Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. В большинстве организаций оригиналы трудовых книжек хранятся в отделе кадров, а в случае необходимости предоставляются копии. Чтобы гарантировать подлинность копии и упростить процесс учёта, используют специальный штамп «Подлинник трудовой книжки». В статье рассмотрим, что это за штамп, какие нормативные акты регулируют его использование, как правильно оформить и где проставлять штамп.
Что представляет собой штамп «Подлинник трудовой книжки»?
Штамп – это печатный элемент (обычно изготовленный из резины или пластика), который наносит на документ заранее подготовленную надпись. В случае с трудовой книжкой штамп содержит информацию о том, где находится оригинал книги, а также сведения об организации‑работодателе.
- Назначение: подтверждение того, что копия трудовой книжки сделана с оригинального документа, находящегося в надёжном месте.
- Польза: ускоряет процесс выдачи копий, упрощает внутренний контроль и уменьшает риск подделки.
- Типы штампов: штамп с полной и сокращённой формой наименования организации, штамп «Подлинник трудовой книжки», штамп «Дубликат», штамп «Подано письменное заявление» и др.
Нормативно‑правовая база
Оформление штампа регулируется несколькими документами:
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (утв. приказом Росстандарта от ) – определяет требования к оформлению документов, в т.ч. к отметкам о месте хранения оригиналов.
- Письмо Минтруда России № 14‑6/ООГ‑6075 от – разрешает работодателю использовать штамп с полным и сокращённым наименованием организации при внесении записей в трудовую книжку.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 378н) – хотя в нём нет прямого указания на штамп «Подлинник», он допускает использование печатных средств для ускорения оформления.
- Внутренние регламенты организации (приказ о ведении кадрового делопроизводства) – часто включают пункт о необходимости проставления штампа «Подлинник трудовой книжки» в отметке о месте хранения.
Содержание штампа «Подлинник трудовой книжки»
В штампе должны присутствовать обязательные элементы, указанные в нормативных актах и рекомендациях экспертов:
- Наименование организации (полное и/или сокращённое).
- Текст «Подлинник документа находится …» с указанием точного места хранения (отдел кадров, конкретный архив, номер дела, год).
- При необходимости – дата проставления штампа (можно добавить поле «Дата» для ручного заполнения).
- Место для подписи уполномоченного лица (обычно не требуется, если подпись уже есть в трудовой книжке, но иногда добавляют для дополнительной гарантии).
Пример текста штампа:
ООО «Актив» Подлинник документа находится в отделе кадров компании «Актив».
Если оригинал хранится в архиве, указывают номер дела и год:
Подлинник документа находится в архиве компании «Актив», дело 12‑41 за 2018 г.
Как изготовить штамп
Изготовление штампа обычно поручается специализированным фирмам. При заказе следует уточнить:
- Размер штампа – стандартные варианты: 50 × 30 мм, 70 × 40 мм. Выбор зависит от места, где будет проставляться штамп (на первой странице, в конце записи и т.п.).
- Шрифт и оформление – рекомендуется использовать шрифт, соответствующий ГОСТу (например, Шрифт 2, размер 10‑12 пунктов). Текст должен быть чётким и легко читаемым.
- Тип краски – черные или синие чернила, совместимые с официальными документами. При необходимости можно заказать двойной штамп (две разные надписи в одном элементе).
- Наличие поля для даты – если планируется фиксировать дату проставления штампа, закажите штамп с пустым полем «Дата: ____».
- Контроль качества – попросите предоставить образец (пробный отпечаток) перед окончательной поставкой.
Где и как проставлять штамп
Штамп «Подлинник трудовой книжки» ставится в отметке о месте хранения трудовой книжки. Возможные варианты размещения:
- На первой странице трудовой книжки, в блоке «Место хранения».
- На последнем листе копии трудовой книжки (если копия выдаётся внешнему пользователю).
- В отдельном листе‑приложении к трудовой книжке, если в организации ведётся отдельный реестр оригиналов.
Процедура проставления:
- Убедитесь, что оригинал трудовой книжки находится в указанном месте (отдел кадров, архив).
- Подготовьте форму отметки: «Подлинник документа находится …».
- Приложите штамп к бумаге, нажмите ровно, чтобы отпечаток был чётким.
- При необходимости подпишите (или поставьте печать) рядом с штампом, указав ФИО и должность уполномоченного лица.
- Запишите дату проставления (если в штампе предусмотрено поле «Дата»).
Примеры формулировок штампа
Ниже представлены несколько типовых вариантов надписей, которые можно адаптировать под нужды конкретной организации.
Для небольших компаний
ООО «Рассвет» Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Рассвет».
Для крупных предприятий с архивом
ЗАО «Технопром» Подлинник документа находится в архиве ЗАО «Технопром», дело 07‑23 за 2022 г.
С указанием даты
ИП Иванов И.И. Подлинник документа находится в отделе кадров ИП Иванов И.И.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие даты – в случае споров дата проставления штампа может быть важна.
- Неактуальная информация – если место хранения изменилось, штамп необходимо заменить.
- Неправильный шрифт или размер – может привести к тому, что штамп будет признан не соответствующим требованиям ГОСТ.
- Отсутствие подписи уполномоченного лица (если это предусмотрено внутренними регламентами) – копия может быть отклонена при проверке.
- Использование одного штампа для разных организаций – каждый работодатель обязан иметь собственный штамп.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить штамп «Подлинник трудовой книжки» на каждой странице копии?
Нет. Достаточно проставить штамп в отметке о месте хранения (обычно на первой странице) или на последнем листе копии. При этом на остальных страницах может быть указана надпись «Копия верна», если это требуется внутренними регламентами.
Можно ли использовать обычный печатный штамп без чернил?
Для официальных документов рекомендуется использовать штамп с чернилами, соответствующими требованиям ГОСТ (черные или синие). Штампы без чернил (например, сухой штамп) могут не соответствовать требованиям к подлинности.
Как часто следует обновлять штамп?
Штамп обновляют только в случае изменения названия организации, места хранения оригинала или формата надписи. При обычных изменениях (например, смена ответственного лица) достаточно добавить подпись рядом со штампом.
Может ли штамп заменять подпись работника в трудовой книжке?
Нет. Штамп «Подлинник трудовой книжки» служит лишь для указания места хранения оригинала. Подпись работника остаётся обязательной в тех записях, где требуется его подпись (например, при приёме на работу, согласии с условиями и т.д.).
Как оформить заверенную копию трудовой книжки с указанием штампа?
Процедура:
- Сканировать нужные страницы оригинала.
- Распечатать копию в оригинальном формате.
- Пронумеровать страницы.
- Проставить штамп «Подлинник трудовой книжки» в отметке о месте хранения.
- Подписать и поставить печать организации (если требуется).
Штамп «Подлинник трудовой книжки» – простой, но эффективный инструмент, позволяющий быстро удостоверять подлинность копий трудовых книжек и фиксировать место хранения оригинала. Правильное оформление штампа, его соответствие нормативным требованиям и аккуратное использование в кадровой документации повышают уровень доверия к документам и снижают риск ошибок при проверках.
При внедрении штампа рекомендуется:
- Согласовать форму штампа с юридическим отделом.
- Заказать изготовление у проверенного поставщика.
- Обучить сотрудников отдела кадров правилам проставления штампа.
- Вести реестр всех выданных штампов и фиксировать даты их обновления.
Тогда процесс работы с трудовыми книжками станет более прозрачным, а копии документов – надёжными и юридически значимыми.