Ведение трудовых книжек — ответственная задача, регулируемая строгими правилами. Особое внимание требует ситуация, когда в связи с исчерпанием свободных листов или повреждением документа выдается вкладыш. Ключевым моментом является правильное оформление штампа о выдаче вкладыша. В этой статье разберем, где и как его ставить, какие ошибки недопустимы, и приведем актуальные образцы.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш — это официальный бланк, который является неотъемлемой частью трудовой книжки. Он имеет:

• Собственный серийный номер (указан на каждом листе в правом верхнем углу).
• Точное повторение граф и структуры основной трудовой книжки.
• Элементы защиты, как и у основного документа.

Важно: Вкладыш не является самостоятельным документом. Он действителен только в составе трудовой книжки, к которой был подшит.

Требования законодательства к штампу о выдаче вкладыша

Основным нормативным актом является Приказ Минтруда России от № 320н (Правила ведения трудовых книжек). В разделе VI Приложения 2 к нему содержатся прямые указания.

Обязательность штампа

Согласно п. 33 указанных Правил, при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер.

Содержание штампа

Штамп должен содержать три четкие графы:

1. «Выдан вкладыш» — основная надпись.
2. «Серия» — указывается серия вкладыша (например, «АА»).
3. «Номер» — указывается уникальный номер вкладыша.

Где правильно размещать штамп?

Это самый распространенный вопрос. Ответ зависит от ситуации:

При выдаче ПЕРВОГО вкладыша

Штамп ставится на ьном листе трудовой книжки (первая страница с данными работника и фотографией).

При выдаче ПОСЛЕДУЮЩИХ вкладышей (второго, третьего и т.д.)

Если на ьном листе трудовой книжки не осталось свободного места для очередного штампа (они уже заполнены предыдущими отметками), то штамп ставится на ьном листе ПЕРВОГО вкладыша.

Недопустимо: Ставить штамп о выдаче второго/третьего вкладыша на ьном листе основного блока трудовой книжки, если там уже есть отметки о предыдущих вкладышах. Это создает путаницу.

Что делать, если нет готового штампа?

По разъяснениям Роструда, если у организации отсутствует штамп «Выдан вкладыш серия, номер», отметку о выдаче вкладыша разрешается вносить в трудовую книжку рукописным способом от руки.

Как это должно выглядеть:
На соответствующем ьном листе (основного документа или первого вкладыша) от руки записывается фраза:
«Выдан вкладыш серия ______ номер ______».
Запись должна быть четкой, разборчивой и заверена подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) и печатью организации.

Куда подшивать вкладыш?

Вкладыш подшивается в конец трудовой книжки, непосредственно перед обложкой (корешком).
Логичнее и нагляднее, подшивать его перед разделом «Сведения о награждениях» или в момент, когда в основной части закончились свободные листы. Главное — обеспечить его сохранность и невозможность извлечения без следов.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Вкладыш просто вкладывается, а не подшивается. Это нарушает целостность документа.
• Штамп ставят в произвольном месте (например, на последней странице записи о работе). Отметка должна быть только на ьном листе основного документа или первого вкладыша.
• Исправляют или зачеркивают данные в штампе. Все поля заполняются с первого раза.
• Выдают вкладыш без отметки в трудовой книжке. Без такой записи вкладыш теряет юридическую силу.
• Путают серию и номер. Серия — это два буквенных символа (например, «АА», «СС»), номер — цифровой.

Краткая инструкция-памятка для кадровика

1. Получите вкладыш с заполненными данными работника и печатью организации.
2. Определите место для штампа:
   • Если выдает ПЕРВЫЙ вкладыш, штамп на ьном листе трудовой книжки.
   • Если выдает ПОСЛЕДУЮЩИЙ вкладыш и на ьном листе ТК нет места, штамп на ьном листе ПЕРВОГО вкладыша.
3. Заполните штамп: четко укажите «Выдан вкладыш», серию и номер вкладыша.
4. Подшейте вкладыш в конец документа перед обложкой.
5. Если штампа нет — внесите идентичную запись от руки, заверьте подписью и печатью.

Правильное оформление штампа о выдаче вкладыша — это не формальность, а гарантия того, что весь стаж работника будет учтен и подтвержден. Соблюдение требований Приказа № 320н и разъяснений Роструда защищает как работника, так и работодателя от возможных споров в будущем. Запомните ключевое правило: штамп (или рукописная эквивалентная запись) ставится на ьном листе основного документа или первого вкладыша, а сам вкладыш подшивается в конец трудовой книжки.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства (Приказ Минтруда России № 320н) и официальных разъяснений Роструда. Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года.