Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные варианты по-прежнему остаются в обороте, и работодатели обязаны обеспечивать их правильный учет и хранение. В этой статье мы подробно разберем, сколько лет нужно хранить трудовые книжки, как организовать их учет и какие актуальные требования действуют в 2025-2026 годах.

Основные сроки хранения трудовых книжек

Сроки хранения трудовых книжек и документов их учета регламентируются Перечнем типовых управленческих архивных документов (утвержденным Приказом Росархива). Главным критерием для определения срока служит дата окончания делопроизводства по конкретному документу.

Хранение трудовых книжек работающих сотрудников

Пока сотрудник работает в компании, его бумажная трудовая книжка (и вкладыш в нее) хранится у работодателя до момента увольнения работника и выдачи документа ему на руки.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Часто бывают ситуации, когда при увольнении сотрудник не забрал свою трудовую книжку (например, отсутствовал в последний рабочий день). В таком случае работодатель обязан сохранить документ в архиве компании. Срок хранения зависит от того, когда сотрудник был уволен:

• 75 лет — если делопроизводство по трудовой книжке было завершено до 1 января 2003 года (то есть сотрудник уволился до этой даты, а книжка осталась у работодателя).
• 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года (сотрудник уволен после этой даты).

По истечении указанных сроков (50 или 75 лет) невостребованные трудовые книжки подлежат уничтожению в установленном порядке.

Хранение заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки

В связи с введением электронных трудовых книжек, работники подавали заявления о выборе формы (бумажная, электронная или обе). Если такое заявление подшивается в личное дело работника, срок его хранения составляет 50 лет. Это правило также распространяется на заявления о оформлении новых трудовых книжек.

Правила организации хранения в компании

Согласно актуальным требованиям (включая нормы Приказа Минтруда России от № 320н), работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек. Ключевые требования к хранению:

1. Надежная защита: Все трудовые книжки (как заполненные, так и чистые бланки и вкладыши), числящиеся на хранении, должны находиться в запирающемся несгораемом сейфе или металлическом шкафу.
2. Обязательный учет: Перед помещением в сейф документы обязательно регистрируются. Для этого заводится книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
3. Хранение до востребования: Невостребованные родственниками трудовые книжки умерших сотрудников также хранятся у работодателя до востребования, после чего переводятся в архив с соблюдением сроков (50 или 75 лет).

Учет и книга движения трудовых книжек

Ведение книги учета движения трудовых книжек — обязательное требование. В нее вносится информация о каждом поступившем документе:

• О приеме на работу новой трудовой книжки (от работника, устраивающегося впервые).
• О получении книжки от сотрудника при его трудоустройстве.
• О выдаче дубликата или вкладыша.

Срок хранения книги учета

Книга учета движения трудовых книжек сама по себе является важным архивным документом. Согласно Перечню типовых архивных документов, срок хранения такой книги составляет 50 лет (если делопроизводство по ней завершено после 2003 года) или 75 лет (если завершено до 2003 года). Важно помнить, что книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, а также заверена подписью руководителя организации.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н). Закон определил переходный период до 2025 года для переноса сведений из бумажных книжек в реестр. Однако это не отменяет необходимости хранения бумажных вариантов:

• Имеющиеся у работников бумажные трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными, менять их не нужно.
• Старые бланки трудовых книжек можно использовать без ограничения срока, пока они не закончатся.
• Если работник выбрал электронный формат и отказался от бумажного, работодатель выдает документ на руки, после чего ответственность за его хранение переходит к самому работнику.

Краткие итоги

Чтобы избежать штрафов и нарушений трудового законодательства, кадровым специалистам и руководителям необходимо помнить главное:

1. Трудовые книжки действующих сотрудников хранятся в сейфе до их увольнения.
2. Невостребованные книжки хранятся в архиве: 75 лет (уволенные до 2003 года) и 50 лет (уволенные после 2003 года).
3. Заявления о выборе формы трудовой книжки хранятся 50 лет (если включены в личное дело).
4. Книга учета движения трудовых книжек хранится 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания ее ведения.

Соблюдение этих простых, но строгих правил обеспечит порядок в кадровом делопроизводстве и защитит организацию от претензий со стороны проверяющих органов и самих работников.