С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от и последующими изменениями в Трудовом кодексе РФ. Одним из ключевых элементов этого перехода стал штамп о переходе на электронную трудовую книжку — официальное подтверждение выбора работника. В этой статье мы подробно разберём, что это за штамп, когда и как он ставится, кто обязан его оформлять и какие последствия он имеет для работника и работодателя.
Что такое штамп о переходе на электронную трудовую книжку?
Штамп о переходе на электронную трудовую книжку, это официальная отметка, которая проставляется в бумажной трудовой книжке работника в случае, если он добровольно выбрал ведение его трудовой деятельности в электронной форме.
Этот штамп не является обязательным для всех работников — он ставится только по письменному заявлению работника. Если работник не подал заявление, его трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде, и штамп не ставится.
Зачем нужен этот штамп?
- Подтверждение выбора — штамп служит юридическим доказательством того, что работник официально перешёл на электронный формат ведения трудовой деятельности.
- Информирование новых работодателей — при трудоустройстве новый работодатель может увидеть штамп и понять, что у работника нет бумажной трудовой книжки, а вся информация хранится в электронном виде в Пенсионном фонде РФ (ПФР).
- Исключение ошибок, отсутствие штампа может привести к путанице: новый работодатель может начать вести бумажную трудовую книжку, хотя у работника уже есть электронная.
Кто обязан ставить штамп?
Обязанность по проставлению штампа лежит на текущем работодателе, у которого работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
Согласно пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 659, работодатель обязан:
- Принять письменное заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку.
- В течение 15 календарных дней с даты подачи заявления проставить в трудовой книжке штамп о переходе.
- Внести в трудовую книжку запись: «Трудовая книжка не ведётся, сведения о трудовой деятельности работника хранятся в форме электронных документов в Пенсионном фонде Российской Федерации».
Форма штампа
Форма штампа утверждена Минтрудом России. Он должен содержать следующие элементы:
- Надпись: «Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в форме электронных документов в Пенсионном фонде Российской Федерации».
- Дата проставления штампа.
- Подпись ответственного лица (например, кадровика или руководителя).
- Печать организации (если она используется).
Штамп может быть как печатным, так и рукописным — главное, чтобы он был читаемым и содержал все обязательные реквизиты.
Как правильно оформить заявление о переходе?
Работник должен подать письменное заявление на имя работодателя. Заявление можно написать в произвольной форме, но желательно включить следующие данные:
- ФИО работника полностью;
- должность;
- табельный номер (если есть);
- номер и серия бумажной трудовой книжки;
- четкую просьбу: «Прошу перейти на ведение моих сведений о трудовой деятельности в электронной форме в Пенсионном фонде Российской Федерации»;
- дату и подпись.
Пример заявления:
Заявление
Прошу перевести ведение моих сведений о трудовой деятельности в электронную форму в Пенсионном фонде Российской Федерации. Моя трудовая книжка № 1234567, выдана г.
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер-технолог
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/
Что делать, если работник уже уволился?
Если работник подал заявление о переходе, но уже уволился, то последний работодатель всё равно обязан проставить штамп в трудовой книжке в течение 15 дней после получения заявления — даже если работник больше не числится в штате.
Если работник уже уволился, а штамп не был проставлен, он может:
- Обратиться к бывшему работодателю с письменным запросом о проставлении штампа.
- Если работодатель отказывается — подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.
Как проверить, есть ли у вас электронная трудовая книжка?
Каждый гражданин может проверить наличие своей электронной трудовой книжки через:
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — https://es.pfrf.ru
- Портал Госуслуг — в разделе «Пенсия и социальные выплаты»
- Мобильное приложение «ПФР»
- МФЦ — при личном обращении
Если в личном кабинете отображаются сведения о вашей трудовой деятельности — значит, электронная трудовая книжка уже создана.
Что будет, если штамп не поставлен?
Отсутствие штампа не лишает работника права на электронную трудовую книжку — если он подал заявление, ПФР всё равно начнёт вести его данные в электронном виде. Однако:
- Новый работодатель может не знать о переходе и начать вести бумажную трудовую книжку — это приведёт к дублированию данных и путанице.
- При оформлении пенсии могут возникнуть сложности с подтверждением стажа, если в бумажной книжке нет штампа, а электронная не синхронизирована.
- Работодатель может быть привлечён к административной ответственности за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
Важно помнить!
- Переход на электронную трудовую книжку, добровольный. Никто не может заставить работника отказаться от бумажной книжки.
- Бумажная трудовая книжка остаётся юридически значимым документом — даже после перехода на электронную форму, она не аннулируется и не изымается.
- Штамп, не просто формальность. Он защищает интересы работника и упрощает работу кадровых служб.
- Электронная трудовая книжка — это надёжно. Данные хранятся в защищённой системе ПФР, доступ к ним есть только у работника и у работодателя (при оформлении приёма на работу).
Штамп о переходе на электронную трудовую книжку — это важный, но простой элемент современного кадрового учёта. Он не требует сложных процедур, но играет ключевую роль в обеспечении прозрачности и точности учёта трудового стажа. Работникам стоит подать заявление, если они хотят избежать бумажной волокиты в будущем. Работодателям — не игнорировать этот процесс: своевременное проставление штампа, это не только соблюдение закона, но и забота о комфорте своих сотрудников;
Если вы ещё не подали заявление — не откладывайте. Электронная трудовая книжка, это удобно, безопасно и будущее российского кадрового учёта.
Помните: ваш труд — важен. И его нужно сохранять правильно.