Ведение трудовых книжек — ответственная задача для каждого работодателя. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы‚ бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются важным документом для многих сотрудников. Один из частых вопросов‚ возникающих у кадровиков и бухгалтеров: можно ли использовать штампы и как именно их ставить? В этой статье мы подробно разберем правовые нюансы и технические правила проставления штампов в трудовую книжку.

Разрешено ли использовать штампы?

Долгое время этот вопрос был предметом горячих споров. С одной стороны‚ Роструд ранее заявлял‚ что внесение записей штампами недопустимо‚ ссылаясь на то‚ что в Правилах ведения трудовых книжек нет прямого указания на такой способ. С другой стороны‚ законодательство не содержит и прямого запрета на использование штампов.

Важно понимать ключевое различие:

• Штамп с наименованием организации (перед записью о приеме на работу) использовать разрешено. Это не является нарушением‚ если на штампе указаны полное и (при наличии) сокращенное наименование организации. Это подтверждается мнением экспертов и аудиторских компаний.
• Штампы для записей о работе‚ увольнении‚ приказах использовать не рекомендуется. Записи о трудовой функции‚ переводах и увольнениях должны вноситься от руки без каких-либо сокращений (нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»‚ «пер.» вместо «переведен»).

С 1 сентября 2021 года правила были уточнены: записи в трудовой книжке допустимы с помощью технических средств (путем переноса красителей‚ принтеров) или в виде оттиска штампа (печати). Однако это касается преимущественно сведений о работодателе. Основные текстовые записи по-прежнему делаются вручную перьевой‚ гелевой ручкой или ручкой-роллером (в т.ч. шариковой) световодостойкими чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.

Основные случаи использования штампов

На практике штампы применяются в двух главных случаях:

1. Штамп с наименованием организации — ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе» перед записью о приеме сотрудника.
2. Штамп «Выдан вкладыш» — проставляется на ьном листе при оформлении вкладыша.

Как правильно поставить штамп с наименованием организации

Если вы решили оптимизировать кадровый документооборот и использовать штамп вместо ручного написания названия компании‚ соблюдайте следующие правила:

Требования к самому штампу

На оттиске должно быть четко указано:

• Полное наименование организации (как в уставных документах).
• Сокращенное наименование (если оно предусмотрено и зарегистрировано).

Штамп не должен содержать орфографических ошибок и нечитаемых элементов.

Расположение оттиска

Штамп ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка. Под этим оттиском далее идут записи о приеме‚ переводах и увольнении конкретного сотрудника.

Качество оттиска

Краска на штампе должна быть свежей‚ а оттиск — четким и легко читаемым. Не допускается:

• Размытый текст («кляксы»).
• Бледный‚ едва заметный оттиск.
• Попадание оттиска на соседние строки или графы‚ что затрудняет чтение других записей.

Как правильно поставить штамп «Выдан вкладыш»

Если в трудовой книжке закончилось свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»‚ оформляется вкладыш. Здесь использование штампа не просто разрешено‚ а является стандартным и наиболее удобным способом фиксации факта выдачи.

Пошаговая инструкция:

1. Выбор места: Найдите свободное место в верхней части ьного листа основной трудовой книжки.
2. Проставление штампа: Поставьте штамп с текстом «Выдан вкладыш». Если такого штампа нет‚ допускается вписать эту фразу от руки‚ но штамп предпочтительнее.
3. Заполнение данных: Рядом со штампом (внутри него или сразу после) укажите серию и номер выданного вкладыша.
4. Вшивание: Сам вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку (обычно в конец документа).

Как правильно ставить печать в трудовой книжке

Хотя печать организации и штамп — это разные понятия‚ они часто используются в связке. При проставлении печати (например‚ при увольнении или на ьном листе) важно соблюдать ГОСТ и здравый смысл:

• Не закрывайте подпись: Печать нужно ставить так‚ чтобы она не перекрывала подпись ответственного сотрудника и расшифровку подписи (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Читаемость: Оттиск печати должен хорошо читаться и не искажать другие записи в документе.
• Место для печати: На ьном листе печать ставится при первичном оформлении книжки. В разделе сведений о работе — при увольнении работника (в соответствующей графе).

Чего делать категорически нельзя?

Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и проблем для работника в будущем‚ избегайте следующих ошибок:

• Использовать штампы для проставления подписей (факсимиле) вместо живой подписи ответственного лица.
• Ставить штамп-название организации на каждую новую страницу‚ если записи о работе в этой организации еще не закончены (-наименование ставится один раз перед первой записью о приеме).
• Использовать штампы с сокращениями слов (например‚ «Приказ» нельзя заменять штампом «Пр.»).
• Оформлять бумажную трудовую книжку с использованием штампов для сотрудника‚ поступающего на работу впервые (с 2021 года таким сотрудникам бумажная трудовая не оформляется вообще‚ ведется только электронная).

Использование штампов в трудовой книжке — это отличный способ сэкономить время кадрового работника и избежать разночтений в наименовании организации. Главное правило: штамп должен нести информацию о работодателе или факте выдачи вкладыша‚ а содержательные записи о работе делаются вручную. Всегда следите за качеством оттиска и тем‚ чтобы штампы и печати не перекрывали важные записи и подписи в документе.