Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Она содержит сведения о месте работы‚ должности‚ переводах‚ увольнениях‚ наградах и других значимых событиях карьеры человека․ С момента её выдачи работнику и до момента окончания его трудовой деятельности‚ а также после — трудовая книжка остаётся важнейшим юридическим документом․ Но возникает закономерный вопрос: сколько лет хранится трудовая книжка — как работодателем‚ так и в архиве?

Кто и где хранит трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 695)‚ трудовая книжка хранится:

• У работодателя — в течение всего периода трудовых отношений с работником;
• У работника — если он уволился и забрал книжку себе (в этом случае ответственность за сохранность лежит на нём)․

После увольнения работодатель обязан передать трудовую книжку работнику в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․ Если работник не явился за ней — работодатель должен направить ему уведомление о необходимости получения документа․ При этом хранить трудовую книжку уволенного сотрудника на складе или в архиве нельзя — это нарушение закона․

Сколько лет хранятся трудовые книжки у работодателя после увольнения?

Здесь важно различать два понятия:

1. Хранение самой трудовой книжки — после увольнения работодатель не хранит её у себя․
2. Хранение копий и учётных данных — именно об этом идёт речь в нормативных актах о сроках архивного хранения․

Важно! После увольнения работодатель обязан сохранить копии записей из трудовой книжки и учётные документы‚ связанные с её ведением‚ в течение определённого срока — это уже не сама книжка‚ а архивные материалы․

Сроки хранения архивных документов‚ связанных с трудовой книжкой

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв․ Приказом Росархива от № 143)‚ документы‚ связанные с трудовыми книжками‚ хранятся следующим образом:

• Личные дела работников (включая копии трудовых книжек‚ приказы о приёме‚ увольнении‚ переводе) — хранятся 75 лет с даты увольнения работника․
• Книги учёта трудовых книжек и их вкладышей — храняться 50 лет․
• Приказы о приёме и увольнении — хранятся 75 лет․
• Копии трудовых книжек‚ заверенные работодателем — хранятся 75 лет․

Таким образом‚ хотя сама трудовая книжка после увольнения уходит к работнику‚ все сведения о ней‚ внесённые работодателем‚ сохраняются в архиве компании в течение 75 лет․

Что происходит с трудовой книжкой после смерти работника?

Если работник умер‚ его трудовая книжка передаётся наследникам (супругу‚ детям‚ родителям) по заявлению․ В этом случае:

• Наследники могут получить книжку для оформления пенсии‚ наследства или подтверждения стажа;
• Работодатель обязан выдать книжку наследникам в течение 3 дней после получения заявления и свидетельства о смерти;
• Архивные копии документов по умершему сотруднику также хранятся 75 лет с даты увольнения или смерти․

Как меняется ситуация с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам․ Это означает:

• Все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде;
• Работодатели обязаны передавать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронной форме;
• Работники могут получить доступ к своим данным через Госуслуги или личный кабинет ПФР;
• Бумажные трудовые книжки‚ оформленные до 2026 года‚ остаются действительными и не подлежат изъятию․

Важно! Даже при переходе на ЭТК‚ срок хранения сведений о трудовой деятельности остаётся 75 лет — только теперь они хранятся в электронном виде в системе ПФР‚ а не в бумажных архивах компаний․

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна (или повреждена)‚ её можно восстановить․ Для этого:

1. Работник обращается к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
2. Работодатель запрашивает сведения в ПФР и других организациях;
3. На основании подтверждённых данных выдаётся дубликат трудовой книжки;
4. Все сведения‚ внесённые в дубликат‚ имеют такую же юридическую силу‚ как и в оригинале․

При этом срок хранения дубликата также составляет 75 лет с момента его выдачи․

Итак‚ ответ на вопрос «Сколько лет хранится трудовая книжка» зависит от того‚ что именно имеется в виду:

• Сама трудовая книжка — хранится у работника после увольнения бессрочно (до смерти или передачи наследникам)․
• Архивные копии и учётные документы, хранятся у работодателя 75 лет с даты увольнения․
• Электронные данные — хранятся в ПФР 75 лет (согласно законодательству о персональных данных и пенсионном обеспечении)․
• Дубликаты — имеют тот же срок хранения‚ что и оригиналы․

Эти сроки установлены не случайно: они обеспечивают возможность подтверждения трудового стажа даже спустя десятилетия — для назначения пенсии‚ получения льгот‚ судебных разбирательств или наследственных дел․ Поэтому даже в эпоху цифровизации трудовая книжка остаётся одним из самых важных документов в жизни каждого россиянина․

Рекомендация: храните свою трудовую книжку в надёжном месте — в сейфе‚ в банковской ячейке или в виде сканированной копии на защищённом облачном хранилище․ Не забывайте‚ что она может понадобиться вам или вашим наследникам через 50‚ 60‚ даже 70 лет!