С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ При этом бумажный формат сохраняется, но порядок его ведения изменился․ Ниже рассмотрим, в каких ситуациях сотрудник обязан подать заявление о ведении трудовой книжки, а когда можно обойтись без него․
Нормативная база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке»;
- Статья 66․1 ТК РФ – право работника получать сведения о трудовой деятельности;
- Инструкция по ведению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 722н)․
Когда заявление не требуется
- Первое трудоустройство после ․ Если сотрудник никогда ранее не работал и у него нет бумажной трудовой книжки, работодатель сразу ведёт сведения в электронном виде․ Заявление о выборе формы ведения не подаётся․
- Сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку и продолжает работать у того же работодателя․ При отсутствии изменений в выбранной форме ведения (ЭТК остаётся основной) дополнительное заявление не нужно․
- Работник перешёл на новую работу, но у него уже есть ЭТК, и новый работодатель также ведёт только электронные трудовые․ В этом случае достаточно предоставить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) – заявление о переходе на ЭТК не подаётся․
- Сотрудник хочет получить бумажную трудовую книжку для предъявления третьим лицам (например, при получении кредита), но продолжает работать в электронном формате․ Заявление о выдаче бумажного дубликата подаётся только в случае утраты или повреждения оригинала; обычное получение выписки не требует заявления о ведении книжки․
Когда заявление обязательно
- Переход с бумажной на электронную трудовую книжку․ Работник, ранее выбравший бумажный формат, должен подать письменное заявление о переходе на ЭТК (ч․ 3 ст․ 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)․
- Возврат к бумажной форме после перехода на ЭТК․ Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, после получения сведений из ЭТК работник больше не может подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки․
- Первое трудоустройство до , если работник хочет вести учёт в электронном виде․ До конца 2020 года каждый работник обязан был подать заявление о выборе способа ведения (бумажный или электронный)․ После этой даты правило изменилось, но для тех, кто был принят до 2021 года и не подавал заявление, сохраняется бумажный формат по умолчанию․
- Утрата или повреждение трудовой книжки (бумажной или электронной)․ Для выдачи дубликата работник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки (форма, утверждённая Минтрудом)․
- Требование работника предоставить сведения из ЭТК (форма СТД‑Р) при увольнении или по его запросу․ Заявление о предоставлении сведений подаётся в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Особенности оформления при приёме на работу
Если соискатель никогда не работал и у него нет трудовой книжки:
- Работодатель оформляет приказ о приёме на работу․
- Сведения о трудовой деятельности сразу передаются в ПФР в электронном виде (форма СЗВ‑ТД)․
- Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки не подаётся, так как по умолчанию применяется электронный формат․
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку и устраивается к новому работодателю, который ведёт только электронные трудовые:
- Сначала делается запись о приёме в бумажную трудовую книжку (по правилам, действовавшим до 2021 года)․
- После этого работник подаёт заявление о переходе на ЭТК․
- Работодатель отражает оба события (приём и переход) в форме ЕФС‑1․
Практический совет
Чтобы избежать лишней paperwork, рекомендуется:
- Уточнить у отдела кадров, какой формат трудовой книжки используется в организации на момент приёма․
- Если вы планируете перейти на электронный учёт, подать заявление о переходе на ЭТК как можно раньше – это упростит получение выписок и взаимодействие с ПФР․
- Сохранять копию всех поданных заявлений и приказов о приёме/переходе – они могут понадобиться при споре или при восстановлении трудового стажа․
Заявление о ведении трудовой книжки требуется не всегда․ Оно обязательно при изменении формы учёта (бумажная ↔ электронная), при выдаче дубликата, при получении сведений из ЭТК и при первом трудоустройстве до 2021 года, если работник хочет вести учёт в электронном виде․ Для всех остальных случаев – первое трудоустройство после , продолжение работы при неизменной форме учёта или получение выписки из ЭТК – заявление подавать не нужно․