Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда уволенный работник не явился за своей трудовой книжкой (ТК), встречается достаточно часто․ Это может быть связано с переездом, личными обидами, нежеланием контактировать с бывшим работодателем или просто забывчивостью․ Однако закон чётко регламентирует порядок действий работодателя в таких случаях, и несоблюдение этих требований может привести к финансовым и репутационным потерям․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст․ 84․1 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора или направить её по почте заказным письмом․
Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек․
Инструкция по работе с трудовыми книжками (утв․ Приказом Минтруда России от № 69) – рекомендации по отправке ТК почтой и срокам хранения․

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовка документа
- Убедитесь, что в трудовой книжке сделаны все необходимые записи о работе, дате увольнения, причине и т․д․
- Проверьте наличие подписи уполномоченного лица и печати организации․
Первичное уведомление работника
- Направьте бывшему сотруднику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․
- В уведомлении укажите:
  - ФИО работника;
  - Дата и основание увольнения;
  - Адрес, где можно получить ТК (отдел кадров или бухгалтерия);
  - Срок, в течение которого нужно явиться (рекомендуется 10 рабочих дней);
  - Предупреждение о возможности отправки ТК почтой заказным письмом в случае неявки․
Ожидание ответа
- Если работник явился и получил ТК – оформите расписку о получении․
- Если ответа нет – переходите к следующему шагу․
Отправка трудовой книжки по почте
- Упакуйте ТК в конверт, пометьте его как «Заказное письмо с уведомлением о вручении»․
- Вложите сопроводительное письмо (образец см․ ниже)․
- Отправьте через Почту России, сохранив квитанцию и опись вложения․
- Срок отправки – не позднее трех рабочих дней после истечения срока, указанного в уведомлении․
Хранение трудовой книжки, если она не получена
- Согласно п․ 2․12 Инструкции по работе с трудовыми книжками, невостребованную ТК следует хранить в отделе кадров не менее двух лет со дня увольнения․
- Хранение осуществляется отдельно от действующих книжек, preferably в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом․
- По истечении двух лет, если работник так и не заявил о получении, ТК можно сдать в архив организации или уничтожить в соответствии с внутренними положениями (при наличии соответствующего приказа)․

Образец сопроводительного письма при отправке ТК почтой

Наименование организации
Адрес: _____________________________
Тел․: ______________________________
E-mail: ____________________________

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!

На основании трудового договора № ___ от «___» __________ 20__ г․, расторгнутого по инициативе [сторона] в связи с [причина увольнения], вы направляетесь трудовую книжку серии ___ № _______․

Просим вас получить трудовую книжку в отделе кадров по адресу: _____________________________ в течение 10 рабочих дней с даты получения данного письма․

В случае невозможности личного получения вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении․ Для этого достаточно направить ответное письмо или электронное сообщение на указанные выше реквизиты․

С уважением,
[ФИО руководителя отдела кадров]
Должность: _______________________

Что делать, если работник всё равно не забирает трудовую книжку?

Документировать все действия: сохраняйте копии уведомлений, почтовые квитанции, описи вложения, ответы (если они есть)․ Это будет доказательством добросовестного исполнения обязанностей работодателем в случае спора․
Предупредить о возможных последствиях: в уведомлении можно указать, что задержка выдачи ТК может повлечь начисление среднего заработка за период вынужденного прогула (ст․ 234 ТК РФ) и морального вреда․
Обратиться в суд: если бывший работник предъявляет требования о выплате заработка или компенсации, представьте суду собранные доказательства отправки ТК и уведомлений․ Судебная практика показывает, что при надлежащем оформлении отправки почтой ответственность работодателя за задержку выдачи ТК снимается (см․ материал от 2024-06-14T13:31:39)․
Хранить ТК до истечения срока исковой давности: даже после двухлетнего хранения рекомендуется сохранять документы, подтверждающие отправку, до окончания общего срока исковой давности по трудовым спорам (три года)․

Судебная практика и типичные ошибки

Из материалов интернета видно, что частыми причинами споров являются:

Отсутствие письменного уведомления работнику о необходимости явиться за ТК․
Отправка ТК обычным письмом без уведомления о вручении (не считается надлежащим способом извещения)․
Нарушение срока хранения невостребованной ТК (меньше двух лет)․
Несоблюдение требований о выдаче справки о трудовой деятельности (СТД‑Р) при невозможности выдачи самой книжки․

Пример из практики: работник не получил ТК, подал в суд о взыскании заработка за период задержки и морального вреда․ Суд удовлетворил иск, так как работодатель не смог доказать факт отправки заказным письмом и отсутствие уведомления (см․ материал от 2026-04-01T00:00:00)․