФИО).
• Печать наложена так, что текст штампа становится нечитаемым.
• Штамп поставлен только на первый лист многостраничной копии без прошивки.
• Копия сделана с телефона или в плохом качестве (размытый текст, обрезанные края).
• Использование штампов с предварительно напечатанными датами (дата должна быть вписана вручную в момент заверения).

Правильно оформленный штамп для заверения трудовой книжки — это простой, но юридически значимый документ. Его основная цель — подтвердить, что копия полностью и достоверно соответствует записям в оригинальной трудовой книжке. Соблюдение требований ГОСТ Р 7097-2016 и ТК РФ (ст. 62) защищает как работника, так и работодателя от рисков признания документа недействительным. При малейших сомнениях в оформлении уточняйте требования у юриста организации или в том государственном органе, куда будет предоставляться документ.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов.