Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При увольнении сотрудника работодатель обязан вернуть её владельцу. Однако на практике встречаются ситуации, когда работник не забирает документ в свой последний рабочий день. В таких случаях возникает важный вопрос: сколько по закону работодатель обязан хранить невостребованную трудовую книжку?
Общие правила выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Датой увольнения считается последний день работы сотрудника. Важное исключение: если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, датой увольнения считается последний день отпуска. При этом трудовая книжка может быть выдана на руки раньше, в последний фактический рабочий день перед выходом в отпуск.
Сроки хранения невостребованных трудовых книжек
Если в день увольнения выдать документ невозможно (например, сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается его получать), трудовая книжка остается у работодателя. Срок ее хранения отсчитывается с момента завершения трудовых отношений (даты фактического увольнения) и зависит от конкретных обстоятельств:
- 75 лет — стандартный срок хранения трудовой книжки после увольнения работника или с момента закрытия филиала/предприятия. Также 75 лет хранятся документы по личному составу, оформленные до 2003 года.
- 50 лет — срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их письменного отказа от получения документа или при уклонении от явки за документом).
Таким образом, если работник просто не явился за документом, работодатель обязан хранить его 75 лет. Если же была зафиксирована официальная попытка выдачи, но сотрудник отказался её забирать, срок хранения составляет 50 лет.
Что делать работодателю, если работник не забирает трудовую?
Чтобы обезопасить себя от возможных штрафов и судебных исков, работодатель должен соблюсти строгую процедуру:
- Направить уведомление. В случае отсутствия работника или его отказа от получения, работодатель обязан направить ему письменное уведомление. В нем необходимо сообщить о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте.
- Зафиксировать отказ. Если сотрудник явился, но отказывается расписаться в получении, работодатель должен составить соответствующий акт. Это позволит в дальнейшем применять срок хранения в 50 лет.
- Снять с себя ответственность. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Хранение других документов уволенного сотрудника
Трудовая книжка — не единственный документ, который остается у работодателя после ухода специалиста. Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение периода, который регламентируется законодательством для каждого конкретного типа документа. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Отдельно хранятся:
- Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, хранятся 5 лет (однако если они касаются личного состава и оформлены до 2003 года, то 75 лет).
- Приказы о применении дисциплинарных взысканий (в виде замечания и выговора, кроме взыскания в виде увольнения), а также о снятии этих взысканий — хранятся 3 года.
- Трудовые договоры — хранятся 75 лет после увольнения работника.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может привести к серьезным последствиям. Если сотрудник не смог трудоустроиться на новое место из-за того, что у него на руках не было этого документа, работодатель обязан:
- Возместить работнику не полученный им заработок за весь период задержки.
- Выплатить компенсацию морального вреда, если таковой будет доказан в суде.