Ситуация, когда новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки, заявляя о ее утере, встречается довольно часто. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом учета стажа, процедура восстановления бумажного документа или оформления нового имеет свои нюансы. Отказ в приеме на работу по причине отсутствия «корочки» незаконен, однако правильное документальное оформление необходимо для корректного ведения кадрового учета.

Можно ли отказать в приеме на работу?

Нет, отказать в трудоустройстве только из-за отсутствия трудовой книжки работодатель не имеет права. Согласно трудовому законодательству, отсутствие документа не является основанием для отказа. Если кандидат утверждает, что потерял книжку, работодатель обязан принять заявление и начать процедуру оформления.

Важно помнить: с 2021 года для работников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся. Однако для тех, кто уже имел стаж до 2021 года, но потерял документ, правила восстановления остаются актуальными.

Сценарий 1: Сотрудник ранее не выбирал формат трудовой книжки или выбрал бумажный

Если у сотрудника был стаж до 2020 года и он не подавал заявления о переходе на электронную трудовую (или выбрал бумажный формат), то при утере ему необходим дубликат.

Алгоритм действий работодателя:

1. Получение заявления. Сотрудник должен написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой. В заявлении обязательно указывается причина отсутствия оригинала.
2. Сбор документов о стаже. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих его предыдущий стаж. Это могут быть:
• Копии приказов о приеме и увольнении с предыдущих мест работы;
• Справки от предыдущих работодателей;
• Выписки из лицевого счета в Социальном фонде России (СФР).
3. Оформление дубликата. На ьном листе дубликата делается надпись «Дубликат». В него вносятся сведения о стаже на основании собранных документов. Общая продолжительность стажа записывается суммарно (годы, месяцы, дни) без разбивки по должностям, если нет точных данных по каждому периоду, но желательно детализировать.
4. Сроки. Работодатель должен выдать дубликат в течение 15 рабочих дней после подачи сотрудником заявления и предоставления всех необходимых подтверждающих документов.

Сценарий 2: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

В 2026 году у большинства работников сведения о стаже уже содержаться в электронном виде. Если сотрудник потерял бумажную книжку, но ранее подал заявление о ведении ЭТК:

• Восстанавливать бумажный документ не имеет смысла, так как юридическую силу имеет запись в базе СФР.
• Для приема на работу достаточно получить выписку из электронной трудовой (через Госуслуги, МФЦ или СФР), чтобы убедиться в отсутствии записей у других работодателей на текущий момент.
• Новая бумажная трудовая в этом случае не оформляется, если только сам работник не изъявит такого желания и не напишет соответствующее заявление (хотя практика показывает, что в этом нет необходимости).

Сценарий 3: У сотрудника нет стажа до 2021 года (первичное оформление)

Если человек устраивается на работу впервые (или не имел официальной работы до 2021 года) и потерял бланк трудовой книжки (например, купленный ранее):

Бумажная трудовая книжка такому сотруднику не оформляется. Работодатель просто заводит сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1). Писать заявление об утере в этом случае не требуется, достаточно заявления о приеме на работу.

Необходимые документы и образцы заявлений

Для корректного оформления ситуации кадровая служба должна запросить у сотрудника следующие документы:

1. Заявление об утере. Пишется в свободной форме с указанием обстоятельств утраты.
2. Заявление на оформление дубликата (если применимо).
3. Подтверждающие документы: справки с предыдущих мест работы, копии приказов, выписки из СФР.

Пример формулировки в заявлении:
«Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой. Документы, подтверждающие периоды моей работы до поступления в вашу организацию, прилагаю (или обязуюсь предоставить в срок до…).»

Частые вопросы (FAQ)

Кто должен восстанавливать трудовую: новый или старый работодатель?

Дубликат трудовой книжки оформляет текущий работодатель (по месту новой работы), но только на основании документов, подтверждающих стаж. Старый работодатель (где потеряли или где работали ранее) обязан выдавать копии приказов и справок о стаже по запросу работника или нового работодателя.

Что делать, если предыдущий работодатель ликвидирован?

Если архив ликвидированной организации не передан, подтверждением стажа могут служить данные Пенсионного фонда (СФР). Работодатель делает запрос в СФР или просит сотрудника получить выписку о состоянии индивидуального лицевого счета.

Нужно ли платить госпошлину за дубликат?

Нет, оформление дубликата трудовой книжки производится бесплатно для работника. Расходы на бланк и заполнение несет работодатель (хотя на практике бланки часто приобретаются за счет средств организации как расходный материал).

Утеря трудовой книжки — не повод для паники или отказа в трудоустройстве. В 2026 году приоритет отдается электронным данным. Если у сотрудника есть записи в ЭТК, бумажный дубликат носит скорее справочный характер. Если же бумажный документ необходим, работодатель обязан помочь сотруднику собрать справки и оформить дубликат в течение 15 дней. Главное — зафиксировать факт утери заявлением и действовать в соответствии с актуальным трудовым законодательством.