Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения на протяжении его профессионального пути: прием на работу, переводы, увольнения и награждения. Это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда трудился человек, а также о его поощрениях.

Одним из ключевых элементов правильного оформления этого документа является штамп. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) и цифровизацию кадрового документооборота, бумажная трудовая книжка остается актуальной, и требования к её заполнению остаются строгими. В этой статье мы подробно разберем, какие штампы нужны, как их правильно ставить и что делать в случае ошибки.

Что такое штамп в трудовой книжке?

В контексте ведения трудовых книжек под штампом понимается прямоугольная печать организации, содержащая её полное наименование. Также к штампам относятся специальные учетные штампы (например, для вкладыша) и оттиски круглых печатей, заверяющих подписи.

Главное правило кадрового делопроизводства гласит: записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (штампом) организации.

Основные виды штампов и места их постановки

Штамп организации (прямоугольная печать)

Это самый частый вид штампа, который используеться при первичном оформлении, увольнении и в некоторых других случаях. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, печать проставляется в следующих разделах:

• Сведения о работе (при увольнении): Штамп ставится в графе 3 (после текста приказа об увольнении и ссылки на статью ТК РФ), рядом с подписью работника кадровой службы и подписью увольняемого сотрудника.
• Сведения о награждениях: Аналогично разделу о работе, при увольнении записи о награждениях за текущее место работы закрываются подписями и штампом.
• ьный лист: Штамп организации проставляется на ьном листе при первичном заполнении трудовой книжки (когда работник устраивается на свою первую работу) или при выдаче дубликата.

Круглая печать организации

Хотя технически это печать, а не штамп, она часто используется на ьном листе трудовой книжки. Если у организации есть круглая основная печать, именно она ставится на ьном листе при первичном оформлении документа, заверяя подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.

Штамп «Выдан вкладыш»

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или вверху первого разворота) обязательно ставится специальный штамп с текстом «Выдан вкладыш», а рядом указывается серия и номер этого вкладыша. Вписывать этот текст от руки не рекомендуется, хотя и не запрещено законом при отсутствии штампа.

Правила постановки штампа

Чтобы записи считались действительными, штамп должен быть проставлен без ошибок. Вот основные требования:

1. Читаемость: Оттиск должен быть четким, без смазываний и пропусков. Если штамп «поехал» или размазался, его нужно перебить (сделать рядом еще один, четкий оттиск), а испорченный заверить фразой «Печать недействительна» (если это возможно без порчи документа) или приложить максимум усилий, чтобы новый оттиск был читаем.
2. Расположение: Штамп не должен перекрывать подписи работника и кадровика, а также скрывать текст записей (особенно даты и номера приказов). Он ставится строго в предназначенной для него зоне.
3. Актуальность: Штамп должен соответствовать текущему наименованию организации. Если компания сменила название, должен использоваться новый штамп.

Электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД / ЕФС-1) и штампы

С 2021 года Россия перешла на систему электронных трудовых книжек (отчетность СЗВ-ТД, которая позже была объединена в форму ЕФС-1). При переходе в 2020-2021 годах работодатели подавали данные о сотрудниках и их местах работы.

Важно понимать: подача сведений в электронном виде не отменяет необходимости ведения бумажной трудовой книжки для тех сотрудников, которые в 2020 году выбрали бумажный формат или не подали заявление вообще. Для таких работников вы по-прежнему обязаны:

• Вносить записи от руки;
• Заверять их подписями;
• Ставить штамп организации при увольнении.

Если же сотрудник перешел исключительно на электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажный вариант выдается ему на руки, и дальнейшие записи в него не вносятся, соответственно, и штампы не ставятся.

Что делать, если штамп забыл поставить?

Частая ситуация: сотрудник уволился, забрал трудовую книжку, а кадровик обнаружил, что забыл поставить штамп (или работник обнаружил это в Пенсионном фонде / Социальном фонде России).

В таком случае необходимо:

1. Вызвать работника (или отправить ему письмо с просьбой принести документ).
2. Попросить сотрудника предоставить трудовую книжку.
3. Поставить пропущенный штамп. Если в графе, где должна была быть печать, уже стоит подпись нового работодателя, старый работодатель ставит свой штамп чуть выше или рядом, не перекрывая новые записи.
4. Если работник не может принести документ лично, он может отправить его по почте (с обязательной описью вложения) или прислать нотариально заверенную копию для подтверждения стажа, но оригинал всё равно потребуется для проставления подлинного оттиска.

Ответственность за неправильное оформление

Неправильное ведение трудовых книжек, отсутствие штампов или неразборчивые оттиски могут привести к серьезным проблемам для работника при оформлении пенсии или на новом месте работы.

За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст; 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц составляют от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Штамп на трудовой книжке — это не просто формальность, а юридическое подтверждение записей, определяющих трудовой стаж и биографию работника. Даже в эпоху цифровых отчетов (ЕФС-1) бумажный документ требует неукоснительного соблюдения стандартов. Кадровику необходимо всегда проверять наличие четкого штампа при увольнении сотрудника и следить за актуальностью печатей организации. Помните: аккуратность в кадровом делопроизводстве сегодня сэкономит нервы вашим бывшим сотрудникам завтра.