Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. При оформлении нового сотрудника важно правильно заполнить запись о приёме на работу и, при необходимости, поставить штамп. В этой статье разберём, какие штампы нужны, где их ставить и какие требования к ним предъявляются.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) обязывает работодателя сделать запись о приёме на работу.
• Приказ Минтруда России от  № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» уточняет порядок работы с вкладышами и штампами.
• Письма Роструда (№ 1450‑6‑1 от , № ПГ/13282‑6‑1 от ) подтверждают, что штамп может использоваться при выдаче вкладыша, но не является обязательным при записи о приёме.

Какой штамп ставить

При выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп с надписью:

«Выдан вкладыш»

Штамп должен содержать:

1. Наименование организации‑работодателя;
2. Серию и номер трудовой книжки;
3. Дата выдачи вкладыша.

Если работодатель использует штамп для указания названия компании в записи о приёме, он может включить в штамп:

«Трудовая книжка № [серия] [номер]»

Однако в Трудовом кодексе и правилах ведения трудовых книжек прямого требования к штампу при записи о приёме нет. Он считается дополнительным элементом, повышающим надёжность документа.

Где ставить штамп

На ьном листе

Если при выдаче трудовой книжки работодатель не поставил штамп на ьном листе, его можно поставить самостоятельно, но только в том случае, если это не противоречит внутренним правилам организации.

На странице записи о приёме

На странице, где ведётся запись о приёме на работу, штамп ставится рядом с надписью «Приём на работу»:

«Приём на работу» – штамп

Штамп размещается в правом верхнем углу страницы, чтобы он не перекрывал текст записи.

При переводе и увольнении

При переводе сотрудника в другую должность, отделение или при увольнении штамп ставится на каждой соответствующей записи:

• «Перевод на должность» – штамп;
• «Увольнение» – штамп.

Пример записи о приёме с штампом

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в трудовой книжке. Штамп обозначен «штамп» в квадратных скобках;

Приём на работу
 Наименование работодателя: ООО «Ромашка»
 Должность: бухгалтер
 Заработная плата: 45 000 руб.
 [штамп]

Практические рекомендации

• Проверяйте наличие всех обязательных реквизитов в штампе: название организации, серия и номер книжки, дата выдачи.
• Если штамп отсутствует, но вы хотите усилить надёжность документа, используйте собственный штамп работодателя (с указанием серии и номера).
• Не ставьте штамп, если у вас нет подтверждающих документов (паспорт, диплом). Кадровик не имеет права вносить сведения без документов.
• При отсутствии штампа на ьном листе, не ставьте его самостоятельно, если это противоречит внутренним правилам организации.
• При работе с электронными системами учёта кадровых данных, убедитесь, что штамп соответствует требованиям электронного документооборота.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужен ли штамп при первом приёме? – Да, если вы выдаёте вкладыш, ставьте штамп «Выдан вкладыш». При записи о приёме штамп не обязателен, но рекомендован.
2. Можно ли ставить штамп только на ьном листе? – Да, но только если это согласовано с внутренними правилами компании.
3. Что делать, если работодатель отказался ставить штамп? – Можно использовать специальный штамп кадровой службы, но обязательно получить согласие руководства.
4. Какие реквизиты обязательны в штампе? – Наименование организации, серия и номер трудовой книжки, дата выдачи.
5. Можно ли использовать штамп для указания названия компании в записи о приёме? – Да, но это не является обязательным требованием.

Штамп в трудовой книжке – это дополнительный элемент, повышающий надёжность и официальность документа. При оформлении нового сотрудника важно соблюдать нормативные требования, ставить штамп «Выдан вкладыш» при выдаче, а при записи о приёме можно использовать штамп с названием организации. Следуя рекомендациям, вы обеспечите правильное и законное ведение трудовой книжки.