Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудную историю сотрудника. После прекращения трудового договора возникает вопрос: сколько лет хранить трудовую книжку после увольнения? Ответ зависит от законодательных норм, типа увольнения и того, получен ли документ самим работником.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 66 ТК РФ, невостребованная трудовая книжка хранится в архиве работодателя в течение 75 лет. Это общий срок, установленный для всех личных дел, включая:
- трудовую книжку;
- трудовой договор;
- персональные данные сотрудника.
Однако статья 91 ТК РФ уточняет, что работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение пяти лет после увольнения, если она была передана работнику. Если же работник отказался от получения документа, то срок хранения увеличивается до 75 лет.
Когда трудовая книжка считается «невостребованной»?
Это происходит в следующих случаях:
- Работник ушел со службы и не потребовал выдачу трудовой книжки;
- Работник отказался от получения документа по собственному желанию;
- Возникли споры, из‑за которых документ не был передан.
Сроки хранения в зависимости от обстоятельств увольнения
| Сценарий | Срок хранения | Кому передаётся документ |
|---|---|---|
| Увольнение по инициативе работника (самоотпуск) | 5 лет (если книжка передана) | Кадровый отдел/архив |
| Увольнение по инициативе работодателя (по статье 81 ТК РФ и др.) | 75 лет (если книжка не получена) | Архив организации |
| Расторжение договора по соглашению сторон | 5 лет (если книжка передана) | Кадровый отдел/архив |
Что делать с книжкой в день увольнения?
В день увольнения в личную карточку вносится последняя запись о выдаче трудовой книжки. Затем:
- Кадровая служба изымает личную карточку из общей картотеки;
- Подготавливают документ к передаче в архив (если он не получен работником);
- Вносят сведения о основании увольнения, сведения о награждениях и переводах.
Как правильно оформить запись о причинах увольнения
В трудовую книжку необходимо указать:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата начала работы;
- Дата окончания работы;
- Основание увольнения с указанием соответствующей статьи ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 при расторжении по инициативе сотрудника);
- Сведения о наградах и благодарностях.
Где искать информацию о хранении после увольнения?
Для уточнения конкретных требований рекомендуется обратиться к:
- Кадровому отделу организации;
- Архиву работодателя;
- Консультанту по трудовому праву;
- Официальным источникам – Консультант+, Министерство труда.
Краткое резюме
- 5 лет – если книжка была передана работнику и он её получил;
- 75 лет – если документ остался в архиве (не получен, либо требуется длительная хранность в соответствии со ст. 66 ТК РФ).
Важно помнить, что работодатель обязан соблюдать эти сроки, иначе рискует подвергнуться штрафу за нарушение трудового законодательства.
Если у вас остались вопросы по конкретному случаю увольнения, оставляйте комментарий — мы постараемся дать развернутый ответ, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ.